ஒரு அழைப்பு அறிக்கை வெற்றிகரமான வணிக இயங்கும் ஒரு முக்கிய அம்சம். விற்பனையாளர்கள் மற்றும் பிற வல்லுநர்கள், அவர்கள் செய்யும் அனைத்து தொலைபேசி அழைப்பு விவரங்களையும் பதிவு செய்ய அழைப்பு அறிக்கைகளைப் பயன்படுத்துகின்றனர், அத்துடன் சாத்தியமான மற்றும் தற்போதைய வாடிக்கையாளர்களுக்கான வருகைகள். அழைப்பு அறிக்கைகள் பொதுவாக விவாதிக்கப்பட்டவை, உரையாடல் விளைவு மற்றும் பிற தொடர்புடைய தகவல்கள் ஆகியவை அடங்கும். இந்த அறிக்கைகள் பின்னர் மேற்பார்வையாளர்களுக்கு சமர்ப்பிக்கப்பட்டு வாடிக்கையாளர்களுடனான தொடர்பை பதிவு செய்ய பயன்படுத்தப்படுகின்றன. பணியாளர்களின் வேலை செயல்திறனைப் பற்றி மேற்பார்வையாளர்கள் மதிப்புமிக்க கருத்துக்களை வழங்க முடியும்.
நீங்கள் யார் பேசுகிறீர்கள் என்பதை ஆவணப்படுத்துவதன் மூலம் தொடங்கவும். இந்த நபரைப் பற்றிய விரிவான தகவலைச் சேர்க்கவும். இது ஒரு வாடிக்கையாளர், சாத்தியமான வாடிக்கையாளர் அல்லது வாடிக்கையாளர் திரும்பும். அழைப்பு அறிக்கை நபரின் பெயர், வேலை தலைப்பு, நிறுவனம், தொடர்புத் தகவல் மற்றும் வேறு எந்த வரையறுக்கும் பண்புகளையும் சேர்க்க வேண்டும். ஒரு நபர் ஒரு கம்பெனிக்கு அதிக அதிகாரத்தை வழங்குவதற்காக ஒரு பதவிக்கு வருகிறார் என்பதற்கு ஒரு உதாரணம் பண்பு இருக்கலாம்.
அழைப்பு அல்லது விஜயத்தின் போது நீங்கள் வேறு எவருடனும் பேசினீர்களா என்ற அறிக்கையில் அடங்கும். நீங்கள் வரவேற்பாளர் அல்லது உதவியாளருடன் பேசியிருக்கலாம் அல்லது நிறுவனத்திலிருந்து வேறு யாராவது விற்பனை அழைப்பில் அமர்ந்து இருக்கலாம். நிறுவனம் உங்களிடமிருந்து வாங்குகிறதா இல்லையா என்ற முடிவை எடுப்பது போன்ற மூன்றாம் தரப்பினரைப் பற்றிய பொருத்தமான தகவலை சேர்க்க வேண்டும்.
அழைப்பின் நோக்கத்தை எழுதுங்கள், அது தனிப்பட்ட நபராகவோ அல்லது தொலைபேசியிலோ உள்ளதா என்பதைப் பதிவு செய்யவும். நீங்கள் ஒரு விற்பனை செய்ய முயற்சித்திருக்கலாம், தகவல் கிடைக்கும் அல்லது ஏற்கனவே இருக்கும் வாடிக்கையாளருடன் பிடிக்கலாம். அழைப்பின் நோக்கம் மிக முக்கியமானது என்பதால், நீங்கள் மற்றும் உங்கள் மேற்பார்வையாளர் அழைப்பு வெற்றிகரமாக இல்லையா என்பதை ஆய்வு செய்ய வேண்டும்.
அழைப்பின் வெற்றிக்கான அழைப்பின் வெற்றியைப் பற்றி உங்கள் கருத்தைச் சேர்க்கவும். வெற்றியை பொதுவாக விளைவாக தீர்மானிக்கப்படுகிறது. உதாரணமாக, இறுதி விளைவாக விற்பனை என்றால், அழைப்பு பெரும்பாலும் வெற்றிகரமாக இருந்தது. எனினும், வெற்றி எப்போதும் கருப்பு அல்லது வெள்ளை அல்ல. சாத்தியமான புதிய வாடிக்கையாளருடன் தொடர்பு கொள்ள நீங்கள் முயற்சி செய்திருக்கலாம். எனவே, நீங்கள் இந்த நபருடன் பேச முடிந்தால், விற்பனையானது மூடப்பட்டிருந்ததா இல்லையா என்பது தொடர்பாக வெற்றிகரமாக அழைக்கப்பட்டது.
அழைப்பு அறிக்கையில் நீங்கள் நம்பும் மற்ற தகவல்கள் அடங்கும். நீங்கள் பேசிக்கொண்டிருக்கும் நபரின் அலுவலகத்தையோ மனநிலையையோ தோற்றமும் உணர்வும், அழைப்பு அல்லது விஜயத்தின் இறுதி முடிவுக்கு பொருத்தமானதாக இருக்கலாம். மேலும், எதிர்காலத்தில் இந்த நபரை தொடர்பு கொள்வதில் நீங்கள் எப்படி அணுகுகிறீர்கள் என்பதைத் தெரிவிக்கலாம். எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு சாத்தியமான வாடிக்கையாளர் உங்கள் விற்பனை அணுகுமுறை மூலம் கோபமடைந்ததாக தோன்றினால், உங்கள் அலுவலகத்தில் மற்றொரு விற்பனையாளரான வேறு விற்பனையாளருடன் எதிர்காலத்தில் இந்த குறிப்பிட்ட நபரை தொடர்பு கொள்ள முயற்சிக்கிறார் என்று உங்கள் மேற்பார்வையாளர் தெரிவிக்கலாம்.
குறிப்புகள்
-
உங்கள் அழைப்பு அறிக்கையில் சரியான உச்சரிப்பு மற்றும் இலக்கணத்தைப் பயன்படுத்த வேண்டும். நீங்கள் எளிய தவறுகளை உங்கள் மேற்பார்வையாளர் தொந்தரவு செய்ய விரும்பவில்லை. எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, உங்கள் வேலை செயல்திறனை மதிப்பிடுவதற்கும் நிறுவனத்தின் மதிப்புக்கு மதிப்பதற்கும் அவர் உங்கள் அழைப்பு அறிக்கையைப் பயன்படுத்தலாம்.
