ஒரு பெரிய அளவிலான தகவலை சுருக்கமாகத் தேவைப்படும்போது, ஒரு குறிப்பு அல்லது கடிதம் அதைச் செய்வதற்கான திறமையான வழி. பலர் கடினமாக எழுதுவதை கண்டுபிடித்து அதை செய்ய சொல்லகராதி இல்லை என்று நம்புகிறார்கள். ஆனால் எழுத்து ஆசிரியரான வில்லியம் ஜின்ஸ்செர் கூறுகையில், எழுத்து எழுதுவது காகிதத்தில் தான். நீங்கள் செய்ய வேண்டியது, உங்கள் எண்ணங்களை ஒழுங்கமைத்து, நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த வடிவமைப்பின் பாணியை பின்பற்றவும், எளிய மற்றும் தெளிவான மொழியைப் பயன்படுத்தவும்.
ஒரு அறிக்கையில் ஒரு அறிக்கையை எழுதுதல்
தலைப்பு எழுதவும். ஒரு குறிப்பைப் பொறுத்தவரை, குறிப்பு (உதாரணமாக, எல்லா ஊழியர்களுக்கும்), (இது: உங்கள் பெயர்) எழுதப்பட்டிருக்கும் மேல் இடது மூலையில், வேறு யார் அதை பெறுவார்கள் (CC: பெறுநரின் பெயர்) தேதி (நடப்பு தேதி) மற்றும் அது என்ன (தலைப்பு: முகவரிக்கு தலைப்பு.)
இது ஒரு கடிதமாக இருந்தால், "அனைத்து ஊழியர்களுக்கும்:" ஒரு தேதி மற்றும் வாழ்த்துடன் தொடங்குங்கள்.
உங்கள் பார்வையாளர்களைக் கருதுங்கள்.பொது பார்வையாளர்களுக்கு நீங்கள் எழுதுகிறீர்கள் என்றால், எல்லோரும் புரிந்துகொள்ளும் மொழியைப் பயன்படுத்துங்கள். புதிய பணியாளர்கள் இன்னும் நிறுவனம் ஜர்கோனைப் பற்றி அறிய முடியாது, மேலும் ஒரு துறையின் ஊழியர்கள் இன்னொருவரின் சொற்பொழிவை புரிந்து கொள்ள மாட்டார்கள்.
ஒரு வெளிச்சத்தை உருவாக்கவும். உங்கள் எண்ணங்களை ஏற்பாடு தெளிவான எழுத்துக்களுக்கு அனுமதிக்கிறது. உங்கள் பார்வையாளர்களை அறிய விரும்புவதைக் கவனியுங்கள், அவற்றை நீங்கள் என்ன சொல்ல விரும்புகிறீர்கள் என்பதைக் கவனியுங்கள். அறிக்கையின் பிரதான முடிவுகளை வலியுறுத்துவதோடு, மக்களுக்கு இந்த மெமோவைப் படிப்பதன் அர்த்தம் என்ன என்பதையும் வலியுறுத்துங்கள்.
வலுவான தொடக்க அறிக்கையுடன் தொடங்கவும். அறிக்கை மற்றும் அதன் முடிவுகளை ஒப்புக் கொள்ளுங்கள். உதாரணமாக, "எங்கள் சமீபத்திய உற்பத்தித்திறன் ஆய்வு காரணமாக, எங்கள் இணைய பயன்பாட்டுக் கொள்கைகளில் பல மாற்றங்களைச் செய்வோம்."
விளக்க. முடிவை ஆதரிக்கும் எந்தவொரு தரவு அல்லது கண்டுபிடிப்பையும் ஹைலைட் செய்யவும். "நிபுணர்கள் ஊழியர்கள் சராசரியாக சோதனை மின்னஞ்சல் மற்றும் மேலாண்மை கற்பனை விளையாட்டு அணிகள் இரண்டு மணி நேரம் ஒரு நாள் கழித்தார் என்று கண்டுபிடிக்கப்பட்டது." மேலும், மாற்றங்கள் நடக்கும்போது வாசகர்கள் அறிந்து கொள்ளட்டும்.
அவர்கள் முழுமையான தகவலுக்காக (பொருத்தமானால்) செல்லக்கூடிய நபர்களிடம் சொல். உதாரணமாக, "வெள்ளிக்கிழமை எங்கள் வாராந்த ஊழிய கூட்டத்தில் இதைப் பற்றி விவாதிப்போம்" அல்லது "PDF படிவத்தில் அனைத்து ஊழியர்களுக்கும் முழு அறிக்கை கிடைக்கிறது." குறிப்பை கையொப்பமிடாதே; உங்கள் பெயர் மெமோவின் மேல் உள்ளது. நீங்கள் ஒரு கடிதத்தை எழுதினால், உங்கள் முதல் பெயர், உங்கள் முழு பெயர், அல்லது உங்கள் முழு பெயர் மற்றும் தலைப்பு, சூழ்நிலை மற்றும் உங்கள் விருப்பம் ஆகியவற்றைப் பொறுத்து.
சறுக்கி விடவும். வரைவை மறுபடியும் மறுதலிக்கும் வார்த்தைகளை அகற்றவும். உதாரணமாக, "ஸ்க்ரான்டன் அலுவலகம், நிறுவனம் ஆதாரங்களின் அல்லாத பயன்பாடு பயன்பாட்டை கட்டுப்படுத்துவதன் மூலம் செயல்திறன் குறைபாடுகளை குறைக்க முயற்சிக்க வேண்டும் என்று பெருநிறுவன கருத்து உள்ளது", "நிறுவன சொத்துகளை தனிப்பட்ட முறையில் பயன்படுத்துவதை குறைக்கும்படி கார்ப்பரேட் எங்களை கேட்டுக்கொண்டது. எங்கள் உற்பத்தித்திறன் அதிகரிக்கும்."
சரிபார்த்தல் மற்றும் எழுத்துப்பிழை சரிபார்ப்பு. ஒரு நம்பகமான சக பணியாளர் உங்கள் இலக்கணத்தையும் தொனித்தையும் சரிபார்க்கவும்; ஒரு மோசமான எழுதப்பட்ட தண்டனை நீங்கள் நோக்கம் இல்லை வழிகளில் புரிந்து கொள்ள முடியும். மேலும், எழுத்துப்பிழை சரிபார்த்து ஆனால் தானாக வார்த்தை மாற்று மாற்று அம்சங்களை கவனமாக இருக்க வேண்டும். நீங்கள் "இந்தோனேசியா" என்று பொருள்படும் போது "இந்தோனேசியா" என்று உங்கள் அறிக்கையை நீங்கள் விரும்பவில்லை.
