மோசமான செய்தியை, குறிப்பாக ஊழியர்களுக்கு கொடுக்க யாரும் பிடிக்கும். இருப்பினும், வணிக கீழே இருக்கும்போது, நேரத்தை வீணடிக்க அல்லது நேரத்தை குறைக்க வேண்டியது அவசியம். இந்த செய்திகளை ஒரு கடிதத்தில் எழுத கடினமாக உள்ளது, ஏனெனில் இது உண்மைகளை நீங்கள் எப்படி குறிப்பிடுகிறீர்களோ அதுபோல், பெறுநர்கள் கோபமாகவும் கோபமாகவும் இருப்பார்கள். அதிர்ஷ்டவசமாக, சில திட்டமிடலுடன் நீங்கள் பணியாளர்களை எளிதாகக் குறைத்து கடிகாரத்தை குறைக்க உங்கள் முடிவின் கடினமான தன்மையை புரிந்து கொள்ள உதவுகிறது.
தேதி தட்டச்சு செய்க. ஒரு இடத்தைத் தவிர். நீங்கள் ஒவ்வொரு பணியாளருக்கும் ஒரு கடிதத்தை தனிப்படுத்திக் கொண்டால், பெயர்கள் மற்றும் முகவரிகளைச் சேர்ப்பதற்கு உங்கள் சொல் செயலாக்கத்திட்டத்தில் அஞ்சல் ஒன்றிணைப்பு செயல்பாட்டை பயன்படுத்தவும். மாற்றாக, நீங்கள் உள்ளே உள்ள முகவரியை முழுவதுமாக ஒதுக்கிவிட்டு தனிப்பயனாக்கப்பட்ட பிரதிகளை உருவாக்க பல ஊழியர்கள் இருந்தால், ஒரு பொதுவான கடிதத்தை எழுதுங்கள்.
கடிதத்தை திறந்து "அன்பே (Insert பணியாளர் பெயரை)" பின்னர் ஒரு பெருங்குடல் மூலம் தட்டச்சு செய்யவும். நீங்கள் ஒரு பொதுவான கடிதத்தை எழுதுகிறீர்கள் என்றால், "அன்புள்ள மதிப்புமிக்க ஊழியர்" என்பதைத் தொடர்ந்து ஒரு பெருங்குடல்.
பின்புலத்தை வழங்குவதன் மூலம் கடிதத்தைத் தொடங்கவும். நிறுவனம் பணத்தை இழக்கிறதென்பதையும், வீழ்ச்சியை எதிர்கொள்ள நீங்கள் என்ன முயற்சி செய்தீர்கள் என்பதை விளக்குங்கள். தெளிவான மொழியில் எழுதுங்கள், ஆனால் போதுமான விவரம் உள்ளதால், அந்த நிறுவனம் கடினமான நேரங்களில் நடக்கிறது என்பதை ஊழியர்கள் புரிந்துகொள்கிறார்கள். முதலாவது பாராவில் குறைக்கப்பட்ட மணிநேரத்தை குறிப்பிடாதீர்கள், ஏனென்றால் ஊழியர்கள் அநேகமாக படிப்பதை நிறுத்திவிடுவார்கள், நிலைமையை விளக்குவதற்கு அல்லது அவர்களுடைய நல்லெண்ணத்தை தக்க வைத்துக் கொள்ள முயற்சிப்பீர்கள்.
இரண்டாவது பத்தியில் மணிநேர குறைப்புகளை விளக்குங்கள். குறிப்பிட்டதாக இரு. ஒவ்வொரு வாரமும் தொழிலாளர்கள் எத்தனை மணி நேரம் இழக்க நேரிடும்? பொருந்தினால் அவர்கள் எப்போது தங்கள் வழக்கமான அட்டவணையில் திரும்புவார்கள்? ஊழியர்கள் நிறைய கேள்விகளைக் கேட்பார்கள், இப்போது அவர்களுக்கு குழப்பம் மற்றும் தொலைபேசி அழைப்புகளைத் தடுக்கலாம்.
நற்செய்தியை, ஏதாவது ஒன்றை வலியுறுத்துங்கள். உதாரணமாக, நீங்கள் யாரையும் முடக்குவதைத் தவிர்க்க மணிநேரத்தை குறைத்துவிட்டால், அந்த மாநிலத்திற்கு. உங்களுடைய வியாபாரத்தை விரைவில் கறுப்பினுள் கொண்டுவருவதாக நீங்கள் நினைக்கிறீர்கள் என்றால், உங்களுடைய நம்பிக்கைக்கு உகந்த ஊழியர்கள் உணரட்டும். நற்செய்தி ஒப்பீட்டளவில் சிறியதாக இருந்தாலும், உங்கள் பணியிடத்தில் நீங்கள் மிகச் சிறந்த நலன்களைக் கொண்டிருப்பதாக உணர உதவுவார்கள்.
கடந்த பத்தியில் நடவடிக்கை தகவல்களை கொடுங்கள். ஊழியர்கள் கூடுதலான ஆவணங்களை நிரப்புவதற்கு ஏதாவது செய்ய வேண்டும் என்றால், அவர்களுக்கு தெரியப்படுத்தவும். இந்த கடினமான செயல்பாட்டில் உன்னுடன் தாங்கிக்கொள்ள அவர்களுக்கு நன்றி.
