முடிவெடுக்கும் சந்திப்பு நடவடிக்கைகளை எப்படி ஒதுக்கலாம்

சந்திப்பிற்கான பணிகள் மற்றும் கூட்டத்திற்கு வெளியே முடிந்தால் எந்த கூட்டமும் அல்லது திட்டமும் வெற்றிபெறுகின்றன. சந்திப்பு நடவடிக்கைகளுக்கு 3W (என்ன, எவர், மற்றும் எப்போது) என்ற எளிய சூத்திரத்தை பின்பற்றுவதன் மூலம் சந்திப்பு நேரம் மற்றும் நேரத்திற்கு வெளியே நிறைவேற்றப்படும் உற்பத்தித் திறனை அதிகரிக்கும் வாய்ப்புகள் அதிகரிக்கப்படுகின்றன. சரியான நடவடிக்கைப் பணிகளைப் பின்தொடரும் சிக்கல்களைக் குறைக்கலாம். நல்ல நடவடிக்கைகளை வழங்குவது நல்ல யோசனைகளையும் சிக்கல்களுக்கான தீர்வையும், அத்துடன் கூட்டத்தில் எடுக்கப்பட்ட எந்த முடிவுகளையும் நடைமுறைப்படுத்தவும் உதவுகிறது.

உங்களுக்கு தேவையான பொருட்கள்

• காகித அல்லது குறிப்பான் வாரியம்

• பென் அல்லது உலர்-அழிக்கும் குறிப்பான்கள்

சந்திப்பு முடிவதற்கு முன்னர், கூட்டத்தின் போது அடையாளம் காணப்பட்ட எந்தவொரு செயலையும் சரிபார்த்து, எந்த கூடுதல் பணிகளும் தேவைப்பட்டால் தீர்மானிக்கவும். செயல்கள் என்ன என்பதைத் தொடங்குங்கள். "பெரிய திட்ட முடிவுகளை நிறைவேற்றுவதற்கு நாம் செய்ய வேண்டிய செயல்கள் என்ன?" என்று குழுவிடம் கேளுங்கள். இந்தக் குழு என்ன செய்ய வேண்டும் என்பதைப் புரிந்துகொள்ள உதவுகிறது, ஏன் திட்டம் அல்லது குழுவிற்கு முக்கியம். நடவடிக்கை உருப்படியைப் பயன்படுத்தி, நடவடிக்கை வினைச்சொற்களைப் பயன்படுத்துவதை உறுதிசெய்து, சரியான செயல் முடிந்ததைப் பரிசீலிக்க உண்மையில் என்ன தேவை என்பதை சில விவரங்களை வழங்க தயாராக இருக்க வேண்டும்.

பிறகு, "இந்த செயல்களைச் செய்வதற்கு சிறந்த நபர்கள் யார்?" என்று குழுவிடம் கேட்டு ஒவ்வொரு செயலையும் WHO க்கு அனுப்புங்கள். ஒவ்வொரு நடவடிக்கையும் யாராவது கொடுக்கப்பட வேண்டும் அல்லது அது நிறைவேறாது. நியமிக்கப்பட்ட செயலைச் செய்ய தேவையான அனைத்து நடவடிக்கைகளுக்கும் பொறுப்பான மற்றும் பொறுப்பானவராக இருக்கக் கூடிய ஒரு குழு அல்லது திட்ட உறுப்பினர் யார்? நடவடிக்கை சிறந்த தகுதி வாய்ந்த நபர் அல்லது துணை அணிக்கு நியமிக்கப்படலாம் அல்லது கூட்டத்தில் இருக்கும் ஒருவர் நடவடிக்கை எடுக்க தன்னார்வத் தொண்டு செய்யலாம். கூட்டத்திற்கு வெளியே யாரோ ஒருவருக்கு நியமிக்கப்பட்டிருந்தால், கூட்டத்தில் இல்லாத யாரோ நியமிக்கப்பட்ட நடவடிக்கைக்கு விளக்கமளிக்கும் பொறுப்பு கூட்டத்தில் இருக்கும்.

நடவடிக்கைகளை நீக்குவதற்கு முன்பும், ஒத்திவைக்கப்படுவதற்கு முன்பும் WHEN பகுதியைச் செய்யுங்கள். குழுவிடம் "எங்கள் திட்டங்களை நேரத்தை முடிக்க எடுக்கும்போது இந்த நடவடிக்கைகள் எப்போது?" ஒவ்வொரு செயலுக்கும் சரியான தேதி அவர்களின் வேலைகளை நிறைவேற்றுவதற்காக குழு அல்லது செயல்திட்டத்திற்கு நடவடிக்கை எடுக்கப்படும்போது ஒரு உண்மையான காலெண்டர் தேதி இருக்க வேண்டும். இது ஒருபோதும் காலியாக விடப்படாது அல்லது ASAP ஆக எழுதப்படக்கூடாது, ஏனென்றால் ஒருவரை நேரடியாகச் செயல்படுத்துவதற்கு யாரேனும் பொறுப்புக் கொடுக்க வேண்டும். ஒரு நாளை ஒதுக்கீடு செய்வதன் மூலம், நடவடிக்கை எடுக்கப்படும் நபருக்கு புதிய பணியை தங்கள் பிற பணியுடன் திட்டமிட முடியும் மற்றும் குழுவின் விரும்பிய தேதியின்படி நடவடிக்கை எடுக்கும் முன்னர் ஏன் இது சரியான காரணியாக இருக்கலாம் என தீர்மானிக்க முடியுமா தாமதமாக.

சந்திப்பிற்குப் பிறகு, கூட்டத்தில் பதிவுகளில் 3W செயல்களைச் செய்யவும், சந்திப்பிற்குச் சென்ற அனைவருக்கும் அல்லது நடவடிக்கை எடுத்த அனைவருக்கும் விநியோகிக்கவும். இது எல்லா நடவடிக்கைகளையும் ஆவணப்படுத்துகிறது, மேலும் நடவடிக்கை எடுக்கும்போதும் பொறுப்புள்ளவர் யார்.

குறிப்புகள்

• ஒரு பின்தொடர்தல் கூட்டம் இருக்க வேண்டும் என்றால், அந்த சந்திப்பிற்கான நினைவூட்டல் அனுப்பப்படும் போது அந்த தேதி மற்றும் வழக்கமான சந்திப்பு விவரங்கள் ஆகியவற்றின் காரணமாக ஏற்படும் எந்த செயல்களும் அடங்கும்.