கணினி கோப்பு மேலாண்மை என்றால் என்ன?

புதிய வணிக உரிமையாளர்களுக்காக, கணினி கோப்பு மேலாண்மை என்பது பெரும்பாலும் பணி ஒத்திப்போடப்பட்ட அல்லது புறக்கணிக்கப்பட்ட ஒரு பணியாகும். எனினும், பெரும்பாலான தொழில்கள் கணினி கோப்புகளை வடிவில் தரவு சேமிக்க, மீட்டெடுக்க மற்றும் நிறைய சேகரிக்கின்றன. அது உங்கள் வியாபாரத்திற்கான வழக்கு என்றால், உங்களுக்கு வேலை செய்யக்கூடிய கோப்பு அமைப்பு தேவை, புரிந்துகொள்ள எளிதானது மற்றும் அதற்கு மேலும் பெயரிடும் பெயரிடுவதற்கான ஒரு அணுகுமுறை. வலுவான உருவாக்கம், சேமிப்பிடம், அமைப்பு மற்றும் காப்பு செயல்முறைகள் ஆகியவை உங்கள் வணிகத்தை வளர வளர உதவும்.

குறிப்புகள்

• கணினி வணிக மேலாண்மை என்பது உங்கள் வணிகத் தகவலுக்கான வலுவான உருவாக்கம், சேமிப்பு, அமைப்பு மற்றும் காப்பு செயல்முறை ஆகும், இது உங்கள் வணிக வளர வளர உதவும்.

கோப்பு மேலாண்மை ஏன் உங்கள் வியாபாரத்திற்கு மிகவும் முக்கியமானதாக உள்ளது

நீங்கள் ஒரு புதிய வியாபாரத்தை ஆரம்பித்தால், அது கோப்பு நிர்வாகத்தை கவனிக்கத் தூண்டுகிறது. பல கணினி கோப்புகள் தொடங்குவதற்கு வாய்ப்பு இல்லை, உங்கள் கவனத்தை கோருவதில் சந்தேகத்திற்கு இடமின்றி வேறு பல விஷயங்கள் உள்ளன.

இருப்பினும், துவக்கத்திலிருந்து ஒரு ஸ்மார்ட் கோப்பு நிர்வாக அமைப்பை நிறுவுவதற்கு நேரத்தை எடுத்துக் கொள்வது பல ஆண்டுகள் வரையில் ஈவுத்தொகை செலுத்துகிறது. கோப்புகளை ஒரு தக்கது, ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட அமைப்பு உங்கள் நிறுவனத்துடன் வளரும், உங்கள் கோப்புகளை பாதுகாப்பாக வைத்திருத்தல் மற்றும் அந்த கோப்புகளின் எண்ணிக்கை அதிவேகமாக அதிகரிக்கும்போது கூட நன்கு உத்தரவிடப்படும்.

மாற்றாக, கோப்பு மேலாண்மையை ஒத்திவைப்பது ஒரு குழப்பமான, திறமையற்ற அமைப்பை உருவாக்குகிறது, அது நேரம் மற்றும் செயல்திறனை அதிகரிக்கிறது. சரியான நேரத்தில் முறையான முறையை ஏற்றுக்கொள்வது மிக விலையுயர்ந்ததாக இருக்கும், பொதுவாக உயர் விலையுள்ள ஆலோசகர்கள் மற்றும் கூடுதல் உபகரணங்களை உள்ளடக்கியது.

எளிதில் புரிந்து கொள்ளக்கூடிய ஒரு கோப்பு மேலாண்மை அமைப்பு, விரிவுபடுத்த எளிய மற்றும் எளிமையான வியாபார சொத்து ஆகும்.

ஒரு கோப்பு அமைப்பு உருவாக்குதல்

கம்ப்யூட்டர் கோப்புகளை ஒழுங்கமைக்க உங்கள் வணிகம் எப்படித் தேர்வுசெய்கிறது, எத்தனை ஆண்டுகளுக்கு தினசரி செயல்பாடுகள், திட்ட மேலாண்மை மற்றும் வாடிக்கையாளர் உறவுகள் பாதிக்கப்படும். சரியான ஆவணத்தை விரைவாக கண்டுபிடித்து மீட்டெடுக்க முடியவில்லையெனில், உங்கள் வணிக இறுதியில் வாடிக்கையாளர்களை இழக்க நேரிடும் அல்லது அதன் புகழை இழக்கலாம்.

கோப்புகளை ஒழுங்கமைக்க சிறந்த வழி வணிகத்திலிருந்து வணிகத்திற்கு மாறுபடும். ஒரு நிறுவனம் அல்லது வரிசைமுறை அணுகுமுறையைத் தேர்ந்தெடுப்பதற்கு முன், உங்கள் வணிகம் எவ்வாறு ஆவணங்களை உருவாக்கி வேலை செய்யும் என்பதை முதலில் சிந்தியுங்கள்.

உள் கோப்பு அமைப்பு பரந்த மற்றும் ஆழமற்ற அல்லது குறுகிய மற்றும் ஆழமான இருக்க முடியும். முதல் அணுகுமுறை பல உயர்மட்ட கோப்புறைகளை உருவாக்குகிறது மற்றும் குறைவான உட்பிரிவுகளை உருவாக்குகிறது. இது பல கோப்புறைகளில் பல கோப்புறைகளில் சேமிக்கப்படுகிறது. இரண்டாவது அணுகுமுறை பெற்றோர் கோப்புறைகளில் பல கோப்புறைகளை கூடுகிறது. இந்த இரண்டு வகையான hierarchies இடையே ஒரு சமநிலை வேலைநிறுத்தம் செய்ய கலப்பின கட்டமைப்புகள் உருவாக்க முடியும். தனிப்பட்ட விருப்பம் மற்றும் வணிக தேவை குறிப்பிட்ட அணுகுமுறை ஆணையிட வேண்டும்.

கோப்பு மேலாண்மை மேலாண்மையில் அதிகரித்து, தேடல் மூலம் கோப்புகளை எளிதில் கண்டுபிடிக்க உதவுகிறது, சிலர் மற்றும் தொழில்கள் கோப்பு கோப்புறைகளை முழுவதுமாக கைவிட்டு, அவற்றின் அனைத்து ஆவணங்களையும் ஒரு மாஸ்டர் கோப்புறைக்குள் தள்ளிவிடுகின்றன. இது பொருத்தமற்றது. எந்தவொரு வியாபாரமும் ஒரு வருடத்திற்கு அதிக ஆவணங்களை உருவாக்கும், இது ஒரு பிளாட் கட்டமைப்பை உடனடியாக நிர்வகிக்கும். உங்கள் கோப்புகளை வகைப்படுத்த உதவுகின்ற சில வகையான கோப்பு அமைப்பு அமைப்புகளை உருவாக்குவது முக்கியம், இதையொட்டி அவற்றை எளிதாக்குகிறது.

நீங்கள் செயல்படுத்த எந்த கணினி பயன்படுத்த எளிதாக இருக்க வேண்டும், பாதுகாப்பான மற்றும் நம்பகமான. இந்த கோப்புகளை உருவாக்கி, பணிபுரிபவர் யார் என்பதைப் பற்றி யோசித்து, பின்னர் அவர்களின் பணி தேவை எவ்வாறு ஒரு கோப்பு அமைப்பை எவ்வாறு சந்திக்க முடியும் என்பதை கருத்தில் கொள்ளுங்கள்.

எளிமையான பயன்பாட்டின் மற்றொரு முக்கிய அம்சம் அணுகல்தன்மை. உங்கள் முதன்மை ஆவணத் தொழிலாளர்கள் மொபைல் சாதனங்களில் ஆவணங்களை அணுக வேண்டியிருந்தால், நீங்கள் ஒரு கோப்பு மேலாண்மை கொள்கையை நிறுவுகையில், இந்த ஆவணங்கள் பட்டியலிடப்படும், அணுகக்கூடிய மற்றும் அந்த சாதனங்களில் எவ்வாறு செயல்படுவது என்பதைப் பற்றி சிந்திக்க வேண்டியது அவசியம். மேலும், நீங்கள் அனைத்து சாதனங்களிலும் ஒத்திசைக்கப்பட்ட கோப்புகளை வைத்திருக்கும் ஒரு கோப்பு மேலாண்மை அணுகுமுறையை பின்பற்ற வேண்டும்.

இறுதியாக, உங்கள் கோப்பு மேலாண்மை கணினியில் கோப்பு காப்பு திட்டங்களை உள்ளடக்குக. வெறுமனே, நீங்கள் உங்கள் கோப்புகளை பல காப்பு பிரதிகள் உருவாக்க வேண்டும். அந்த காப்புப்பிரதிகள் பல்வேறு கணினிகளில் சேமித்து வைக்கப்பட வேண்டும், அதில் குறைந்தபட்சம் ஒன்று உங்கள் பணியிட வளாகத்தில் இல்லை. காப்புப்பதிவுகளை யார், உங்கள் கணினி கோப்பு மேலாண்மை கணினியில் எத்தனை அடிக்கடி மற்றும் தொழில்நுட்பத்துடன் குறிப்பிடுவது என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளவும்.

உங்களுக்குத் தேவைப்படும் கணினி கோப்புகள் கண்டறிதல்

பெயரிடும் மரபுகள் மற்றும் கோப்பு அமைப்பு தேவைப்படும் போது விரைவாக சரியான ஆவணத்தை கண்டுபிடித்து மீட்டெடுக்க உதவும். எழுத்துருக்களின் சீரற்ற தொடர்களைக் கொண்ட கோப்பு பெயர்கள், அல்லது "DATE ​​+ CLIENT NAME" போன்ற மாநாடுகள் கூட குழப்பம் விளைவிக்கலாம் மற்றும் மீட்டமைக்கலாம்.

கோப்புப் பெயர்கள் அனைவருக்கும் பயனளிக்கும் மற்றும் ஒவ்வொரு கோப்பின் வகை, நோக்கம் மற்றும் அடிப்படை உள்ளடக்கம் உடனடியாக அடையாளம் காண வேண்டும்.

ஒரு நிலையான கோப்பு பெயரிடும் மாநாட்டிற்கு கூடுதலாக, ஒரு கோப்பு மேலாண்மை முறையைச் சேருங்கள். கோப்புகளை சேமித்து, ஒழுங்கமைக்க உதவும் ஒரு கணினி பயன்பாடாகும். உரிமையாளர் மற்றும் அடுத்த பயனர்கள், உருவாக்கம் மற்றும் கடைசி மாற்றம் மற்றும் பிற கோப்புகளை கண்காணிக்க அனுமதிக்கும் அம்சங்களை இது வழங்கலாம்.

டிராப்பாக்ஸ் மற்றும் கூகுள் டிரைவ் போன்ற கோப்பு மேலாண்மை சேவைகள் மேலும் தேடல் நட்பு அமைப்பு மற்றும் இடைமுகத்தை வழங்குவதன் மூலம் உங்களுக்கு உதவ முடியும். சிக்கலான கோப்பு கட்டமைப்புகள் அல்லது பெயரிடும் மாநாடுகள் நினைவில் இருப்பதற்கு பதிலாக உங்களுக்குத் தேவையானதைத் தேடலாம்.

எழுதுவதில் உங்கள் நிறுவனத்தின் கொள்கைகளை வைப்பது

கட்டமைப்பு மற்றும் பெயரிடும் மரபுகள் முடிந்தவுடன், நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த கணினி கோப்புகள் பணிபுரியும் எல்லா விவரங்களையும் கோடிட்டுக் காட்டும் வரைவு ஆவணத்தை உருவாக்கவும். நீங்கள் உங்கள் ஒரே பணியாளராக இருந்தாலும் கூட, இது எப்போதுமே மாறாது. நீங்கள் எதிர்காலத்தில் பணியாளர்களை விரிவுபடுத்தி வாடகைக்கு எடுத்தால், கணினி கோப்பு மேலாண்மைக் கொள்கைகளை கோடிட்டுக் காட்டும் முறையான ஆவணம் உதவும். இது உங்கள் வணிக ஒரு நிலையான கோப்பு மேலாண்மை அணுகுமுறை பராமரிக்க உதவும் மற்றும் உங்கள் மதிப்புமிக்க கோப்புகளை பாதுகாப்பு உறுதி.