ஒரு திறமையான வியாபாரத்தை நடத்துவதற்கு, காகிதத்தை கண்காணிக்க வேண்டியது அவசியம். ஒப்பந்தங்கள். திட்ட. விலைவிவரங்களும். பில்கள். உரிமங்கள் இல்லை. 21 ஆம் நூற்றாண்டில், பெரும்பாலான ஆவணப்படங்கள் டிஜிட்டல் போது, உங்கள் நிர்வாக செயல்பாடுகளை சுமூகமாக இயங்க வைக்க கோப்பு மேலாண்மை இன்னும் அவசியம். வணிக ஆவணம் நிர்வாகத்தின் பல கோட்பாடுகள் உங்கள் டிஜிட்டல் தாக்கல் முறையை உங்கள் மடிக்கணினி அல்லது மேகத்தில் உள்ளதா என்பதைப் பொறுத்து இருக்கும்.
கோப்பு மேலாண்மை கோட்பாடுகள்
நல்ல கோப்பு மேலாண்மை அடிப்படை சட்டம் கணினி ஆவணங்களை எளிதாக கண்டுபிடிக்க வேண்டும் என்று ஆகிறது. அது இல்லை என்றால், அது எந்த பயனும் இல்லை.
ஒரு எஃகு அமைச்சரவை அல்லது மேகம் அடிப்படையிலானது என்பது ஒரு நல்ல ஆவணம் தாக்கல் முறையாகும். இந்த மாதம் விற்பனையான அறிக்கையை நீங்கள் எடுக்கும் பல நிமிடங்கள் செலவழிக்க வேண்டிய அவசியம் இல்லை. நீங்கள் விரும்பும் தகவலை மீட்டெடுக்க இது எளிதானது. நல்ல தாக்கல் மக்கள் மீது சார்ந்து இருக்காது: உங்கள் நிர்வாக உதவியாளர் அல்லது ஐடி நபர் வெளியேறினால், அவற்றின் மாற்றீடு கணினி கண்டுபிடிக்க முடியும். கோப்பு வகைகள் தெளிவாகவும் எளிதாகவும் அடையாளம் காணப்பட வேண்டும். செயலற்ற செயல்முறைகளை அடையாளம் காணவும், தூய்மைப்படுத்தவும் கணினி எளிதாக்க வேண்டும்.
வளைந்து கொடுக்கும் தன்மை முக்கியமானது, குறிப்பாக மென்பொருள். உங்கள் வியாபாரத்தை ஒற்றை விற்பனையாளராகவோ அல்லது ஒரு குறிப்பிட்ட கணினி தளத்திலோ பூட்டுகின்ற ஒரு ஆவணம் தாக்கல் செய்யும் முறை, சாலையில் சிக்கலை நிரூபிக்கும்.
கணினி வளர்ச்சியை கையாள வேண்டும். உங்கள் வணிக வளர்ந்து வரும் என தவிர்க்க முடியாமல் கோப்புகளை சேகரித்து, புதிய வாடிக்கையாளர்களை சேர்க்கிறது மற்றும் ஊழியர்கள் விரிவடைகிறது. நீங்கள் எதிர்பார்க்க வேண்டியதை விட சிறந்த தரவு மற்றும் ஆவணம் சேமிப்பகத்தை ஒரு நல்ல அமைப்பு கையாள முடியும்.
கோப்பு மேலாண்மை நன்மைகள்
நல்ல வணிக ஆவண மேலாண்மை உங்கள் வணிகத்திற்கான உறுதியான நன்மைகளை உருவாக்க முடியும். வேகமான தாக்கல் மற்றும் மீட்டெடுத்தல் நேரத்தை மிச்சப்படுத்துகிறது மற்றும் ஊழியர்களை மிகவும் திறமையான மற்றும் உற்பத்தி செய்கிறது. ஒரு முறை தவறான வழிமுறைகளை குறைத்தால், அது நிறைய நேரம் மற்றும் சிக்கல்களை சேமிக்க முடியும். நீங்கள் நீதிமன்றத்திற்குப் போகிறீர்கள் அல்லது ஒரு தணிக்கைக்கு உட்படுத்தப்படுகிறீர்கள் என்றால் இது மிகவும் உண்மை. முக்கிய ஆவணங்களை கையகப்படுத்துவது ஒரு மகிழ்ச்சியற்ற விளைவை ஏற்படுத்தாது.
ஒரு திறமையான, நன்கு சிந்தனை வெளியே அமைப்பு நீங்கள் தாக்கல் உபகரணங்கள் மற்றும் நீங்கள் அதை சேமிக்க வேண்டும் இடத்தை அளவு வாங்க வேண்டும் எண்ணிக்கை குறைக்கிறது. இது புதிய பணியாளர்களைத் தாக்கல் செய்வதை எளிதாக்குகிறது.
டிஜிட்டல் மற்றும் ஹார்ட் நகல்
ஒரு டிஜிட்டல் கோப்பு மேலாண்மை அமைப்பு பயன்படுத்தி கணிசமான நன்மைகளை கொண்டுள்ளது. டிஜிட்டல் தாக்கல் செய்வது முக்கிய வார்த்தைகளால் ஆவணங்களை தேட உதவுகிறது, இது வேகமான நேரத்தில் உங்களுக்குத் தேவையான ஆவணத்தை வழங்க முடியும். ஒரு நல்ல அமைப்புக்கு மற்ற நன்மைகள் உள்ளன:
- இது சொல் செயலாக்க கோப்புகள், மின்னஞ்சல்கள் மற்றும் PDF கள் போன்ற பல்வேறு ஆவண வகைகளை சேமிக்க முடியும்.
- இது ரகசிய ஆவணங்கள் அணுகலை கட்டுப்படுத்துகிறது.
- எந்த ஆவணத்தை யார் படிக்கிறார் என்பதை இது கண்காணிக்கிறது.
- யாராவது மாற்றங்களைச் செய்தால், அவற்றை நீங்கள் கண்காணிக்க முடியும். தேவைப்பட்டால், அவற்றை நீக்கிவிடலாம்.
- பழைய ஆவணங்களை நீக்க முடியும் போது கட்டுப்படுத்தும்.
- செல்போன்கள் மற்றும் பிற மொபைல் சாதனங்களுடன் ஆவணங்களை அணுக மற்றும் திருத்த எளிது.
இருப்பினும் சில ஆவணங்கள், நீங்கள் ஸ்கேன் மற்றும் டிஜிட்டல் செய்தாலும், கடின நகலிலேயே இருக்க வேண்டும். ஒழுங்குபடுத்தல்கள் அடிக்கடி நீங்கள் வணிக உரிமங்களின் நகல்கள் மற்றும் காகிதத்தில் அனுமதிக்க வேண்டும், சைபர்ஸ்பேசில் மட்டும் அல்ல. கடின ஆவணத்தில் மதிப்பு வைத்திருக்கும் பிற ஆவணங்கள் ஆண்டு அறிக்கைகள், சான்றிதழ்கள், காப்பீட்டு ஆவணங்கள் மற்றும் உறுதிமொழி குறிப்புகள் போன்ற "வியாபாரம் செய்கின்றன". உங்களுடைய பணி வரிசையைப் பொறுத்து நீங்கள் சமாளிக்க வேண்டிய ஆவண சேமிப்பகத்தில் குறிப்பிட்ட விதிமுறைகள் இருக்கலாம்.
உடல் ஆவணங்கள் தீ, பூகம்பம், சூறாவளி அல்லது வெறுமனே குழாய் மற்றும் வெள்ளம் அலுவலகத்தில் இருந்து ஒரு குழாய் அழிவு ஆபத்து உள்ளது. தடுக்க உங்கள் வணிக நடவடிக்கை எடுக்க வேண்டும்:
- சுத்தமான, பாதுகாப்பான, சுற்றுச்சூழல் நிலையான மற்றும் தீ தடுப்பு கொள்கலன்களில் கோப்பு ஆவணங்கள்.
- காப்பு பிரதிகளை டிஜிட்டல், மைக்ரோஃபிகே அல்லது ஃபோட்டோகோகோபை உருவாக்கவும்.
- பிரதிகளை நகலெடுக்க இடத்தைக் கண்டுபிடிக்கவும், அதனால் தீ அல்லது பிற பேரழிவு ஏற்பட்டால், அவை ஒரே விதியை சந்திப்பதில்லை.
- பேரழிவுக்குப் பிறகு நீங்கள் அணுகக்கூடிய உங்கள் காப்பு சேமிப்பிட இடம் இருக்க வேண்டும். மேகக்கணி சேமிப்பகத்தின் ஒரு நன்மை என்னவென்றால் இண்டர்நெட் இன்னமும் வேலை செய்யும் இடத்தில் எங்கு வேண்டுமானாலும் அணுகலாம்.
உங்கள் பதிவுகள் சுட்டிக்காட்டி
ஒரு தாக்கல் முறையிலிருந்து மிகுந்த பயன்பாட்டைப் பெறுவதற்கு, அதை திறம்பட குறியிட வேண்டும். நிலையான வகைகளில் வரிகள், ஒப்பந்தங்கள், வாடிக்கையாளர் கடிதங்கள், வழக்குகள், கணக்குகள் செலுத்தத்தக்கவை மற்றும் கணக்குகள் ஆகியவை அடங்கும். உங்கள் காகிதமும் டிஜிட்டல் கோப்புகளும் அதே அட்டவணையை பின்பற்ற வேண்டும். அது கடிதங்களை எங்கே கண்டுபிடிப்பது என்பதை தெரிந்து கொள்வதற்கு ஊழியர்களை பயிற்றுவிப்பது எளிதாகிறது.
ஆவண நீக்கம் விதிகள்
உங்கள் கோப்பு நிர்வாக முறைமையை நீங்கள் திட்டமிடும் போது, நீங்கள் ஒரு ஆவண ஆவணத்தை வைத்திருக்க வேண்டும் அல்லது ஆவணங்களை எவ்வளவு காலம் வைத்திருக்க வேண்டும் என்பதற்கான வழிகாட்டுதல்கள். ஒரு டிஜிட்டல் தாக்கல் முறையுடன் கூட, இது முக்கியமானது: உங்கள் வியாபாரம் தொடர்ந்தும் வளர்ந்து கொண்டே போனால், இறுதியில் "மூலப்பொருள் ஒப்பந்தம்" அல்லது போன்ற தேடல்கள் காலாவதியான ஆவணங்களை டஜன் கணக்கானதாக மாற்றலாம்.
உங்கள் ஆவணம் தக்கவைப்பு அட்டவணை சட்ட மற்றும் வணிக தேவைகள் இரண்டும் பரிசீலிக்க வேண்டும். உங்கள் வரி அறிக்கையுடன் தொடர்புடைய ஆவணங்கள் உங்களிடம் இருந்தால், அவை வணிக வாங்கல்களைக் காட்டும் கிரெடிட் கார்டு பில்கள் போன்றவை, ஐஆர்எஸ் உங்களுக்குத் திருப்பிச் செலுத்துவதற்கு குறைந்தபட்சம் மூன்று ஆண்டுகளுக்கு தொடர்ந்து வைத்திருக்க வேண்டும் என்று கூறுகிறது. ஐ.ஆர்.எஸ் சாதாரணமாக திரும்பி பார்க்கவும், உங்களை தணிக்கை செய்யவும் எவ்வளவு காலம் ஆகும். நான்கு வருடங்கள் வேலை வரி ஆவணங்களை வைத்து ஏழு ஆண்டுகளுக்கு ஒரு கெட்ட கடன் செலவைக் கூறும் வருவாயில் திரும்புவோம்.
பல்வேறு விதிகள் வெவ்வேறு பதிவுகளுக்கு பொருந்தும். நீங்கள் சுற்றுச்சூழல் இணக்கம், பத்திரங்கள் மற்றும் பரிவர்த்தனை ஆணையம் தாக்கல், மத்திய மற்றும் மாநில வேலை பாதுகாப்பு விதிகள் மற்றும் பாகுபாடு வழக்குகள் தொடர்பான கோப்புகள் இருக்கலாம். ஒவ்வொரு ரெகுலேட்டர் அதன் சொந்த தேவைகளை கொண்டுள்ளது. நீங்கள் சாதாரண வியாபார பதிவுகளுக்கு ஒரு கொள்கை தேவை. உதாரணமாக, நீங்கள் ஒப்பந்தத்தில் கையெழுத்திட்ட பணியை முடிக்கும் முன் ஒரு ஒப்பந்தத்தை அழிக்க விரும்பவில்லை. உங்கள் நிறுவனத்தின் அனுகூலமாக இருந்தாலும், நடப்பு வழக்கு தொடர்பான பதிவுகள் அழிக்கப்படக்கூடாது.
இது உங்கள் பொறுப்பு, அல்லது உங்கள் திட்டம் இயங்கும் எந்த பதிவுகளை வைத்திருக்க வேண்டும் என்பதை அறிய மற்றும் எவ்வளவு காலம். பதிவுகளை கையாளும் எவரும் நிறுவன கொள்கையை அறிந்திருக்க வேண்டும், அவற்றின் கீழ்பாளர்களை பயிற்றுவிக்க வேண்டும். வழக்கமான பணியாளர்களும் இதில் சிலவற்றைத் தெரிந்து கொள்ள வேண்டும். ஒரு ஊழியர் காப்பகப்படுத்தப்பட வேண்டிய ஒரு மின்னஞ்சலை அனுப்புகிறார் அல்லது பெறுகிறார் என்றால், அவசியத்தை உணர்ந்துகொள்ள போதுமான பயிற்சி தேவை.
உடல் ஆவணங்களுக்கு, துண்டு துண்டாக, பாதுகாப்பான அகற்றும் இறுதி நிலை வழங்குகிறது. டிஜிட்டல் கோப்புகளுக்கு, மீட்புக்கு அப்பால் அவற்றை நீக்குவதற்கான நடைமுறைகள் உங்களுக்குத் தேவை. நீங்கள் அவற்றை அழித்துவிட்டீர்கள், அவற்றை அழித்துவிட்டீர்கள் என்பதைப் பதிவு செய்யும் அறிக்கைகளை வைத்துக் கொள்ளுங்கள்.
பாதுகாப்பு மற்றும் தனியுரிமை
பாரிய ஹேக்ஸ் மற்றும் தரவு மீறல்கள் 21 ஆம் நூற்றாண்டு வாழ்க்கையின் வழக்கமான உண்மை. அவை அற்பமானவை என்று அர்த்தம் இல்லை: ஒரு தரவு மீறல் உங்கள் புகழை காயப்படுத்தலாம், உங்கள் பணத்தைச் செலவழிக்கலாம் அல்லது வழக்குகள் அல்லது அபராதங்களின் அலைகளைத் தூண்டலாம். நிறுவனத்தின் உள்ளே கசிவு கூட தகவல் சிக்கல் ஏற்படுத்தும். பல ஃபெடரல் சட்டங்கள் நீங்கள் பணியாளர் மருத்துவ தகவல் இரகசியமாக வைத்திருக்க வேண்டும், உதாரணமாக. பிற ஊழியர்கள் இரகசிய பதிவுகளை அணுகினால், நீங்கள் சட்ட வலிக்கு உலகில் இருக்க முடியும்.
உங்கள் கோப்பு மேலாண்மை அமைப்பு அமைப்பதில் ஒரு பகுதியாக, நீங்கள் ஒரு பாதுகாப்பு மற்றும் தனியுரிமை கொள்கை செயல்படுத்த வேண்டும். ஆவணங்களைக் காணும் பணியாளரின் திறனைத் தேவைப்படுவதன் அடிப்படையில் அறிந்து கொள்ள வேண்டும். அனுமதிக்கப்பட்ட ஆவணங்களை பார்க்காமல் பணியாளர்களை நம்புவதைத் தவிர, அணுகல் அங்கீகார முறையை அடிப்படையாகக் கொண்டிருக்க வேண்டும்.
அதே வேலையில் பல பணியாளர்கள் வேலை செய்யும் போது ஆன்லைனில் ஆவணங்களை பகிர்ந்து கொள்வது பொதுவானது. இது இரகசிய தகவல் பெறுவதற்கான மற்றொரு பாதிப்புடைய சாளரத்தை திறக்கிறது. கோப்பு மறைகுறியாக்கம் அல்லது டிராப்பாக்ஸ் போன்ற ஒரு கோப்பு பகிர்வு முறையை பயன்படுத்தி கசிவை தடுக்க உதவும்.
பழைய, தேவையற்ற கோப்புகளை அழிக்க அல்லது நீக்க இது மற்றொரு காரணம். அவர்கள் உங்கள் வியாபாரத்திற்குப் பயன்படுத்தாவிட்டாலும்கூட, முன்னாள் தொழிலாளர்கள் அல்லது வாடிக்கையாளர்களைப் பற்றி இரகசியமான தகவலை அவர்கள் பெறுவார்கள்.
நீங்கள் எந்த விதிகள் இருந்தாலும், எல்லா ஊழியர்களுக்கும் தரவைப் பெறுவது மற்றும் மீட்டெடுப்பது மட்டுமல்லாமல், ரகசியத்தன்மையும் விதிகள் மற்றும் பதிவுகள் தக்கவைப்பு அட்டவணை ஆகியவற்றைப் பயிற்றுவிப்பது முக்கியம்.
