அலுவலக தகவல்தொடர்பு முதன்மையாக மின்னணு அஞ்சல் மற்றும் உடனடி செய்தியால் இயக்கப்படுகிறது, ஆனால் கிட்டத்தட்ட ஒவ்வொரு அலுவலகமும் இன்னும் மிகப்பெரிய அளவிலான ஆவணங்களைப் பெறுகிறது மற்றும் செயல்படுத்துகிறது. உண்மையில், அமெரிக்க சுற்றுச்சூழல் பாதுகாப்பு முகமைப்படி, சராசரியான அலுவலக ஊழியர் ஒவ்வொரு ஆண்டும் கிட்டத்தட்ட 10,000 தாள்கள் காகிதத்தை கையாளுகிறார், ஒவ்வொரு நாளிலும் இரண்டு பவுண்டுகள் காகித மற்றும் காகித அட்டை தயாரிப்புகளின் சராசரி. சிறந்த அலுவலக அஞ்சல்-மேலாண்மை நடைமுறைகள் உள் மற்றும் வெளிப்புற தொடர்புகளின் மென்மையான ஓட்டத்தை உறுதிப்படுத்துவதற்கு நீண்ட தூரம் செல்லலாம்.
பொருத்தமான ஊழியர்களை நியமித்தல்
சிறு தொழில்கள் கூட ஒரு நுழைவுச்சீட்டுக்கு செல்லும் பாதையில் ஏதேனும் இழந்து அல்லது தவறாக வழிநடத்தப்படுவதை உறுதிப்படுத்துவதற்காக அனைத்து உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் அஞ்சல்களைக் கையாளும் ஒரு நபரைக் குறிக்கும். பெரிய அமைப்பு, அதிக ஊழியர்கள் உறுப்பினர்கள் பெற, பொருட்டு, விநியோகிக்க, மற்றும் அனைத்து நிறுவனத்தின் அஞ்சல் மற்றும் தொகுப்புகள் சேகரிக்க ஒதுக்கப்பட வேண்டும். மின்னஞ்சல் தொடர்பு மற்றும் விநியோக ஆவணங்களுக்கு மிகவும் பிரபலமான தெரிவாக மாறியதுடன், வழக்கமான கார்ப்பரேட்-தகவல்தொடர்பு சேனல்களின் வழியாக செல்லும் மின்னஞ்சலின் அளவைப் பொறுத்து, பணியாளர் பணியிடத்தின் ஒரு பகுதியாக கையாளக்கூடிய காகித அஞ்சல் கையாள்வது ஒரு பகுதியாகும். வணிக விநியோகங்களுக்கு (எ.கா., யுபிஎஸ், ஃபெடெக்ஸ், டிஎச்எல்), வரவேற்பாளர், பொதுவாக பிரதான இடம் காரணமாக உள்வரும் தொகுப்புகள் பெற மற்றும் கையொப்பமிட சிறந்த நபர். பொதுவாக, வரவேற்பாளருக்கு மற்ற அனைத்து அஞ்சல்-நிர்வாக கடமைகளையும் ஒப்படைப்பது ஒரு நல்ல யோசனையாக இருக்காது, ஏனெனில், அந்தப் பொறுப்பை அவர் நீண்ட காலத்திற்குப் பிடிக்காமல் விட்டுவிடுவார்.
அஞ்சல் பகிர்வு பாய்வு வரைபடங்கள் உருவாக்கவும்
அஞ்சல் விநியோகத்திற்கான நிர்வாகிகளும் பணியாளர்களும், வழிகாட்டுதல்களை உருவாக்குதல்-ஓட்டம் வரைபடங்கள், காசோலைகளை அல்லது உங்கள் நிறுவனம் மிகவும் வசதியாக வடிவமைக்கப்பட வேண்டும் -அனைத்து பணியாளர்கள், குறிப்பாக அஞ்சல் விநியோகம் மற்றும் சேகரிப்பை மேற்பார்வையிடும் ஊழியர்கள், பின்பற்றுவர். அஞ்சல் சேகரிப்பு மையத்தின் ஒவ்வொரு படிவத்தையும் கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ள வேண்டும்: அஞ்சல் சேகரிப்பு மையத்தில் (ஒரு பிஓஓ பெட்டி, அஞ்சல் கேரியர், கார்ப்பரேட் அஞ்சல் அலுவலகம், பேக்கேஜ் டெலிவரி ஊழியர் அல்லது வழக்கமான அஞ்சல் பெட்டி) அஞ்சல் அனுப்பப்படுகிறது. மின்னஞ்சல் வரிசையாக்கத்திற்காக மட்டுமே நியமிக்கப்பட்ட அலுவலகத்தில் ஒரு குறிப்பிட்ட இடத்திலுள்ள கூட்டிணைத்தல்; திணைக்கள அல்லது தனிப்பட்ட அஞ்சல் பெட்டிகளுக்கு அல்லது ஒவ்வொரு அலுவலகத்திற்கும் கையளிக்கப்படுவதற்கும் விநியோகித்தல்; வெளிச்செல்லும் அஞ்சல் சேகரித்தல் மற்றும் அனைத்து வெளிச்செல்லும் மின்னஞ்சல்கள் சரியான முறையில் உரையாடப்பட்டு, மற்றும் மின்னஞ்சல் சேகரிப்பு / வரிசையாக்க பகுதியில் சுத்தமாகவும் முழுமையாக சேமித்து வைக்கவும்.
தேவையான பொருட்கள் வழங்குதல்
மெயில் சேகரிப்பு / விநியோக நிலையம் அனைத்தையும் பணியாளராக பணியாற்ற வேண்டும் என்று உறுதி செய்து கொள்ளுங்கள். உங்கள் நிறுவனம் போதுமான அளவிற்கு இருந்தால், ஒரு அஞ்சல் இடத்தைப் பயன்படுத்தி அஞ்சல் விநியோகத்தைப் பயன்படுத்துவது மிகவும் திறமையாகவும், ஒவ்வொரு துறையின் அல்லது ஊழியருக்காகவும், ஒவ்வொரு துறையிலும் ஊழியர்களிடமிருந்தும் அதிகமான துல்லியமான அஞ்சல் / இலக்கிய அமைப்பாளர் அல்லது அஞ்சல் சோர்ட்டரை அமைக்கவும். துறைகளுக்கு தனிநபர்களைக் காட்டிலும் அதிகமான குடைச்சல் தேவைப்படும், எனவே அவற்றை நிறைய இடங்களைக் கொடுங்கள்.டேப் ரோல்ஸ் மற்றும் டேப் டிஸ்பென்சர்களுடன் ஒரு நன்கு பதப்படுத்தப்பட்ட அமைச்சரவை அல்லது மேசை வைத்திருங்கள்; பொதி பொருள்; உறைகள்; உங்கள் நிறுவனத்தின் முகவரியுடன் வெவ்வேறு அளவுகளில் லேபிள்களை திரும்பப் பெறுதல்; வெவ்வேறு அளவுகளில் அஞ்சல் அடையாளங்கள் உங்கள் நிறுவனத்தின் மிக பொதுவான அஞ்சல் இடங்களுடனான சிலவற்றை முன்னிட்டு; நேரம் மற்றும் தேதி முத்திரை; ஒரு தொகுப்பு அளவு; பேனாக்கள்; குறிப்பான்கள்; சேமிப்புப் பெட்டிகள்; மற்றும் ஒரு சிறிய கை-டிரக் அல்லது டோலி. ஒரு தொழில்துறை அளவிலான shredder மற்றும் மறுசுழற்சி துணுக்குகளை சேர்க்க மறக்க வேண்டாம். உங்கள் நிறுவனம் ஒரு நபரைக் கவரவிடவோ அல்லது மறுசுழற்சி செய்யவோ விட அதிக மின்னஞ்சலைக் கடந்து சென்றால், உங்களுக்காக வேலை செய்வதற்காக வெளிப்புற ஆவண மேலாண்மை / மறுசுழற்சி நிறுவனத்துடன் ஒப்பந்தம் செய்யுங்கள்.
அனைத்து உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் அஞ்சல் கண்காணியுங்கள்
அனைத்து உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் அஞ்சல்களைக் கண்காணிக்க ஒரு மின்னணு அஞ்சல் மேலாண்மை அமைப்பு உருவாக்கவும். உங்களுடைய வியாபாரம் உங்களுக்கும் உதவியாளருக்கும் மட்டுமே என்றால், நீங்கள் இந்த படிவத்தை தவிர்க்கலாம், ஆனால் நீங்கள் டஜன் கணக்கான ஊழியர்களுடன் ஒரு பெரிய துறையை அல்லது நிறுவனத்தை மேற்பார்வை செய்தால், அஞ்சல் அனுப்பும் தேதிகள் மற்றும் அவசியமானால், யாரை. உங்களுடைய நிறுவனம் முக்கியமான சட்ட ஆவணங்கள் மற்றும் தொகுப்புகள் நிறைய பெறுமானால் இந்த அமைப்புகளை உருவாக்குவது மிக முக்கியம். நீங்கள் நினைக்கிறதை விடவும் சிறிய அலுவலகங்களிலும் கூட பொருட்களை இழக்கலாம்; ஒரு அடிப்படை எக்செல் விரிதாளை உருவாக்குவதன் மூலம் இந்த வெறுப்பு சூழ்நிலைகளை தவிர்க்க இது சிறந்தது, உதாரணமாக, ஒரு தொகுப்பு வந்ததும், அதன் பெறுபவர் அல்லது பிரதிநிதி கூறும் போது இது காண்பிக்கப்படும்.
