பெரிய மற்றும் சிறிய அளவிலான பல தொழில்கள், சிறிய அளவிலான கொள்முதலை பூர்த்தி செய்ய அல்லது மற்ற வணிக தொடர்பான செலவினங்களுக்காக பணம் செலுத்துவதற்கான ஒரு வழியாக நிறுவனம் வழங்கப்பட்ட கடன் அட்டைகளைப் பயன்படுத்துகின்றன. தவறான பயன்பாட்டைக் குறைப்பதற்கு, அட்டை உபயோகத்திற்கான நன்கு வரையறுக்கப்பட்ட கொள்கைகள் பணியாளர்களுக்கும் அவர்களின் மேற்பார்வையாளர்களுக்கும் தெரிவிக்கப்பட வேண்டும். இந்த கொள்கைகள் சரியான பயன்பாடு, பாதுகாப்பு, வரம்புகள் மற்றும் மறுபரிசீலனை நடைமுறைகள் போன்ற பிரச்சினைகளை தீர்க்க வேண்டும்.
அட்டைதாரர் பொறுப்புகள்
வணிக கடன் அட்டைகளைப் பெறுவதற்குத் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட ஊழியர்கள் அட்டையின் பாதுகாப்புக்கு பொறுப்பேற்க வேண்டும், அதே போல் நிறுவனத்தின் தொடர்பான தகவலின் தனியுரிமை. இந்த பொறுப்பு அட்டை வைத்திருப்பது ஒரு பாதுகாப்பான இடத்தில் வைக்கப்பட வேண்டும், கார்டு தனிப்பட்ட அடையாள எண்ணைப் பாதுகாத்தல் மற்றும் மோசடி நடவடிக்கைகளுக்கு அறிக்கைகளை மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டும். நிறுவனத்தின் கடன் அட்டைகளை அட்டைதாரர் தவிர வேறு யாரும் பயன்படுத்த கூடாது. இழந்த அல்லது திருடப்பட்ட அட்டைகள், அட்டை வழங்குபவர் மற்றும் நிறுவனம் விரைவில் முடிந்தவரைத் தெரிவிக்க வேண்டும்.
செலவு வரம்புகள்
நிறுவனத்தின் கடன் அட்டைகள் ஊழியர்களின் எதிர்பார்க்கப்படும் தேவைகளுக்கு ஏற்ப செலவு வரம்புகளைக் கொண்டிருக்க வேண்டும். இந்த வரம்புகள், ஊழியருக்கு வழங்கப்படும் நேரத்தில், கண்டிப்பாக கவனிக்கப்பட வேண்டும். ஊழியர்கள் இந்த வரம்பை மீறுவதில்லை அல்லது அதிகபட்சம் அபராதங்கள் அல்லது கட்டணங்கள் செலுத்துவதில்லை என்று ஊழியர்கள் உறுதிப்படுத்த வேண்டும். நிறுவனத்தின் கடன் அட்டைகள் எப்போதும் பணம் முன்னேற்றத்திற்கு பயன்படுத்தப்படக்கூடாது.
பயன்பாட்டு அறிக்கை
நியமிக்கப்பட்ட மேற்பார்வையாளருக்கு வழக்கமான பயன்பாட்டு அறிக்கைகளுக்கு ஊழியர்கள் பொறுப்பேற்க வேண்டும்.இந்த அறிக்கைகள் தனிநபர் கட்டணம், அசல் ரசீதுகள் மற்றும் பொருத்தமான நிறுவன கணக்கு குறியீடுகள் குறித்த விரிவான விளக்கத்தை உள்ளடக்கியிருக்க வேண்டும். இந்த தகவல் பொருந்தும் மாதாந்திர அறிக்கையுடன் இணைக்கப்பட வேண்டும் மற்றும் பிற்பகுதி கட்டண கட்டணங்களைத் தவிர்க்க போதுமான நேரத்துடன் சமர்ப்பிக்க வேண்டும்.
தனிப்பட்ட பயன்பாடு
ஒரு ஊழியர் இழப்பீட்டுத் தொகுப்பின் பகுதியாக சேர்க்கப்பட்டாலன்றி, ஒரு நிறுவனத்தின் கடன் அட்டையின் தனிப்பட்ட பயன்பாடு அனுமதிக்கப்படக்கூடாது. தனிப்பட்ட பயன்பாடானது, வணிக அல்லது தொடர்புடைய செலவினங்களை நேரடியாக சம்பந்தப்பட்ட எந்தவொரு கட்டணங்கள் என வரையறுக்கப்பட வேண்டும். அவசரகால சூழ்நிலையில் தனிப்பட்ட பயன்பாடு, கூடுதலான விளக்கம் மற்றும் உடனடியாக திருப்பிச் செலுத்த வேண்டும்.
பயன்பாடு விமர்சனம்
ஊழியர் கிரெடிட் கார்ட் பயன்பாட்டை மதிப்பாய்வு ஒரு வழக்கமான அடிப்படையில் நடத்தப்பட வேண்டும். இந்த மதிப்பாய்வு ஊழியரின் உடனடி மேற்பார்வையாளர் மற்றும் வணிகக் கணக்கியல் துறையின் உறுப்பினர் ஆகியோரால் நடத்தப்பட வேண்டும். பணியாளரின் மேற்பார்வையாளர், பணியாளரின் வேலைப் பொறுப்புகள் பொருந்தக்கூடிய பொருந்தும் மற்றும் பொருத்தமானது என்பதை நிர்ணயிக்கும் பொறுப்பைக் கொண்டிருக்க வேண்டும். கணக்கியல் துறை பணம் மற்றும் வரவுகளை ஒழுங்காக செயல்படுத்தப்படுவதை உறுதி செய்ய வேண்டும் மற்றும் பயன்பாட்டு வரம்புகள் மீறப்படவில்லை.
