ஒரு தொழிலை இயக்கும் போது, தொழில்முறை மற்றும் மரியாதைக்குரிய விதத்தில் தொலைபேசிகளுக்கு பதிலளிக்க வேண்டியது அவசியம். பெரும்பாலான தொழில்களுக்கும் அவர்களது வாடிக்கையாளர்களுக்கும் இடையிலான தொடர்புக்கான முதன்மை வழிமுறையாக இது உள்ளது. வாடிக்கையாளர்களிடமுள்ள வாடிக்கையாளர்களின் மதிப்புரைகளை நீங்கள் வாசித்திருந்தால், வாடிக்கையாளர்கள் அவர்கள் தொலைபேசியில் எவ்வாறு நடத்தப்பட்டார்கள் என்பதன் அடிப்படையில் ஒரு நிறுவனத்தின் ஒட்டுமொத்த கருத்தை உருவாக்க முனைகின்றனர். வாடிக்கையாளர்கள் தங்கள் அழைப்புகள் பதிலளிக்கப்படுவதற்கு முன்பாக, மோதிரங்களின் எண்ணிக்கையை அடிப்படையாகக் கொண்ட தீர்ப்புகள் செய்கின்றன, அவர்கள் தொலைபேசியில் எவ்வாறு வரவேண்டும், எவ்வளவு நேரம் அவர்கள் வைத்திருக்கிறார்கள் மற்றும் அழைப்பின் முடிவில் அவர்கள் திருப்தி அடைந்தாலும்.
மூன்றாவது வளையத்திற்கு முன் தொலைபேசி எடு. இது ஒவ்வொரு முறையும் சாத்தியப்படாமல் இருக்கலாம், இது ஒட்டுமொத்த இலக்காக இருக்க வேண்டும். தங்கள் அழைப்புகள் உடனடியாக பதில் அளிக்கப்படாவிட்டால் வாடிக்கையாளர்கள் அதை இலாபமற்றதாக கருதுகின்றனர். இப்போதே அழைப்பை நீங்கள் பெற முடியாவிட்டாலும், குறைந்தபட்சம் வாடிக்கையாளரை வாழ்த்தி, ஒரு நிமிடம் நிறுத்துமாறு அவரிடம் கேளுங்கள்.
தொழில்முறை முறையில் தொலைபேசிக்கு பதிலளிக்கவும். பெரும்பாலான தொழில்களுக்கு, ஒரு நிலையான வாழ்த்துக்கள் சிறந்தவை, மேலும் அனைத்து தொலைபேசி அழைப்புகள் அதே வழியில் பதில்கின்ற ஒரு உலகளாவிய நிறுவனக் கொள்கையை நீங்கள் வெளியிடலாம். நிறுவனத்தின் பெயரை உள்ளடக்கிய எளிய வாழ்த்துகளைப் பயன்படுத்துங்கள், நீங்கள் எப்படி உதவலாம் என்று கேட்கிறார். உதாரணமாக, "நல்ல மாலை, கம்பெனி XXX ஐ அழைத்ததற்கு நன்றி, உங்களுக்கு எப்படி உதவலாம்?"
வாடிக்கையாளர் பேசும் போது தீவிரமாக கேள். வாடிக்கையாளர்கள் மற்றவர்களிடம் கவனம் செலுத்துவதில்லை என்று நினைக்காதபோது அவர்கள் கோபமடைகிறார்கள் அல்லது அவர்கள் சொன்னதை மீண்டும் மீண்டும் பலமுறை கேட்கிறார்கள். ஃபோனில் இருக்கும் போது பல்பணித் தவிர்க்கவும், வாடிக்கையாளரை உங்கள் கவனத்திற்குக் கொடுங்கள்.
நீங்கள் பேசிக்கொண்டிருக்கும்போது சிரித்துக் கொள்ளுங்கள். நீங்கள் புன்னகைக்கையில், நீங்கள் தொலைபேசியில் அதிக மகிழ்ச்சியைக் காணலாம் மற்றும் வாடிக்கையாளர்கள் இதற்கு சாதகமாக பதிலளிக்கிறார்கள். கூடுதலாக, எப்பொழுதும் எப்போதும் மகிழ்ச்சியாகவும், மரியாதையுடனும் இருக்க வேண்டும், வாடிக்கையாளர் எரிச்சலடைந்தாலும், ஏற்றுக்கொள்வதில்லை.
வாடிக்கையாளர்களுக்கு விஷயங்களை விளக்குகையில் மெதுவாகவும் தெளிவாகவும் பேசவும். தொலைபேசியை அவசரமாகத் தடுக்க முயற்சிக்கிறீர்கள் போல, வாடிக்கையாளர்கள் விரைந்து செல்ல விரும்பவில்லை. நீங்கள் நீண்ட செயல்முறைகளை விவரிக்கையில் அல்லது நிறுவனத்தின் கொள்கைகள் பற்றிப் பேசும்போது மெதுவாகவும் தெளிவாகவும் பேசுவது முக்கியம். வாடிக்கையாளர் முழுமையாக புரிந்துகொண்டு, எந்தவொரு நீடித்த கேள்விகளையுமே விட்டு வைக்காததால், நீங்களே விளக்கிக் கொள்ள வேண்டும்.
