ஒரு தரையிறங்கும் விழா திட்டமிடுவது எப்படி

திட்டமிடப்பட்ட நிகழ்ச்சியைத் திட்டமிடுவது ஒப்பீட்டளவில் எளிதானது அல்லது மிகவும் கடினம், வருடத்தின் நேரத்தை பொறுத்து, சம்பந்தப்பட்ட நபர்களின் வகை மற்றும் எண்ணிக்கை மற்றும் உள்ளூர் பத்திரிகைகளின் ஒத்துழைப்பு ஆகியவற்றைப் பொறுத்து. ஒரு வெற்றிகரமான முன்னிலைப்படுத்தும் விழாவைத் திட்டமிடுவதற்கான சில உதவிக்குறிப்புகள் கீழே உள்ளன.

தரையிறங்கும் விழா திட்டம் முன் திட்டமிடல்

விழாவிற்கு தேதி மற்றும் நேரத்தை நிறுவுதல். சம்பந்தப்பட்டிருக்கும் பிரதிநிதிகளின் கிடைக்கும் தன்மையை மனதில் கொள்ள வேண்டும்.

நிகழ்விற்கான திட்டத்தை அமைக்கவும்.

அழைக்கப்பட்ட அனைவரின் பட்டியலை உருவாக்கவும். இதில் நகரம், மாவட்டம் மற்றும் மாநில மற்றும் மத்திய அதிகாரிகள் அடங்கும்; வர்த்தக மற்றும் பொருளாதார வளர்ச்சி குழுக்களின் உள்ளூர் அறை; நிறுவனம் அல்லது அமைப்பின் நிர்வாகிகள் முன்வைக்கப்படுவது; மற்றும் உள்ளூர் பத்திரிகை.

மோசமான வானிலைக்கு ஒரு தற்செயல் திட்டம் ஒன்றை உருவாக்குங்கள். இந்த இடம் அருகே உள்ள அல்லது அருகே உள்ள பகுதியில் உள்ள மீதமுள்ள விழாவில் இருந்து அழுக்கு முதல் திசையை தோண்டிய அதிகாரிகளுக்கு வெளியே ஒரு குறுகிய விழாவை உள்ளடக்கியிருக்கும். எந்தவொரு வெளிநாட்டு விழாவிற்கும் வானிலை தடைசெய்யப்பட்டால், மழைத் தேதி மாற்றுக்கு விழாவை நகர்த்தலாமா அல்லது சடங்குத் தோற்றத்தை அகற்றி, ஒரு உள்ளூரில் உள்ள எல்லாவற்றையும் நிறுத்தி வைப்பதா என முடிவு செய்யுங்கள்.

நிகழ்வு அழைப்பு நீட்டிக்க சிறந்த வழி தீர்மானிக்க. நிகழ்வு பொதுவில் மூடப்பட்டிருந்தால், பங்கேற்பாளர்களை மின்னஞ்சல், தொலைபேசி அல்லது நேரடி மின்னஞ்சல் மூலம் அழைக்கவும். இது பொது மக்களுக்குத் திறந்தால், அழைப்பிதழ்கள் உள்ளூர் செய்தித்தாளில் வெளியிடப்படலாம் மற்றும் வானொலி மற்றும் தொலைக்காட்சியில் பொது சேவை அறிவிப்புகளில் விளம்பரப்படுத்தப்படும்.

நிகழ்ச்சியின் தேதி மற்றும் நேரம் ஆகியவை நிரலில் இருக்கும் ஒவ்வொரு நபரின் அட்டவணையில் இருப்பதை உறுதிப்படுத்துமாறு அழைக்கவும். நிகழ்விற்காக ஏதாவது பேசவோ அல்லது செய்யவோ கேட்கப்படுகிற அனைவருக்கும் நிரலில் உள்ள பாத்திரங்கள் மற்றும் அவர்கள் பேச வேண்டிய நேரத்தின் அளவு ஆகியவற்றை புரிந்துகொள்வார்கள்.

தளவமைப்பு நோக்கங்களுக்காக அனைத்து RSVP களையும் கண்காணிக்கலாம். கடைசி நேரத்தில் ஒரு நிரல் பேச்சாளர் வெளியேற வேண்டும் என்றால், ஒரு மாற்று பேச்சாளர் அவளது இடத்தை எடுத்து முடிந்தவரை சீக்கிரம் தேவையான ஏற்பாடுகளை செய்ய மனதில் கொள்ள வேண்டும்.

விழாவுக்குத் தயாராகுதல்

வர்த்தக மையம் அல்லது பொருளாதார மேம்பாட்டுக் குழுவிற்கு ஒரு கிளர்ச்சி கிட் இருந்தால், அதை உறுதிப்படுத்த, உள்ளூர் அறைக்கு அழைக்கவும். இந்த வகையிலான பெரும்பாலான நிறுவனங்கள், தளத்திற்கும் தங்கத்திற்கும் (அல்லது மற்ற நிறமுடைய) மண் மற்றும் ஹார்ட்ஹாட்களைக் குறிக்க கயிறு அல்லது ரிப்பன்களைக் கொண்டிருக்கும். அவர்கள் பொதுவாக தங்கள் குழு உறுப்பினர்கள் அந்த இலவச வழங்க வேண்டும். அந்த விஷயங்கள் உடனடியாக கிடைக்கவில்லை எனில், உங்களுக்குத் தேவையானதை அல்லது உங்கள் சொந்த தேவை என்ன என்பதை தீர்மானிக்கவும்.

நிகழ்விற்கான பட்ஜெட்டை நிறுவுக. எந்த வரவு செலவுகளும் கிடைக்கவில்லை என்றால், திட்டமிடப்பட்ட நிகழ்வில் நிகழ்வதற்கு நன்கொடைகளைப் பெற வழிகளைத் தீர்மானித்தல்.

அவர்கள் தேவைப்படலாம் என்றால் அலங்காரங்களில் முடிவெடுங்கள். அசல் மற்றும் தற்செயல் திட்டங்களை நினைவில் இருங்கள். நிகழ்வு தொடங்குமுன் குறைந்தது ஒரு மணி நேரத்திற்கு முன்னதாகவே அவற்றை வைத்திருங்கள்.

பொருந்தக்கூடிய சாப்பாடு மற்றும் காகிதம் பொருட்களை ஏற்பாடு. இல்லையெனில், நிரல் ஸ்பீக்கர்களுக்கு குறைந்தபட்சம், புதிய தண்ணீர் கிடைக்கிறதா என உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.

உட்புற மற்றும் வெளிப்புற மாற்று இரண்டையும் அமர்வதற்காக ஏற்பாடு செய்யுங்கள். பார்வையாளர்களின் அளவைப் பொறுத்தவரை அனைவருக்கும் அமிர்தம் சாத்தியமற்றது, அல்லது நிகழ்வு நடைபெற்றுக் கொண்டிருப்பதால், நிரல் பங்கேற்பாளர்களுக்கும் மற்ற உயர் பதவிகளுக்கும் கண்டிப்பாக இருக்க வேண்டும். அமர்வு ஒதுக்கப்படும் என்றால் தீர்மானிக்க. அவ்வாறு செய்தால், ஆசனத்தில் ஈடுபடும் அனைவருக்கும் நிரல் பங்கேற்பாளர்கள் மற்றும் பிற பிரமுகர்கள் எங்கு அமர்ந்து கொண்டிருப்பார்கள் என்பதைப் பார்த்து,

தேவைப்பட்டால் ஒரு கூடாரத்திற்கு ஏற்பாடு செய்யுங்கள். நிகழ்வை தொடங்குவதற்கு சில மணி நேரங்களுக்கு முன்னதாகவே அது நடைபெறுகிறது என்பதை உறுதிப்படுத்தவும்.

ஒரு தேவைப்பட்டால் ஒலி அமைப்புக்காக ஏற்பாடு செய்யவும். விழாவை தொடங்குவதற்கு முன் அமைக்கப்பட்டு சோதனை செய்யப்பட்டுள்ளதா என்பதை உறுதி செய்து கொள்ளுங்கள்.

பொருத்தமாக இருந்தால், குப்பிகளை வாங்கவும். நிகழ்வு துவங்குவதற்கு முன்பு அவை inconspicuably என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.

நிகழ்வில் கலந்துகொள்ளும் எல்லா பிரமுகர்களுக்கும் nametags செய்யலாம், இதனால் அவர்கள் எளிதாக அடையாளம் காணலாம். யாரோ ஒருவர் வந்து அவர்களை வரவேற்பதற்கு ஏற்பாடு செய்து அவர்களை உட்காருங்கள்.

எங்கு செல்ல வேண்டுமென்று மக்களுக்குத் தெரியப்படுத்துவதற்காக கயிறு அல்லது கொடிகளை கொண்டு தோண்டித்தெளிவு தளத்தைக் கண்டறியவும். பங்கேற்பாளர்களின் காலணிகளுக்கு சேதத்தைத் தடுக்க தளம் சேறு நிறைந்திருந்தால், ஒரு பிளாஸ்டிக் துணி துணி பாதையில் ஏற்பாடு செய்யுங்கள்.

டிக் அனைத்து பங்கேற்பாளர்கள் ஒரு கடின தொப்பி என்று உறுதி. ஒரு குறிப்பிட்ட ஹார்ட் தொப்பி பகுதிக்குள் விழா நடக்கிறது என்றால் அத்தகைய தொப்பிகள் அனைத்து பங்கேற்பாளர்களுக்கும் அவசியமாக இருக்கலாம்.

விழா நடத்துதல்

விழா தொடங்குவதற்கு முன்பாக எல்லா பங்கேற்பாளர்களும் தங்கள் ஒதுக்கப்பட்ட இடங்களில் இருப்பதை உறுதிப்படுத்தவும். அவற்றின் அளவுருக்கள் மற்றும் அவர்கள் பேச வேண்டிய நேரம் ஆகியவற்றை அவர்கள் புரிந்துகொள்வதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.

விழா துவங்குவதற்கு முன் பங்கேற்பவர்களுக்கு அழைப்பு விடுங்கள். அனைவருக்கும் இந்த விழாவிற்கு வரவேற்பு மற்றும் தொடங்குவதற்கு நேரம் இருக்கும்போது முதல் பேச்சாளரை அறிமுகப்படுத்துங்கள். புதுப்பித்தல் தளம் அல்லது கழிவறைகளின் இடம் போன்ற எந்தவொரு லாஜிஸ்டிக் தேவைகளையும் வெளிப்படுத்துங்கள்.

தேவைப்படும் நிகழ்வின் படங்களை எடுக்கவும். பத்திரிகைகள் எடுக்கப்பட்ட புகைப்படங்களின் நகல்களைப் பெறுவதற்கு மற்றொரு விருப்பம்.

திட்டத்தின் ஓட்டம் தொடங்கி முடிவுக்கு வரவும். தேவைப்பட்டால், படிப்படியாக மற்றும் திட்டவட்டமான பாதையில் கண்காணிக்கும் அல்லது காணாமற்போன பங்கேற்பாளருக்கு மறைப்பதற்குப் பேசவும்.

நிகழ்வு முடிவுக்கு வந்தவுடன் தூய்மைப்படுத்துவதை கவனித்துக் கொள்ளுங்கள். அனைத்து குப்பைகளும் எடுக்கப்பட்டன என்பதை உறுதி செய்து கொள்ளுங்கள், நிகழ்வு துவங்குவதற்கு முன்பாக அந்த தளம் மீண்டும் நிலைக்கு திரும்பியது.

உங்களுக்கு தேவையான பொருட்கள்

• உள்ளூர் பத்திரிகை பிரதிநிதிகளின் பட்டியல்

• நகரம், மாவட்ட, மாநில மற்றும் கூட்டாட்சி பிரதிநிதிகளின் பட்டியல்

• அழைப்பிதழ்கள்

• தளத்தை அகற்றும் கயிறு

• திணி

• பங்கேற்பாளர்களுக்கான ஹார்ட்ஹாட்ஸ்

• கேமரா

• அலங்காரங்கள்

• சாப்பாட்டில்

• தளத்தை நிறுத்துதல் உபகரணங்கள்

• nametags

• அட்டவணை மற்றும் நாற்காலிகள்

• ஒலி அமைப்பு கொண்ட போடியம்

• கூடாரம்

குறிப்புகள்

• "இடம்" முன்மாதிரி தளத்திற்கு ஒத்திருக்கிறது. பார்வையாளர்களின் அளவு அல்லது வானிலை காரணமாக, மாற்றக்கூடிய ஒரே நேரம் இது. எல்லோரும் சரியான நேரத்தில் சரியான இடத்திற்கு வேண்டுமென்றே விரும்புவது சாத்தியமற்றதாக இருக்கலாம், அதனால் சம்பந்தப்பட்டவர்களின் கால அட்டவணையை சந்திக்கும் தேதி மற்றும் நேரம் ஆகியவற்றைத் தடுக்கலாம். தரைவிரிப்பு விழாக்கள் பொதுவாக அழுக்கு முதல் மண் ஒரு சடங்கு தோண்டி அடங்கும். அவர்கள் மேயர் அல்லது பிற நகரத்தின், மாநில அல்லது மத்திய அதிகாரிகள், வணிகக் குழுவின் அல்லது பொருளாதார மேம்பாட்டு முகமைத் தலைவர்களிடமிருந்தும், அல்லது வணிகரீதியான அல்லது நிறுவனத்திலிருந்தும், பெரும்பாலான சந்தர்ப்பங்களில் ஒரு பொது முகவரி அமைப்பு இல்லாமல் பணிபுரிய முயற்சிப்பது சிறந்தது, ஏனென்றால் ஒருவரை அமைப்பதில் தொந்தரவு மற்றும் செலவினம். கேக் மற்றும் பஞ்ச் போன்ற சிற்றுண்டிச்சாலைகளை எளிய முறையில் வைத்திருங்கள். இந்த நிகழ்வில் ஈடுபட்டுள்ள பெரும்பாலானோர் இறுக்கமான அட்டவணைகளைக் கொண்டிருக்கிறார்கள் மற்றும் நீட்டிக்கப்பட்ட buffets அல்லது இரவு உணவுக்கு நேரம் இல்லை. நிகழ்வு தொடங்குமுன் குறைந்தது ஒரு மணி நேரத்திற்கு முன்பே அவர்கள் இடத்தில் இருப்பதை உறுதி செய்து கொள்ளுங்கள். தேவைப்பட்டால் மட்டுமே nametags ஐப் பயன்படுத்தவும். நிதி வாங்குவதற்கு கிடைக்கவில்லை என்றால் ஹார்ட் தொப்பிகள் பெரும்பாலும் உள்ளூர் தொழிற்துறையிலிருந்து கடன் பெறலாம். ஒரு வெற்றிகரமான முடிவை உறுதி செய்ய தேவையான எந்தவொரு நடவடிக்கையிலும் எப்போதும் தயாராக இருக்க வேண்டும். வாய்மொழியாகவோ அல்லது எழுதப்பட்ட தொடர்புகளிலோ வரும் பங்கேற்பாளர்களுக்கு நன்றி.

எச்சரிக்கை

நகரம், மாநில மற்றும் மத்திய அரசாங்கங்களால் நிறுவப்பட்ட முறையான நெறிமுறைகளை பின்பற்றாமல் ஒரு கடினமான தொப்பி பகுதிக்குள் பொதுமக்கள் எப்போதும் இருக்கக் கூடாது.