நீங்கள் இனிமேல் சேவை செய்ய மாட்டீர்கள் என்று ஒரு வாடிக்கையாளர் தெரிவிக்கும் வழி உங்கள் வணிகத்தின் நற்பெயரை உருவாக்க அல்லது உடைக்கலாம். வாடிக்கையாளர்கள் உங்கள் இணையத்தையும் உங்கள் நிறுவனத்தையும் இணையத்தில் எளிதில் வெளிப்படுத்த முடியும், எனவே அவர் தொடர்ந்து முரட்டுத்தனமாக அல்லது கோரியிருந்தாலும், நீங்கள் அவமதிப்பு இல்லாமல் உங்கள் செய்தியைத் தொடர்புகொள்ள வேண்டும். வாடிக்கையாளருக்கு ஒரு கடிதத்தை எழுதுவது, செய்தியை உடைப்பதற்கான மிகச் சிறந்த வழியாகும், ஏனென்றால், என்ன சொல்ல வேண்டும் என்று யோசித்து, ஒரு வாடிக்கையாளரை ஒரு சங்கடமான பொது காட்சியில் இருந்து காப்பாற்றுகிறது.
வாடிக்கையாளருக்குக் கடிதத்தை எழுதுங்கள், இன்றைய தினம் வரை உங்கள் கம்பெனி இனிமேல் அவருக்கு சேவை செய்ய முடியாது என்று எழுதவும். எளிமையான, தெளிவான, உறுதியான மொழியைப் பயன்படுத்துங்கள், இதனால் வாடிக்கையாளர் இந்த முடிவை இறுதி மற்றும் பேச்சுவார்த்தை, வாதம் அல்லது கெஞ்சுவதற்குத் திறக்கப்படவில்லை என்று புரிந்துகொள்கிறார்.
எதிர்மறைகளுக்குப் பதிலாக நிலைமைகளின் மீது கவனம் செலுத்துவதன் மூலம் நீங்கள் இந்த முடிவை எடுத்த காரணத்திற்காகவும். பிரத்தியேகப் பயணங்களுக்குப் பதிலாக ஒரு பொதுவான காரணத்தை பயன்படுத்தவும். உதாரணமாக, நீங்கள் உங்கள் ஊழியர்களிடம் வார்த்தைகளை தவறாகப் பயன்படுத்துகிறீர்கள் என்பதால், அவர் வாடிக்கையாளரைக் கூட்டிச் சென்றால், அவர் முரட்டுத்தனமாக எழுதுகிறார். அதற்கு பதிலாக, உங்கள் நிறுவனம் தனது தேவைகளை நிறைவேற்ற முடியாது என்றும், அவர் மற்றொரு நிறுவனத்தால் சிறப்பாக சேவை செய்யப்படுவார் என்றும் கூறுங்கள். உண்மையில், வாடிக்கையாளரின் "தேவைகளை" அவரது தொடர்ச்சியான முரட்டுத்தனமான அணுகுமுறையை உள்ளடக்கியது, ஆனால் நீங்கள் இந்த முடிவை மனதில் வைத்து தனது சிறந்த நலன்களைக் கொண்டிருப்பதாக நினைக்கிறீர்கள்.
மாற்றாக, ஒரு குறிப்பிட்ட வணிக காரணத்தை பயன்படுத்தவும். உதாரணமாக, வாடிக்கையாளர் உங்கள் வாடிக்கையாளர் தளத்தை விரைவாக வளர்கிறீர்கள் என்பதை வாடிக்கையாளரிடம் சொல்ல முடியும், இதன் விளைவாக உங்கள் வாடிக்கையாளர்களுக்கு தரமான சேவையை வழங்க முடியாது, இதன் விளைவாக, நீங்கள் சிலவற்றை அனுமதிக்க வேண்டும். உங்கள் நேரத்தை அதிகபட்சமாக எடுத்துக் கொள்ளும் ஒரு கோரிக்கை வாடிக்கையாளரை நீங்கள் அனுமதிக்க வேண்டும் என்றால், அவரது எதிர்பார்ப்புகளை நீங்கள் சந்திக்க வேண்டிய அவசியமில்லை என்று சொல்லுங்கள்.
சில வழிகாட்டல்களை அல்லது குறைந்தபட்சம் சிறந்த விருப்பங்களை வழங்குங்கள். உதாரணமாக, உங்கள் வாடிக்கையாளர்களுக்கு இதேபோன்ற சேவையை வழங்கும் மற்றொரு உள்ளூர் வியாபாரத்தை பரிந்துரைக்கலாம். வாடிக்கையாளர்களைக் குறைத்து இருந்தால், உங்கள் சிறு வணிகக் கோரிக்கைகளை வைத்துக்கொள்ள முடியாது, ஏனெனில் இது மிகவும் நன்றாக வேலை செய்கிறது. நீங்கள் ஒரு மாற்று கண்டுபிடிக்க உதவும் தயாராக தோன்றும் என்றால் வாடிக்கையாளர்கள் இன்னும் புரிந்து கொள்ள வேண்டும். ஒரு வாடிக்கையாளர் தனது மோசமான அணுகுமுறை காரணமாக நீங்கள் அவரை விடுவித்தால், போட்டியாளர்களுக்கு அவரைப் பார்க்கவும் கூடாது, ஏனெனில் அவர் அவருடன் சமாளிக்க வேண்டிய அவசியமில்லை. இதுபோன்ற சந்தர்ப்பங்களில், உங்கள் கடிதத்தை "நான் உங்களுக்கு மிகச் சிறந்ததை விரும்புகிறேன்" என்று சொல்வதன் மூலம் வெறுமனே கூப்பிடுங்கள்.
