பெரும்பாலும் ஒரு நிறுவனம் ஒரு திட்டத்திற்கு உதவுவதற்கு முயற்சிக்கும்போது, அது ஒரு RFP அல்லது முன்மொழிவுக்கான கோரிக்கையை வெளியிடுகிறது. ஒப்பந்தகாரர்கள் பின்னர் RFP க்கு பதிலளிக்கிறார்கள், அவர்கள் திட்டத்துடன் எவ்வாறு உதவ முடியும் என்பதைக் கோடிட்டுக் காட்டுகிறார்கள், ஏன் தங்கள் நிறுவனம் அல்லது குழு இந்த வேலைக்கு சிறந்த வழிமுறையாகும். மிகவும் முழுமையான பதில்களைப் பெறுவதற்கும், சரியான தேர்வு செய்வதற்கும், RFP களில் சில அடிப்படை தகவல்கள் அடங்கியிருக்க வேண்டும்.
ஒரு RFP எப்போது வேண்டுமானாலும் ஒரு கோரிக்கை விடுப்பதற்கும், உதவி தேவைப்படும் பிரச்சனை அல்லது திட்டத்திற்கும் ஒரு அறிமுகம் மற்றும் கண்ணோட்டத்துடன் தொடங்க வேண்டும். அறிமுகம் வழக்கமாக ஒரு பத்தி அல்லது இரண்டு விட, மற்றும் திட்டம் மற்றும் முன்மொழியப்பட்ட வரவு செலவு திட்டம் தேதி மற்றும் சேர்க்க வேண்டும். இந்த தகவலை உள்ளடக்கிய நிறுவனங்கள் RFP க்கு பதிலளிக்க வேண்டுமா என தீர்மானிக்க உதவுகிறது.
திட்ட விவரங்கள்
ஒரு RFP இன் இரண்டாவது பகுதி, குறிப்பிட்ட திட்டம் அல்லது நிரல் குறித்த விவரங்களை வழங்க வேண்டும். திட்டத்தின் நோக்கம் மற்றும் கட்டமைப்பைப் பற்றிய விவரங்கள் மற்றும் குழு, இடம், அட்டவணை மற்றும் நிலை ஆகியவற்றைப் பற்றிய விவரங்கள். இந்த தகவல், திட்டத்தின் சூழலைப் புரிந்து கொள்ள உதவுகிறது; அவர்கள் பின்னர் கோரிக்கை அமைப்பு தேவைகளை தங்கள் பதிலாள் தையல்காரர் முடியும்.
சேவையின் நோக்கம்
ஒரு வெளிப்புற நிறுவனத்திடமிருந்து நீங்கள் எதை தேடுகிறீர்கள் என்பதை ஒரு RFP விவரிக்க வேண்டும். சேவைகளின் இந்த நோக்கம் RFP இன் மிகவும் முக்கியமான பகுதியாகும். ஏனெனில், உங்கள் தேவைகளை பூர்த்தி செய்யும் திட்டங்களை உருவாக்க பதிலளிப்பு நிறுவனங்கள் பெரும் கவனத்தை எடுக்கின்றன. திட்டத்தை நிறைவு செய்வதற்கான முக்கிய பணிகளை நீங்கள் கொண்டிருக்க வேண்டும், அவசியமான சேவைகளின் பட்டியல் மிகவும் பொதுவானதாக இருக்க வேண்டும், ஏனெனில் ஒவ்வொரு பதிலளிப்பு நிறுவனமும் திட்டத்திற்கு சொந்த அணுகுமுறை வேண்டும். வெளி நிறுவனங்களுக்கு அவர்களின் யோசனைகள் மற்றும் செயல்முறைகளை விரிவாகப் பார்ப்பதன் மூலம் வேலைக்கு சிறந்த நிறுவனத்தில் அதிகமான தகவலைத் தெரிந்துகொள்ள முடிகிறது.
பட்ஜெட்
RFP களைக் கொண்டிருக்கும் சில நிறுவனங்கள் பட்ஜெட் தகவலைச் சேர்க்க தயங்கும்போது, உங்களிடம் கண்டிப்பான பட்ஜெட் இருந்தால், அதை RFP இல் சேர்க்கவும். RFP நிறுவனத்தில் பட்ஜெட்டைப் பயன்படுத்துவது எப்படி திட்டமிடுகிறதென்பதையும், அவற்றின் பில்லிங் மற்றும் கட்டண தேவைகள் மற்றும் செயல்முறைகளின் முறிவு ஆகியவற்றை விவரிக்கும் பிரிவுகளைக் கொண்டிருக்க வேண்டும். நீங்கள் வழங்கும் ஒப்பந்த வகை மற்றும் ஒப்பந்தத்தின் காலத்தைப் பற்றிய தகவலும் இதில் அடங்கும்.
தகுதிகள்
உங்கள் நிறுவனத்துடன் பணிபுரியும் வெளிப்புற நிறுவனத்தைத் தேர்ந்தெடுத்துக் கொள்ளும்போது, நீங்கள் விரும்பக்கூடிய சிறந்த, மிகவும் தகுதியான நிறுவனம் உங்களுக்கு வேண்டும். RFP, ஒரு பகுதியை உள்ளடக்கியது, இதில் பதிலளிப்பு நிறுவனங்கள் வேலைக்கு தகுதியுடைய விவரங்களை விவரிக்க வேண்டும். நீங்கள் குறிப்பிட்ட அனுபவத்தை தேடுகிறீர்களானால், அந்த பகுதியிலுள்ள தங்கள் திறமைகளையும் அனுபவத்தையும் விவரிப்பதற்கு பதிலளிப்பவர்களையும் கேளுங்கள். கூடுதலாக, நிறுவனம் முழுவதுமாக அல்லது தனிப்பட்ட குழு உறுப்பினர்களுக்காக கோரிக்கை குறிப்புகள் உள்ளன.
மதிப்பீடு மற்றும் சமர்ப்பிப்பு
RFP க்கள், திட்டத்தை சமர்ப்பிக்க மதிப்பீட்டு அளவுகோல்கள் மற்றும் திசைகளின் முறிவுகளை உள்ளடக்கியிருக்க வேண்டும். தெளிவான மற்றும் குறிப்பிட்ட காலக்கெடுவின் தேதி மற்றும் நேரத்தை குறிப்பிடவும், நீங்கள் குறிப்பிட்ட திட்டங்களைப் பெறும் குறிப்பிட்ட முகவரி. உடனடியாக தகுதியற்ற நிலைக்கு இட்டுச்செல்லக்கூடிய சூழ்நிலைகள் இருந்தால், பின்வருபவர்களும் அடங்குவர்.
