ஒரு கருத்தரங்கு ஏற்பாடு எப்படி

நீங்கள் ஒரு பேச்சாளர், ஆலோசகர் அல்லது கல்வியாளர் என்றால், கருத்தரங்குகள் உங்கள் வணிகமாக இருக்கலாம். நீங்கள் வேறொரு வணிக உரிமையாளராக இருந்தால், உங்கள் வியாபாரத்தை சந்தைப்படுத்துவதற்கான சிறந்த முறைகளில் ஒன்றாக கருத்தரங்குகள் இருக்கலாம். ஒரு கருத்தரங்கை ஏற்பாடு செய்வதற்கான உங்கள் காரணங்கள் என்னவென்றால், உங்கள் பங்கேற்பாளர்களை சீராக இயங்குவதற்கும், அவர்களை ஈர்க்கும் ஒரு நிகழ்வை உருவாக்க அதே அடிப்படை வழிமுறைகளை பின்பற்ற வேண்டும்.

உங்கள் தலைப்பை தேர்வு செய்யவும். நீங்கள் ஒரு ஆலோசகராகவோ அல்லது பேச்சாளராகவோ இருந்தால், ஒரு குறிப்பிட்ட தலைப்பைப் பற்றி ஒரு குழுவிடம் பேசுவதற்கு நீங்கள் கேட்கப்பட்டிருக்கலாம். உங்கள் வியாபாரத்தை விளம்பரப்படுத்த ஒரு கருத்தரங்கு ஏற்பாடு செய்திருந்தால், உங்கள் இலக்கு வாடிக்கையாளரிடம் முறையிடும் ஒரு தலைப்பை நீங்கள் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். உதாரணமாக, ஒரு வழக்கறிஞர் எஸ்டேட் திட்டமிடல் பொது பொது இலவச கருத்தரங்கு ஏற்பாடு செய்யலாம்.

உங்கள் இடம் தேர்ந்தெடுக்கவும். உங்களிடம் உள்ள பங்கேற்பாளர்களின் எண்ணிக்கையை மதிப்பீடு செய்யவும், அனைவருக்கும் வசதியாக உட்கார்ந்திருக்கும் இடத்திற்கு ஒரு இடம் தேர்வு செய்யவும். ஒரு இடம் தேர்வு செய்யும் போது நீங்கள் விலையில் விலையை செலுத்த வேண்டும். சில இடங்களில் பல நூறு அல்லது ஆயிரம் டாலர் அறை வாடகை கட்டணமும் இருக்கலாம், மற்றவர்கள் மிகவும் நியாயமானவையாக இருக்கலாம். ஹோட்டல்களில் அடிக்கடி விருந்து ஏற்பாடு செய்யும் அறைகள் பெரும்பாலும் மாநாடுகள் நடைபெறுகின்றன, இதனால் ஒரு இடம் உங்கள் தேடலில் தொடங்குவதற்கு நல்ல இடம்.

அழைப்புகள் உருவாக்கவும் மற்றும் அஞ்சல் அனுப்பவும். உங்கள் நிகழ்வின் அளவு மற்றும் தன்மை ஆகியவற்றைப் பொறுத்து, உங்கள் அழைப்பிதழ்கள் மைக்ரோசாப்ட் வேர்டில் உருவாக்கப்பட்ட ஒரு எளிய ஆவணத்திலிருந்து தொழில்முறை வடிவமைப்பாளரால் உருவாக்கப்பட்ட ஒரு ஆடம்பரமான வடிவமைப்புக்கு வரலாம். பங்கேற்பாளர்கள் நேரத்தை கலந்துகொள்ள திட்டமிட அனுமதிக்க உங்கள் அழைப்பிதழ்களை பல வாரங்களுக்கு முன்பே அனுப்பவும். இருப்பினும், உண்மையான கருத்தரங்கு தேதி வரவிருக்கும் முன்பே அவர்கள் மறந்துவிடக் கூடிய அழைப்பிதழ்களை அனுப்ப வேண்டாம். நீங்கள் உங்கள் அழைப்பிதழ்களை மின்னஞ்சல் செய்யலாம், ஆனால் பல பெறுநர்களின் ஸ்பேம் கோப்புறைகளில் அவை முடிவடையும் என்பதை நினைவில் கொள்ளவும்.

நீங்கள் மதிய உணவு அல்லது ஒளி சாப்பாடுகளை வழங்கலாமா என்பதை முடிவு செய்யுங்கள். உங்கள் கருத்தரங்கு பல மணிநேரங்களுக்கு ஓடிவிட்டால், அது ஒளி சாப்பாட்டைக் கொண்டிருப்பது நல்லது. உங்கள் கருத்தரங்கு அதிகாலையில் ஆரம்பிக்கிறதா அல்லது மதிய நேரத்தின்மேல் இயங்கினால், மதிய உணவை வழங்குவது பரிந்துரைக்கப்படுகிறது. சில அரங்குகளில் நீங்கள் ஒரு நிகழ்ச்சியைக் கொண்டிருக்கும்போது அவர்களின் உள்நாட்டிலுள்ள உணவுப்பொருட்களின் சேவைகளைப் பயன்படுத்த வேண்டும். நீங்கள் புதுப்பிப்புகளை ஒழுங்கமைக்கும் முன் உங்கள் ஒப்பந்தத்தின் விதிகளை அறிந்திருங்கள்.

உங்கள் விளக்கக்காட்சிகளை உருவாக்கவும். கைப்பிரதிகளை நகலெடுக்கவும் அல்லது தொழில்முறை பிரிண்டரில் அச்சிடவும். நீங்கள் பவர்பாயிண்ட் விளக்கக்காட்சியை உருவாக்க விரும்பலாம், எனவே நீங்கள் அல்லது உங்கள் பேச்சாளர் பொருள் வழங்கும் போது உங்களுக்கு காட்சி குறிப்பு உள்ளது. அச்சு தேர்வுகளின் கீழ் "கையொப்பங்களை" தேர்ந்தெடுப்பதன் மூலம் உங்கள் பங்கேற்பாளர்களுக்கான கையொப்பத்தை எளிதாக உருவாக்கலாம். நீங்கள் ஒரு பக்கத்திற்கு மூன்று என்பதை உறுதிசெய்து கொள்ளுங்கள், மேலும் உங்கள் பங்கேற்பாளர்கள் நேரடியாக குறிப்புகளை தங்கள் கையேட்டில் எடுக்க முடியும்.

நிகழ்விற்கு சில நாட்களுக்கு முன், உங்கள் RSVP களின் அடிப்படையில் பங்கேற்பாளர்களின் எண்ணிக்கையை நிறைவு செய்யுங்கள். நீங்கள் தேர்வுசெய்தால், உங்கள் நிகழ்வை நினைவூட்டுவதற்கு நீங்கள் அழைத்த பிற நபர்களை அழைக்கலாம் மற்றும் பதிவு செய்ய கடைசி வாய்ப்பு அவர்களுக்கு வழங்கலாம். முடிந்தால் நீங்கள் அடையாத எவருக்கும் ஒரு செய்தியை அனுப்பவும், அவர்கள் கலந்து கொள்ள திட்டமிட்டால் விரைவில் உங்களை அழைக்க அவர்களுக்கு அறிவுறுத்துங்கள்.

ஒரு உள்நுழைவு தாள் மற்றும் nametags உருவாக்கவும். கருத்தரங்கு பங்கேற்பாளர்கள் பிற மக்களை சந்திக்கவும் உடனடியாக அவர்களின் பெயரையும், அவர்கள் எங்கிருந்து வருகிறார்கள் என்பதையும் நன்றாக தெரிந்துகொள்வது நல்லது. புதிய நபர்களுக்கு தங்களை அறிமுகப்படுத்தும் போது சில சங்கடமான உணர்ச்சிகளை மக்கள் தவிர்க்கிறார்கள். உங்கள் பங்கேற்பாளர்களுக்கு தொடர்ச்சியான கல்விக் கடன்களை அளிக்க நீங்கள் திட்டமிட்டால், அல்லது கருத்தரங்கிற்குப் பிறகு உங்கள் பங்கேற்பாளர்களுடன் தொடர்பு கொள்ள விரும்பினால் நீங்கள் ஒரு உள்நுழைவு தாள் பயனுள்ளதாக இருக்கும். அவர்களின் பெயர்கள், முகவரிகள், தொலைபேசி எண்கள் மற்றும் மின்னஞ்சல் முகவரிகளை நீங்கள் கேட்கலாம். அவர்கள் உங்களிடம் இருந்து மேலும் தகவலை பெற விரும்பவில்லை என்றால், அதை சரிபார்க்க ஒரு பெட்டியை வழங்குவது ஞானமானது.

ஒவ்வொரு அட்டவணை அமைப்பிற்கான பாக்கெட்டுகளை உருவாக்கவும். உங்கள் வணிகம் பற்றி சிற்றேடுகள் மற்றும் பிற விளம்பரப் பொருட்கள் ஆகியவற்றை நீங்கள் சேர்க்க விரும்பலாம். உங்கள் பங்களிப்பாளர்களுக்கு எழுதுவதற்கு ஏதோவொன்றை வழங்கவும், எழுதுவதற்கு ஒரு பேனாவும் கொடுக்க வேண்டும். உங்கள் வணிக லோகோவுடன் இந்த உருப்படிகளை நீங்கள் வைத்திருக்கவில்லை என்றால், உங்கள் நிகழ்வை நீங்கள் வைத்திருக்கும் இடத்தில் பேனாக்கள் மற்றும் பட்டைகள் இருக்கலாம், அவை வழங்குவதில் மகிழ்ச்சியாக இருக்கும்.

உங்கள் நிகழ்வை சில நாட்களுக்கு முன்னர் உங்கள் இடத்தில் உங்கள் தொடர்பு நபருடன் விவரங்களை உறுதிப்படுத்தவும். நீங்கள் உணவளிக்கப்பட்டிருந்தால், உங்கள் சமையலறையுடன் இறுதி தலைப்பை உறுதிப்படுத்த வேண்டும். தாள்கள், நாப்கின்கள் அல்லது கப் போன்ற காகித பொருட்கள் வழங்குவதற்கு உங்களுக்குத் தேவைப்பட்டால், உங்கள் உணவளிப்பைத் தெரியப்படுத்தவும். தேவையான பணம் செலுத்தும் ஏற்பாடுகளை செய்யுங்கள். சில நிகழ்ச்சிகள் மற்றும் சமையல்காரர்களுக்கு வெளிப்படையான பணம் தேவைப்படுகிறது, மற்றவர்கள் உங்கள் நிகழ்வு நாள் பணத்தை சேகரிக்க மகிழ்ச்சியாக உள்ளனர்.

உங்கள் நிகழ்வுக்கு முன் அல்லது காலையில் உங்கள் இடம் அமைக்கவும். உங்களுடைய இடம் ஊழியர்களிடம் நீங்கள் கேட்கும் விதத்தை அமைத்திருப்பதை உறுதிப்படுத்த வேண்டும். உங்கள் விருந்தினர்கள் வருவதற்கு முன்னர் ஒவ்வொரு பெட்டியிலும் உங்கள் பாக்கெட்டுகள் மற்றும் பிற பொருட்களை வைக்க வேண்டும். அறையைச் சுற்றி நடக்கவும், அறையின் முன்னால் எல்லோருக்கும் நீங்கள் அல்லது உங்கள் பேச்சாளரின் தெளிவான பார்வை இருக்கும் என்பதை உறுதிப்படுத்தவும்.

உங்கள் விருந்தினருக்கான திட்டம் அல்லது உங்கள் நிறுவனத்தின் ஒரு பிரதிநிதி உங்கள் நிகழ்ச்சியின் முதல் விருந்தினரைத் தொடங்கும் போது, ​​கலந்துகொள்ள வேண்டும். நீங்கள் மக்களை வாழ்த்தவும், உள்நுழைவு தாள், கழிவறை அறைகள் மற்றும் சிற்றுண்டிச்சாலைகளுக்கு நேரடியாக வழிநடத்தும்.

குறிப்புகள்

• உங்கள் கருத்தரங்குக்கு திட்டமிடும் போது முடிந்தவரை ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட நிலையில் இருக்க முயற்சிக்கவும். சிறிய விவரங்கள் உங்களை மூழ்கடித்து விடுகின்றன, மேலும் ஒழுங்கமைக்கப்படுவதால் நீங்கள் நிகழ்வுக்கு வழிநடத்துகிறீர்கள், மிக மெதுவாக அது பெரிய நாளில் இயக்கப்படும்.

எச்சரிக்கை

நிகழ்வின் தினத்தைக் காட்டாத உங்கள் கருத்தரங்கில் ஒரு ஆசனத்தை ஒதுக்கி வைத்திருக்கும் சில பங்கேற்பாளர்கள் எப்போதும் உங்களிடம் இருப்பார்கள். அவசரநிலைகள் எழுகின்றன அல்லது சில சிக்கல்கள் ஏற்படுகின்றன, சிலர் உண்மையில் வருவதைத் தடுக்கின்றன. அதை நீங்கள் தொந்தரவு செய்ய வேண்டாம். வாய்ப்புகள் உள்ளன, கடைசி நிமிடத்தில் வரை காண்பிக்கும், அவர்கள் இன்னும் கலந்து கொள்ள முடியுமா என கேட்கும் ஒருவரை அல்லது இரண்டு பேர் இருப்பார்கள்.