வாடிக்கையாளர் சேவையில் பணிபுரியும் போது, உங்கள் வாடிக்கையாளர்கள், தொலைபேசி மூலம், கடிதம் மற்றும் மின்னஞ்சலில், பல்வேறு நபர்கள் போன்ற தகவல்தொடர்பு சேனல்களால் உங்களைத் தொடர்புகொள்ளலாம். நிலைமையை பொறுத்து, சரியான நெறிமுறைகள் மற்றும் வாடிக்கையாளர் திருப்தி ஆகியவற்றை உறுதி செய்ய சில நெறிமுறைகள் மற்றும் வழிமுறைகள் உள்ளன. உங்கள் நிறுவனம் அதன் சொந்த குறிப்பிட்ட நெறிமுறைகளை பின்பற்ற வேண்டும், ஆனால் கீழே உள்ள வழிகாட்டுதல்கள் பெரும்பாலான வாடிக்கையாளர் சேவை தொடர்பு வழிகாட்டுதல்களில் சேர்க்கப்பட்டுள்ளன.
நபர்
ஒரு வாடிக்கையாளருடன் நேருக்கு நேர் சந்திக்கும் போது, உங்கள் அணுகுமுறை மற்றும் நடத்தை உங்கள் நிறுவனத்தின் மதிப்பீடுகளுடன் பொருந்த வேண்டும். உங்கள் பொறுப்புக்கு வெளியே உள்ள ஒரு விஷயத்தை ஒரு வாடிக்கையாளர் புகார் செய்தாலும் கூட, எல்லா நேரங்களிலும் நீங்கள் தொழில்முறை மற்றும் மரியாதைக்குரியவராக இருக்க வேண்டும். சந்தேகம் இருந்தால், கோரிக்கையை கையாள உங்கள் நிர்வாகி அல்லது மேற்பார்வையாளரை கேளுங்கள் அல்லது வாடிக்கையாளர் பெயரையும் தொடர்புத் தகவலையும் பெறலாம், இதன்மூலம் அவர்களின் கோரிக்கையை எவ்வாறு நிறைவேற்றுவது என்பது தொடர்பாக நீங்கள் தொடர்புகொள்வீர்கள்.
தொலைபேசி மற்றும் வாய்ஸ்மெயில்
தொலைபேசி மூலம், உடனடியாக பதிலளிக்க வேண்டியது முக்கியம், தெளிவாக பேசவும், நட்புரீதியான தொனியைப் பயன்படுத்தவும். ஒரு அழைப்பாளர் கேட்பது முதல் காரியம், அது பெரும்பாலும் உங்கள் நிறுவனத்தால் தீர்மானிக்கப்படுகிறது. உங்கள் விருப்பப்படி தொலைபேசிக்கு பதிலளிக்க நீங்கள் சுதந்திரம் இருந்தால், உங்கள் பெயர், நிறுவனத்தின் பெயர் மற்றும் நீங்கள் எவ்வாறு உதவலாம் என்பதை நபர் கேட்கும் வகையில் வாழ்த்து தொழில்முறை வைத்திருக்கவும். எந்த உரையாடலையும் முடிப்பதற்கு முன்னர், உங்கள் வாடிக்கையாளரின் கேள்விகளுக்கு நீங்கள் பதில் அளித்து, வேறு எதையாவது செய்ய முடியுமா எனக் கேட்கவும். உங்கள் மேஜையில் இருந்து நீங்கள் இல்லாவிட்டால் அல்லது உள்வரும் தொலைபேசி அழைப்பை எடுக்க முடியாவிட்டால், வாடிக்கையாளர் உங்கள் குரலஞ்சலுக்கு அனுப்பப்படுவார். உங்கள் வாழ்த்துகள் தற்போதைய மற்றும் புதுப்பிக்கப்படும். அடிக்கடி உங்கள் குரல் அஞ்சலைச் சரிபார்த்து, சீக்கிரம் செய்திகளைத் திரும்பவும்.
கடிதங்கள் மற்றும் குறிப்புக்கள்
உங்கள் வாடிக்கையாளர் பெரும்பாலும் எழுத்துப்பூர்வமான கடிதங்கள் மற்றும் மெர்மாண்ட்டுகள் வடிவத்தில் தகவல்தொடர்பைக் காட்டிலும் அதிகமான அதிகாரங்களைக் கொண்டிருப்பதைக் காண்கிறார். எழுதப்பட்ட கடிதங்கள் தெளிவான, தகவல்தொடர்பு, சரியான நேரத்தில் மற்றும் துல்லியமானதாக இருக்க வேண்டும். வாடிக்கையாளர் தகவலைப் படித்தவுடன் அவருக்கு என்ன எதிர்பார்க்கப்படுகிறது என்பதை அறிந்து கொள்ள வேண்டும். தொனி எப்போதும் கள்ளத்தனமாகவும், தொழில் ரீதியாகவும் இருப்பதை உறுதிப்படுத்தவும், அச்சிடுவதற்கு முன்னர் எழுத்துப்பிழை துல்லியம் மற்றும் இலக்கண நிலைத்தன்மையை எப்போதும் சரிபார்க்கவும்.
மின்னஞ்சல் மற்றும் ஆன்லைன் படிவங்கள்
சில நேரங்களில், உங்கள் வாடிக்கையாளருடன் மின்னஞ்சல் அல்லது வரி வடிவங்கள் மூலம் தொடர்பு கொள்ளலாம். கடிதங்கள் மற்றும் மெமோக்களைப் போலவே, மின்னஞ்சல் மூலம் தொடர்பு கொள்ளுதல் ஒரு தொழில்முறை மற்றும் ஒழுக்கமான முறையில் நடத்தப்பட வேண்டும், சொல்லகராதி, எழுத்து மற்றும் இலக்கணத்திற்கு சிறப்பு கவனம் செலுத்துகிறது. மின்னஞ்சலை சிறிது நெகிழ்வுத்தன்மைக்கு அனுமதிக்கிறது, மேலும் சில நேரங்களில் அதிக முறைகேடாகவும் இருக்கலாம். தெளிவான மற்றும் எளிமையான செய்தி மின்னஞ்சல் மூலமாக வாடிக்கையாளர் சேவையை வழங்குவதற்கான முக்கியமாகும். மேலும், நீங்கள் குரல் அஞ்சல் செய்திகளைச் செய்தால், மின்னஞ்சல் செய்திகளை ஒருபோதும் புறக்கணிக்கக்கூடாது; எப்போதும் உங்கள் வாடிக்கையாளர்களின் கேள்விகளுக்கு பதிலளிக்கவும்.
