நிர்வாக அலுவலகம் நடைமுறைகள் எழுதுவது எப்படி

நிறுவனங்கள் பணியாளர்களுக்கு பயிற்சியளிப்பதற்காக அலுவலக நிர்வாக நடைமுறை கையேடுகளைப் பயன்படுத்துகின்றன, மென்பொருள் உருவாக்க அல்லது வாங்குவதற்கும், அலுவலகத்தில் திறனை மேம்படுத்துவதற்கும் பயன்படுத்தப்படுகின்றன. மென்பொருள் அலுவலக செயல்பாடுகள் ஒரு பெரிய பகுதியாகும் மற்றும் பாதுகாப்பு, தரவுத்தள உருவாக்கம் மற்றும் அணுகல், மின்னஞ்சல் நெறிமுறை மற்றும் வைரஸ் பாதுகாப்பு போன்ற கணினி செயல்பாடுகளை வரையறுக்க வேண்டும். செயல்முறை கையேட்டில் அடிக்கடி உங்கள் அலுவலகத்தின் தேவைகளை பூர்த்தி செய்யும் மென்பொருளை உருவாக்க அல்லது வாங்குவதற்கு உதவும் பாய்வுகளை உள்ளடக்குகிறது.

அலுவலக நிர்வாகிகள் பதிவுகள் மற்றும் ஆவணங்கள் செயலாக்க மற்றும் மேலாண்மை பொறுப்பு; கூட்டங்கள், மாநாடுகள், மற்றும் சிறப்பு நிகழ்வுகள் ஆகியவற்றைத் தயாரிக்கிறது; பயண ஏற்பாடுகளை செய்தல்; வாடிக்கையாளர்கள், மேலாண்மை, சப்ளையர்கள் மற்றும் பணியாளர்களுடன் தொடர்பு கொள்ளுதல். திறமையான நடைமுறை கையேடு அலுவலக நடைமுறைகளை தெளிவாகவும் முடிந்தளவு விரிவாகவும் விவரிக்கிறது. ஒரு புதிய ஊழியர் அலுவலக நடைமுறைகளை பற்றிய தகவலை கையேடு பார்க்க முடியும்.

உங்களுக்கு தேவையான பொருட்கள்

• 3-ரிங் பைண்டர்

• சொல் செயலாக்க மென்பொருள்

நிர்வாக அலுவலகம் நடைமுறைகள் எழுதுவது எப்படி

நடைமுறைகளை அடையாளம் காணவும்

அலுவலக நிர்வாக நடைமுறை கையேடு பல நடைமுறைகள் கொண்டிருக்கும். மிக உயர்ந்த நிலை, மிகவும் பொதுவான நடைமுறைகள் மற்றும் மிகவும் விரிவான பணிக்குத் தொடங்குங்கள். ஒவ்வொரு செயலிலும் அந்த வகைக்கு எப்படி பொருந்துகிறது என்பதை குறிக்கும் ஒரு உயர் நிலை விளக்கப்படம் இருக்க வேண்டும். புதிய பணிப் பணியாளர்களுக்கு பயிற்சியளிப்பது மிகவும் எளிது, ஏனெனில் இது அவர்களின் பணி ஓட்டத்தின் கிராஃபிக் பிரதிநிதித்துவம் ஆகும். கீழே உள்ள எடுத்துக்காட்டு சில அலுவலக நடைமுறைகளின் எளிய விளக்கம் ஆகும்.

1. அலுவலகம் ரெக்கார்ட்ஸ்

1.1 வாங்குதல் விநியோகம் 1.2 தாக்கல் 1.3 மெயில் கையாளுதல் 1.4 திட்டமிடல்

1.3 அஞ்சல் கையாளுதல்

1.3.4 அஞ்சல் பெறுதல் -> 1.3.4 அஞ்சல் -> உடனடியாக பதில் தேவை -> ஆம் -> அவசரமாக மார்க் -> வழங்காதது -> மார்க் செய்யாதீர்கள் -> வழங்குபவர்

கையேட்டை எழுதுகையில், ஒவ்வொரு உபதலைவிற்கும் எழுத்து விவரங்களை வழங்கவும். உதாரணத்திற்கு:

1.3.3 மெயில் பெறுதல் மின்னஞ்சல் அஞ்சல் அறையில் வரிசைப்படுத்தப்பட்டு ஒவ்வொரு துறையின் மின்னஞ்சல் முகவரிக்கு 10 மணிநேரமும் வழங்கப்படுகிறது. அலுவலக உதவியாளர் மின்னஞ்சல் அனுப்புகிறார், அதை வகைப்படுத்துகிறார் (1.3.4 ஐ பார்க்கவும்), அஞ்சல் உடனடி பதிலை தேவைப்பட்டால், 1.3.5 பார்க்கவும்).

நடைமுறை தகவல் சேகரிக்கவும்

இது எழுத்து நடைமுறையில் மிக முக்கியமான படிப்பாகும், மேலும் பெரும்பாலான நேரம் தேவைப்படும். நீங்கள் விவரிக்கும் செயல்முறை மற்றும் திட்டத்தின் நோக்கம் ஆகியவற்றை புரிந்து கொள்ளுங்கள். இந்த செயல்முறைக்கு பார்வையாளர்களைப் புரிந்துகொள்வது மற்றும் உயர் நிலை நடைமுறைகளுக்கு இது பொருந்துகிறது. நடைமுறைக்கு சப்ளையர்கள் யார்? உரிமையாளர்கள் மற்றும் பொருள் சார்ந்த வல்லுநர்கள் யார்? வாடிக்கையாளர்கள் யார்? நீங்கள் மேலே தெளிவான புரிதலைக் கொண்டிருக்கும்போது, ​​பின்வரும் படிகளைப் பின்பற்றவும்:

1. ஒரு சந்திப்புக் கேள்விகளை எழுதுங்கள். ஒரு விரிவான செயல்முறை எழுத நீங்கள் தெரிந்து கொள்ள வேண்டியது என்ன?
2. நேர்முக நடத்தை மற்றும் முடிவுகளை ஆவணப்படுத்தவும்.
3. செயலாக்கத்திற்கான உள்ளீடு, பணி நடவடிக்கைகள் மற்றும் வெளியீடு ஆகியவற்றைக் காட்டும் ஒரு ஓட்டம்.
4. செயல்முறை உரிமையாளர்களுடன் துல்லியத்திற்காக நீங்கள் உருவாக்கிய புரோஸ்கார்ட்டை மதிப்பாய்வு செய்யவும்.

ஒரு வரைவு கையேட்டை எழுதுங்கள்

கையேட்டிற்கான ஒரு வடிவமைப்பைத் தேர்வுசெய்து, அந்த வடிவமைப்பால் நிர்வாகம் ஒப்புக்கொள்கிறதா என்பதை உறுதிப்படுத்தவும். முழு கையேட்டை சுருக்கவும். வடிவமைப்பு அல்லது உள்ளடக்கத்தில் உடன்பாடு இல்லை என்பதால் கையேட்டை மாற்றியமைக்க விரும்பவில்லை. மாற்றங்கள் மற்றும் புதுப்பிப்புகளை எளிதாக்குவதற்கு ஒரு 3-மோதிரத்தை பைண்டர் பயன்படுத்தவும். ஆவணப்படுத்தப்பட்டுள்ள ஒவ்வொரு நடைமுறைக்கும் பின்வருவனவற்றைச் சேர்க்கவும்:

• தலைப்பு
• அறிமுகம்
• கண்ணோட்டம்
• திருத்தம் தேதி
• செயல்முறை உரிமையாளர் - பொருத்தமான பெயர்களைப் பயன்படுத்துங்கள் மற்றும் தனிப்பட்ட பெயர்களைப் பயன்படுத்துவதைத் தவிர்க்கவும்
• படிப்படியான விளக்கங்கள் கொண்ட பாய்வுப்படம்
• வரையறைகள்
• செயல்முறை பயன்படுத்தப்படும் பொருட்கள் அல்லது மென்பொருள்
• எடுத்துக்காட்டுகள், அட்டவணைகள், விளக்கப்படங்கள் மற்றும் கிராபிக்ஸ் போன்றவை

விமர்சனம் மற்றும் திருத்து

பொறுப்பான நிர்வாக குழு, செயல்முறை உரிமையாளர் மற்றும் செயல்முறை வாடிக்கையாளர் ஆகியவற்றை மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டும். வாடிக்கையாளர் நிறுவனத்திற்கு வெளியில் இருந்தால், ஒரு மதிப்பாய்வைக் கோருவதற்கு முன்பு நிர்வாக ஒப்புதல் பெற்றிருக்க வேண்டும்.

அதன் துல்லியத்தன்மையையும், முழுமையையும் சோதிக்க ஒவ்வொரு செயலிலும் ஆசிரியரை தவிர வேறொருவரை நீங்கள் விரும்பலாம். சட்டப்பூர்வ கட்டுப்பாடு இருந்தால், உங்கள் உள் சட்ட நிறுவனம் இணக்கத்திற்கான கையேட்டை மதிப்பாய்வு செய்வதை உறுதிசெய்க.

ஆய்வு செயலின் போது காணப்படும் எந்த குறைபாடுகளையும் பகுப்பாய்வு செய்து திருத்தவும், இறுதி பதிப்பை எழுதவும். ஆவணத்தை வெளியிடுவதற்கு முன், சரியான ஒப்புதலின் கையொப்பங்களைப் பெறவும்.

புதுப்பிப்புகளை ஆவணப்படுத்துவதற்கு பொறுப்பான கையேட்டின் ஒரு உரிமையாளரை நியமிக்கவும்.