காகிதம் இல்லாத ஒரு அலுவலகம் சுற்றுச்சூழலுக்கு உதவக்கூடும், ஆனால் போதுமான பணிச்சூழலமைப்பு முறையை வைக்கவில்லை என்றால் அது செயல்முறை தலைவலி உருவாக்கலாம். எல்லாவற்றையும் டிஜிட்டல் இடத்திற்கு நகர்த்துவதற்கு ஆவணம் கட்டுப்பாடு மற்றும் பணிப்பாய்வு நடைமுறைகளை நிறுவுதல் தேவைப்படுகிறது, இது எதுவும் மாற்றத்தில் இழக்கப்படுவதில்லை. உடலில் உள்ள பெட்டிகள் வரலாற்றின் தூசிப்பகுதிகளுக்குச் செல்லும் போது, மெய்நிகர் ஒன்றை மாற்ற வேண்டும்.
டிஜிட்டல்
ஒரு காகிதமற்ற அலுவலகத்தில், இலக்கு ஆன்லைன் அனைத்தையும் நகர்த்த வேண்டும். அச்சிடப்பட்ட ஆவணங்கள் ஸ்கேன் செய்யப்பட்டிருக்கும் மற்றும் அங்கீகரிக்கப்பட்ட பயனர்கள் அவற்றை அணுகக்கூடிய உங்கள் கணினியில் பகிர்ந்த இருப்பிடத்தில் வைக்கப்படுகின்றன. சுற்றுச்சூழல் நலன்கள் கூடுதலாக, ஒரு நன்கு நிர்வகிக்கப்பட்ட காகிதமற்ற அலுவலகத்தை பாரம்பரிய தாக்கல் அமைப்புகள் விட கண்டுபிடிக்க எளிதாக தகவல் செய்ய முடியும். ஒரு மெய்நிகர் காப்பகத்தின் பழைய ஆவணங்களை சேமித்து வைத்திருப்பது, அதனால் அடிக்கடி அணுகப்பட்ட பகுதிகளைச் சீர்குலைக்காது, ஆனால் இன்னும் தேவைப்பட்டால் அவை கிடைக்கும்.
பகிரப்பட்ட காலெண்டர்கள்
பணிநேர அட்டவணைகளை ஒரு பகிரப்பட்ட காலெண்டரில் நகர்த்தும்போது பணிநேர நேரத்தை மற்றும் பணி அட்டவணையை பாதிக்கும் பிற விஷயங்களை நிர்வகிக்க முதலாளிகள் அனுமதிக்கின்றனர். கூட்டாளர்களையும் மற்ற திட்டமிட்ட நிகழ்வுகளையும் கண்காணிக்கும் வகையில் இது செயல்படுகிறது. பணியிட காலெண்டர்களைப் பகிர்ந்து கொள்ளும் குழுக்கள் யார், யார் யார் அலுவலகத்தில் இருந்து கண்காணிக்க முடியும் என்பதையும், மனதில் உள்ள திட்டப்பணிகளில் பணியிடங்களை கட்டமைக்க முடியும். முக்கிய பங்குதாரர்கள் வார இறுதியில் முடிவில் ஒரு மாநாட்டிற்கு செல்கிறார்கள் என்று பார்க்க முடிகிறது, உதாரணமாக, ஒரு முக்கிய ஆவணம் அல்லது ஒப்பந்தத்தின் வரைவு பெற விரைவிலேயே ஒருவரை ஊக்குவிக்க முடியும், எனவே அந்த பங்குதாரர்கள் தங்கள் உள்ளீட்டை வழங்குவதற்கு வாய்ப்பு கிடைக்கும் உள்ளடக்கம் முடிந்தது.
ஆவண மேலாண்மை
ஆவணமற்ற ஆவணங்களை பராமரிக்கவும் சேமித்து வைக்கவும் கட்டாயமாக்கப்படும் ஒரு அமைப்புக்கு Paperless அலுவலகங்களுக்குத் தேவை. ஆவணங்களை எளிதாக்குவதற்கு ஒரு ஆவண பெயரிடும் மாநாட்டையும் கோப்புறை அமைப்புகளையும் உருவாக்கவும். ஆவண மேலாண்மை அமைப்புகள் பெரும்பாலும் "சரிபார்க்கும்" மற்றும் டிராக்கிங் மாற்றங்களை அனுமதிக்கின்றன. இது ஒரே நேரத்தில் ஒரு ஆவணத்தில் பணியாற்றுவதைப் பல நபர்கள் தடுக்கிறது மற்றும் பதிப்பு கட்டுப்பாட்டுக்கு அனுமதிக்கிறது. பகிரப்பட்ட இருப்பிடங்களில் ஆவணங்கள் புதுப்பிக்கப்படும்போது பயனர்கள் ஒரு கோப்பை பதிவிறக்கும்போது ஏற்படும் புதுப்பிப்புகளை குறைத்து, புதுப்பிப்புகளை செய்து, மின்னஞ்சல் வழியாக வெளியேற்றவும், பின்னர் உத்தியோகபூர்வ பதிப்பை தற்போதைய நிலையில் வைக்கத் தவறும்.
திட்ட மேலாண்மை
திட்ட மேலாண்மை மென்பொருள் திட்டம் மைல்கற்கள் மற்றும் காலக்கெடுகளை கண்காணிக்கும். பணிகள் மற்றும் திட்ட அட்டவணைகளை கண்காணிக்கும் ஒரு அமைப்பு உங்களுக்கு தேவைப்படும் மற்றும் பணியாளர்களுக்கு ஏதாவது முடிந்தபோதோ தெரிவிக்க உதவுகிறது. ஒரு புதிய பணி அவளுக்கு கவனத்தைத் தேவைப்படும் போது அறிவிப்புகளை யாராவது விழிப்பூட்ட வேண்டும். தனிநபர்கள் அவர்களது சொந்த திட்டங்களை கண்காணிக்க முடியும், அதே நேரத்தில் மேலாளர்கள் அணி முழுவதும் முடிந்ததைப் பற்றி முழுமையான தோற்றத்தை பெறவும் தேவையான வளங்களை மீண்டும் பெறுவார்கள். திட்டங்கள் முடிந்தவுடன் ஒருமுறை டிஜிட்டல் காப்பகப்படுத்தப்பட வேண்டும், மேலும் கற்றுக் கொண்ட படிப்பின்கீழும், அதேபோல் இதே போன்ற திட்டம் தொடங்குகையில், அறிவு பரிமாற்றம் எளிதில் நிகழலாம்.
