நீங்கள் ஒரு பெரிய அல்லது சிக்கலான நடவடிக்கைக்கு பொறுப்பாக இருந்தால், நிகழ்வு திட்டமிடல் குழு கைக்குள் வரலாம். தொடக்கத்தில் இருந்து திட்டமிடலில் அது பங்கு பெறலாம் என்பதால் இந்தக் குழு ஆரம்பிக்கப்பட வேண்டும். காலவரையறை மற்றும் நியமனம் செய்யும் குழு உறுப்பினர்களை அமைக்கும் போது முன்னணி வகிக்க வேண்டும்.
நிகழ்வுக்கு முன்னால் குழு மாதங்களுக்கு திட்டங்களைத் தொடங்கத் தொடங்குங்கள். குழு எப்போதுமே சந்திக்க வேண்டும் மற்றும் கூட்டங்களை குறைந்தபட்சம் வைத்திருக்க வேண்டும், அதனால் மக்கள் சலிப்படாது. நிகழ்வு நெருங்கி வருகையில் கூடுதல் கூட்டங்களை திட்டமிடலாம்.
குழுவின் உறுப்பினர்களின் பொறுப்புகளை நிறுவுதல் மற்றும் குழுவில் சேர மக்களை அணுகுவதற்கு முன்னர் எந்த உப குழுவையும் திட்டமிடுங்கள்.
குழுவில் சேர்வதற்கு மக்களை அழைக்கவும். நிகழ்வில் ஆர்வம் காட்டியவர்கள் அல்லது இதே போன்ற நிகழ்வைத் திட்டமிடுவதில் அனுபவம் உள்ளவர்கள் மீது கவனம் செலுத்துங்கள். நபரிடம் கேளுங்கள் மற்றும் அந்தப் புள்ளியில் நீங்கள் திட்டமிட்ட அனைத்து விவரங்களையும் தனி நபருக்குக் கொடுங்கள். உங்கள் குழுவில் சேர்வதற்கு அவர்களுக்கு நன்றி தெரிவிக்கவும், உங்கள் முதல் சந்திப்பின் விவரங்களை நினைவூட்டவும் அவர்களுக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்பவும்.
ஒவ்வொரு உறுப்பினரும் முதல் கூட்டத்தில் தொடர்பு தகவலுடன் ஒரு குறுகிய படிவத்தை பூர்த்தி செய்து கொள்ளுங்கள். சந்திப்பு அட்டவணையை மதிப்பாய்வு செய்து நிகழ்வு மற்றும் ஏதேனும் தற்போதைய சொத்துகள் அல்லது சிக்கல்களைப் பற்றிய விவரங்களை வழங்கவும். உங்களுக்கு உதவி தேவை மற்றும் எடுத்த தீர்மானங்களை எங்கு வேண்டுமானாலும் செய்ய வேண்டும். துணை கமிஷன்களைக் கொண்டு வந்து குழு உறுப்பினர்கள் எந்த பொறுப்பாளர்களாக இருப்பார்கள் என்பதை தீர்மானிக்கட்டும். முதல் கூட்டத்தின் முடிவில் துணைக்குழு உறுப்பினர்களை நியமிக்கவும்.
