அலுவலகம் நடைமுறைகளை மேம்படுத்த எப்படி ஆலோசனைகள்

நாங்கள் எல்லோரும் குழப்பமான அலுவலகங்களில் பணிபுரிந்தோம் - ஆவணங்கள் மற்றும் பிற பொருட்கள் அடுக்குகளில் குவிக்கப்பட்டிருக்கின்றன, ஊழியர்கள் விரக்தியடைந்துள்ளனர் மற்றும் அவர்களின் பொறுப்புகள் பற்றி உறுதியாக தெரியவில்லை, மற்றும் ஊழியர்கள் என்ன செய்து கொண்டிருக்கிறார்கள் என்பது குறித்து மகிழ்ச்சியாக இல்லை. அலுவலகத்தை சீராக இயங்க வைப்பது எப்படி? பின்பற்றுவதற்கு ஊழியர்களுக்கான தெளிவான நடைமுறைகளை வைத்திருப்பது எல்லாவற்றையும் விழ வைக்க உதவுகிறது - நீங்கள் ஒரு தூய்மையான அலுவலகம், மகிழ்ச்சியான மற்றும் அதிகமான உற்பத்தி ஊழியர்கள் மற்றும் சிறந்த மேலாளர்கள் எந்த நேரத்திலும் இருக்க வேண்டும்.

உங்களுக்கு தேவையான பொருட்கள்

கணினி
காகிதம்
நோட்புக்

நெறிமுறை உருவாக்கவும்

ஒரு கணக்கெடுப்பு மற்றும் கணக்கெடுப்பு ஊழியர்கள் எழுதுவதன் மூலம் தெளிவாக தெரியாத அமைப்பின் பகுதிகள் ஆராயுங்கள். ஊழியர்கள், அவற்றின் பங்கு மற்றும் பொறுப்புகள், அவர்கள் புகார் செய்கிறார்களா அல்லது சில நடைமுறைகளை ஒழுங்காக செய்வது என்பது பற்றி தெளிவாக தெரியவில்லை.

பணியாளர்களுக்கு விளக்கம் தேவைப்படுவதன் அடிப்படையில் ஒரு ஊழியர் கையேட்டை உருவாக்குங்கள். அலுவலக சூழலைப் பற்றிய தகவலையும் உள்ளடக்கிய தரமான நிறுவன கொள்கைகளையும் உள்ளடக்கியது. ஊழியர்களின் வேலை நேரத்திற்குள் தாக்கல் செய்யப்பட வேண்டும், பணிக்குச் செல்வதற்கு முன்பு தங்கள் மேசைகளை நேராக்க வேண்டும் மற்றும் ஒரு சுத்தமான பணியிடத்தை உருவாக்க தங்கள் பங்கை செய்ய வேண்டும் என்று ஊழியர்கள் அறிந்து கொள்ள வேண்டும்.

நிலையான இயக்க நடைமுறைகள் அல்லது SOP களை உருவாக்கவும். யார், எங்கு, எங்கு, ஏன், எப்படி ஒவ்வொரு பணியும் வரையறுக்க வேண்டும் என்று SOP கள் அறிவுறுத்தல்கள் எழுதப்பட்டுள்ளன. ஊழியர்களைப் பின்தொடரும் ஒவ்வொரு பணிக்கும் ஒரு SOP ஐ உருவாக்கவும். செயல்முறை, அதை எவ்வாறு செய்வது என்பது குறித்த படிப்படியான படிப்படியான படிநிலை, மேலும் தகவல்கள் தேவைப்பட்டால் ஆதாரங்களின் பட்டியல் ஆகியவற்றைப் பற்றிய சுருக்க பத்தி அடங்கும். இந்த SOP மதிப்பாய்வு செய்யப்படும் மற்றும் புதுப்பிக்கப்படும் போது, எதிர்காலத்தில் 6 முதல் 12 மாதங்களுக்கு ஒரு தேதியை சேர்க்கவும். அந்த செயல்முறைக்கு பொறுப்பான நிறுவனத்தில் உள்ள நபருக்கான பெயர் மற்றும் தொடர்பு விவரங்கள் ஆகியவற்றை உள்ளடக்குகிறது - அந்த வழி, ஊழியர்கள் அதிக தகவலுடன் தொடர்பு கொள்ள வேண்டும் என்பதை அறிவார்கள். ஒரு நோட்புக் உள்ள அனைத்து SOPs வைக்க மற்றும் அவர்கள் ஏதாவது சரிபார்க்க வேண்டும் என்றால் அவர்கள் ஒரு செயல்முறை பார்க்க அதனால் அனைத்து ஊழியர்கள் இந்த அணுக. புதிய நடைமுறைகளை எழுதும் புதிய புத்தகங்களை எழுதுங்கள்.

ரயில் ஊழியர்கள் மற்றும் ஒழுங்கமைக்கப்பட்டவர்கள்

பணியாளரின் கையேட்டை அனைத்து தற்போதைய பணியாளர்களுக்கும் முடிந்தவுடன் உடனடியாகவும், புதிய பணியாளர்களிடமிருந்து அவர்கள் வாடகைக்கு எடுத்தபோதும் கொடுக்கவும். ஊழியர்களுக்கு அவர்கள் என்ன எதிர்பார்க்கிறார்கள் என்று தெரிந்தால், அலுவலகம் இயங்குவதை மேம்படுத்த முடியும்.

அவர்களுக்குப் பொருந்தும் எல்லா SOP களுக்கும் பயிற்சியளிக்கும் ஊழியர்கள். செயல்முறை பயிற்சிக்கான மற்ற ஊழியர்கள் ஒருவருக்கு ஒருவர் அல்லது ஒரு குழுவிற்கு பொறுப்பான ஊழியர் ஒருவர் இருக்க வேண்டும். அவர்கள் உருவாக்கிய பிறகு அனைத்து நடைமுறைகளிலும் ரயில் ஊழியர்கள், எனவே அந்த செயல்முறை செய்யும் போது அவர்கள் எதிர்பார்க்கப்படுகிறது என்ன ஊழியர்கள் தெளிவான.

அலுவலகத்தை ஒழுங்கமைக்க அனைத்து ஊழியர்கள் தினமும் சுத்தம் செய்யுங்கள். இது அடிக்கடி செய்யப்படக்கூடாது. ஊழியர் கையேட்டைப் படித்து புதிய SOP களில் பயிற்சியளிக்கப்பட்ட பின்னர், ஊழியர்கள் என்ன செய்ய வேண்டும் என்பதற்கான தெளிவான யோசனை இருக்க வேண்டும்.