நான் அலுவலகம் நடைமுறைகளை எப்படி வரைய வேண்டும்?

குறிப்பிட்ட செயல்முறைகளை நிர்ணயிப்பதற்காக உங்களுக்கும் உங்கள் நிர்வாக குழுக்கும் உதவுவதன் மூலம் அலுவலக நடைமுறைகளை மேம்படுத்துவது உங்கள் அலுவலகத்திற்கோ வணிகத்திற்கோ பயன் அளிக்கிறது. சேவை செயல்திறனை பராமரித்தல் மற்றும் சேவை தரத்தை உறுதிப்படுத்த தேவையான தகவலை வழங்குவதற்கான வழிகாட்டியாக அலுவலக நடைமுறைகள் உதவுகின்றன. தெளிவான மற்றும் துல்லியமான நடைமுறைகளை உருவாக்குதல், உள்ளடக்கத்தை திட்டமிடுதல், நடைமுறைகளை எழுதுதல், கையேடு அல்லது வழிகாட்டலை உருவாக்குதல் மற்றும் நடைமுறைகளுக்கு மாற்றப்பட்ட அனைத்து திருத்தங்களை கண்காணிப்பதன் மூலமாகவும் அடைய முடியும். அலுவலக நடைமுறைகள் ஒரு குறிப்பிட்ட அலுவலக செயல்பாடு அல்லது முழு அலுவலகத்தின் நிர்வாகத்திற்காக எழுதப்படலாம்.

உங்களுக்கு தேவையான பொருட்கள்

• டேப் ரெக்கார்டர் (விரும்பினால்)

• நோட்புக் மற்றும் சொல் செயலி

• நாட்காட்டி அல்லது திட்டமிடல்

நீங்கள் நடைமுறைகளை எழுதுவதை ஏன் எழுதுகிறீர்கள், யார் நடைமுறைகளைப் பயன்படுத்துவார்கள். நடைமுறைகள், அல்லது செயல்முறைகளின் பிரிவுகள் எவ்வாறு பயன்படுத்தப்படுகின்றன என்பதை அடிக்கடி அடையாளம் காணவும். குறிப்பாக இருப்பது ஆவணமாக்க முயற்சியை மையமாகக் கட்டமைக்க உதவுகிறது.

என்ன பணிகளை மேற்கொள்வது மற்றும் எப்படி அடிக்கடி பணிகள் நிறைவு செய்யப்படுகின்றன என்பதற்கான தகவலை சேகரிக்க ஒரு அட்டவணையை உருவாக்கவும். ஒரு பணிக்குள்ளாக ஒவ்வொரு செயலையும் நிறைவு செய்வதற்காக மேற்கொள்ளப்பட்ட படிகள் குறித்து பேட்டி காண்பிக்கும் வல்லுநர்களை நேர்காணல் செய்யவும். கீறல் இருந்து படிகளை உருவாக்கும் என்றால், பணிகள் முடிக்க தொடக்கத்தில் இருந்து முடிவுகளை பின்பற்றவும் படிநிலைகளை ஒரு எளிய பாய்வு வரைய.

ஆவணம் வழங்கப்படும் மற்றும் அது ஒரு காகித அல்லது ஆன்லைன் வடிவத்தில் இருக்கும் என்பதை தீர்மானிக்கவும். நடைமுறை நோக்கங்களுக்காக, காகிதத்தில் உள்ள நடைமுறைகள் சிறந்தவை, ஏனென்றால் அவை எளிமையான குறிப்பு வழிகாட்டியாக செயல்படுகின்றன, மேலும் நடைமுறை பயிற்சிக்கு போது பயனுள்ளவை. நடைமுறைகளை உருவாக்கும் போது ஒரு கோப்பு அமைப்பு மற்றும் எளிய கோப்பு-பெயரிடும் மாநாட்டைக் கொண்டிருக்கும்.

செயல்பாட்டின் படி பிரிவுகளாக பிரிக்கவும். செயல்பாட்டு-குறிப்பிட்ட பணிகளை உருவாக்குதல் ஒரு நபர் அல்லது துறைக்கு பொறுப்பையும் பொறுப்பையும் வழங்குகிறது, அவர் பணி முடிக்க வேண்டும்.

ஒவ்வொரு பணியையும் முடிக்க தேவையான நடைமுறை படிகளை எழுதுங்கள். படி 2 இல் எழுதப்பட்ட அல்லது பதிவு செய்யப்பட்ட நேர்காணல் குறிப்பைப் பயன்படுத்தி, வரிசையில் செயல்பாட்டை எழுதுங்கள், இதனால் யாருக்கும் செயல்பாடு மற்றும் பணி வெற்றிகரமாக நிறைவு செய்ய முடியும். பணிகளை முழுமையாக ஆவணப்படுத்திய பிறகு, முழுமையான உள்ளடக்கத்தைச் சரிபார்க்கவும், மதிப்பாய்வு செய்யவும். துல்லியத்திற்காக ஆவணம் வரைவு ஒன்றை ஒன்று அல்லது இரண்டு வல்லுநர்கள் சரிபார்க்க வேண்டும்.

அவசியமான திருத்தங்களைச் செய்யவும், இரண்டாவது, அல்லது இறுதி, வரைவுகளை உருவாக்கவும். உங்கள் ஆவணம் டெலிவரி தேதி மனதில் வைத்து, ஆவணத்தின் கடைசி காசோலை மற்றும் அச்சு அல்லது ஆன்லைன் குறிப்புக்கான இறுதி ஆவணம் தயாரிக்கவும். மேம்படுத்தல்கள் செய்யப்படும் போது எளிதான பக்க மாற்றுக்கான மூன்று-மோதிரத்தை பிணைப்பில் வைக்க வேண்டும்.

குறிப்புகள்

• எந்தவொரு தகவலையும் அல்லது பணி ஓட்டங்களையும் பயன்படுத்துவதன் மூலம், நடைமுறைகளை மேம்படுத்துவதற்கு தேவையான நேரத்தை குறைக்கும் மற்றும் செயல்முறை பிழைகள் குறைக்கப்படுவதை உறுதி செய்ய உதவுகிறது.

  சராசரியாக, ஆவணங்கள் மற்றும் மறுஆய்வு செயல்முறை முடிக்க சுமார் ஆறு வாரங்கள் எடுக்கும்.