ஒரு கூட்டத்தின் நிமிடங்களை எழுதுவது மற்றும் விநியோகித்தல்

ஒரு காண்டோமினியம் சங்கம் அல்லது பன்னாட்டு கூட்டுத்தாபனத்திற்கு, சந்திப்பு நிமிடங்கள் குழுவால் எடுக்கப்பட்ட எந்தவொரு செயலுக்கும் சட்டப்பூர்வ அடிப்படையாக அமைகின்றன. ஒதுக்கீடு, கொள்கைகள், கொள்முதல் - நிறுவனம், இலாபமற்ற அல்லது லாபத்திற்கான எந்த நடவடிக்கையும் - நிமிடங்களில் பதிவு செய்யப்பட வேண்டும். சில அமைப்புகள் மற்றவர்களை விட முறையற்றவையாகும் - ஒரு அண்டை வீட்டுக்காரர் குழுவில் அட்டவணையில் ஒரு பிரசன்னத்தை ஏற்படுத்துவதற்கு நீங்கள் அஞ்ச மாட்டீர்கள் - ஆனால் அவர்களது ஆளும் உடல்களின் முடிவுகளின்படி அவை செயல்பட வேண்டும். நிமிடங்கள் அந்த செயல்களின் ஆதாரம் மற்றும் அவற்றின் நோக்கத்தை வரையறுக்கின்றன.

ஆயத்தமாக இரு

முன்கூட்டியே திட்டமிடு. கூட்டத்திற்கு முன்பாக நிகழ்ச்சி நிரலையும் உறுப்பினர் உறுப்பினர்களின் கூட்டத்தையும் கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்களையும் வரிசைப்படுத்துங்கள். உங்கள் குழு வழக்கமாக செயற்பட்டியலில் செயல்படவில்லை என்றால், கவனம் செலுத்துவதற்கு அவ்வாறு செய்ய ஊக்குவிக்கவும். வணிக நடத்துவதற்கு எத்தனை உறுப்பினர்கள் தேவைப்படுகிறார்கள் என்பதை அறியவும், தேவைப்பட்டால் நிமிடங்களில் ஒரு குவார்ட்டின் இருப்பை நீங்கள் கவனிக்கலாம்.

உங்கள் குறிப்புகள் பயன்படுத்த ஒரு டெம்ப்ளேட் செய்ய. தேதி, நேரம் மற்றும் இருப்பிடத்திற்கான இடைவெளிகளைச் சேர் மற்றும் பங்கேற்பாளர்களிடமும் தொலைதூரத்திலிருந்தும் தெரிவு செய்ய உறுப்பினர்களின் பட்டியல். கூட்டம் பொது உள்ளீட்டை உள்ளடக்கியிருந்தால், பெயர்கள் மற்றும் சிக்கல்களுக்கான ஒவ்வொரு கோடுகளுக்கும் வரிகளும் அடங்கும். Meetingtemplates.com போன்ற பல வலைத்தளங்கள் பல்வேறு வகையான சந்திப்புகளுக்கு இலவச வார்ப்புருவை வழங்குகின்றன.

கூட்டத்தில் தேதி, நேரம், இடம், பங்கேற்பாளர்கள் மற்றும் குவாம் தகவல் ஆகியவற்றை நிரப்புக. சந்திப்பிற்கான அழைப்பை மற்றும் நேரத்தை யார் அழைத்தார்கள் என்பதையும் கவனியுங்கள். முடிந்தால், அவர்களது பெயர்களைப் பதிவு செய்வதற்கு பொதுமக்களின் உறுப்பினர்களைக் கேட்டுக் கொள்ளுங்கள், எனவே அவற்றை எப்படி உச்சரிக்க வேண்டும் என்று நீங்கள் கேட்கக்கூடாது. பெரிய உறுப்பினர் குழுக்களில், உங்கள் வருகை சரிபார்ப்பு பட்டியலைச் சரிபார்க்க ஒரு கையெழுத்துப் பட்டியலை சுழற்றுங்கள்.

துல்லியமாக நிறைவேற்று

ஒவ்வொரு பிரச்சினையும் பதிவு செய்யுங்கள், ஒவ்வொரு நடவடிக்கையும் எடுக்கும். இயக்கம் செய்த உறுப்பினரின் பெயரை எப்போதும் அடங்கும். முதல் இயக்கம் பொதுவாக ஒரு முந்தைய கூட்டத்தின் நிமிடங்களை ஏற்றுக்கொள்ளும், அதன் பின் எந்த குழு அறிக்கையும் கொடுக்கப்படும். பரிந்துரைகள் மற்றும் பதிலுக்கு எடுக்கப்பட்ட எந்த நடவடிக்கையும் அடங்கும். இறுதியான நிமிடங்களில் சேர்த்துக் கொள்ள எழுதப்பட்ட குழு அறிக்கைகளை பாதுகாக்கவும். விவாதங்களை சுருக்கமாக முயற்சிக்காதீர்கள்.

ஒவ்வொரு இயக்கத்தின் துல்லியமான மறுபடியும் சேர்த்து அறிமுகப்படுத்துதல், நகர்த்த அல்லது வேறுவழியின்றி நடவடிக்கை எடுப்பவர்களின் பெயர்களை கவனியுங்கள். பல நிறுவனங்கள் இயக்கத்தின் நொடிகளை நொறுக்கும் நபரை பதிவு செய்கின்றன. மறுபரிசீலனை அல்லது விளக்கத்தை கேட்க தயங்காதே - இந்த உத்தியோகபூர்வ பதிவு குழுவை குறிப்பிட்ட செயலுக்கு பிணைக்கிறது.

உங்கள் அமைப்பு முறையின் படி பதிவு வாக்குகள். குறைந்தபட்சம் வாக்குகளின் எண்ணிக்கை உங்களுக்கு வேண்டும். சில குழுக்கள் பெயர்களைச் சேர்த்து ஒவ்வொரு நபரும் எப்படி வாக்களித்தார்கள் என்பதை பதிவு செய்ய வேண்டும்.

நேரம் மற்றும் முறை ஒத்திவைப்பு பதிவு. செயலாளர் நிமிடம்-கீப்பர் என உங்கள் பெயரைச் சேர்க்கவும்.

நேராக பின்தொடருங்கள்

உடனடியாக நிமிடங்கள் எழுதுங்கள், கூட்டம் உங்கள் மனதில் புதியதாக இருக்கும். அறிக்கைகள் அல்லது காட்சிகளைக் கொண்டு ஒரு நாள் அல்லது இரண்டு நாட்களுக்குள் அங்கீகாரத்திற்கான தலைவரை அழைத்துச் செல்லுங்கள்.

மின்னஞ்சல்கள், முதல் வகுப்பு அஞ்சல், மைக்ரோசாப்ட் ஒன்னொட் அல்லது கூகிள் டிரைவ் போன்ற மேகக்கணி நிரல் போன்ற பகிரப்பட்ட பயன்பாட்டினால் அவர்களைக் கேட்டுள்ள உறுப்பினர்கள் மற்றும் பங்கேற்பாளர்களுக்கு நிமிடங்கள் அனுப்பவும்.

அதிகாரபூர்வமான நகலை தயாரித்து நிரந்தர பதிவுக்கு அசல் அறிக்கைகள் மற்றும் காட்சிகளை இணைக்கவும்.

குறிப்புகள்

• சுருக்கம் டெம்ப்ளேட் உங்கள் சந்திப்பு குறிப்புகள் பொருந்தும் முயற்சி விட உங்கள் நிறுவனத்தின் தேவைகளை ஒரு டெம்ப்ளேட் சரியான முயற்சி. பல வணிக வார்ப்புருக்கள் நிறுவன அல்லது பொதுக் கூட்டங்களுக்கான மிகவும் இயல்பானவை.

  உங்கள் நிறுவனத்தில் ராபர்ட் விதிகளின் விதிகளை பயன்படுத்துவதை ஊக்குவிக்கவும். இது முறையான மற்றும் முறைசாரா கூட்டத்திற்கு ஏற்ற வகையில் பரவலாக பயன்படுத்தப்படும் வடிவமாகும்.