சந்திப்பு நிமிடங்கள் துல்லியமாக தொகுப்பாளர்கள் ஒதுக்கப்பட்ட பணிகள் மீது கவனமாக இருப்பதை உறுதிப்படுத்த உதவுகிறது, தவறான தகவலை குறைத்து, அடுத்தடுத்த கூட்டங்களின் செயல்திறனை அதிகரிக்கிறது. தெளிவான மற்றும் விரிவான சந்திப்பு நிமிடங்களின் நன்மை என்னவென்றால், எந்த வணிக உரிமையாளர், நிர்வாகி அல்லது கூட்டங்களை நடத்துகிறார்களோ அந்தத் தலைவரின் நிமிடங்களை எடுத்துக்கொள்வதற்கான வழிமுறைகளை உருவாக்க வேண்டும். இந்த வழிகாட்டுதல்கள், கூட்டத்திற்கு முன்பும், அதற்கு பின்னரும் என்ன நடக்கும் என்பதைக் கவனிக்க வேண்டும்.
கூட்டத்திற்கு முன்
யார் நிமிடங்களை எடுத்துக்கொள்வது என்பதை தீர்மானித்தல்
வெளித்தோற்றத்தில் மென்மையான பணி, பதிவு செய்வதற்கான நிமிடங்களில் விவரம் குறிப்பிடத்தக்க கவனம் தேவைப்படுகிறது. இதன் விளைவாக, கூட்டத்தில் குறைந்தபட்ச பங்களிப்பு இருக்க வேண்டும். கூட்டத்தின் அத்தியாவசிய புள்ளிகளை பதிவு செய்வதன் மூலம் உங்கள் ஆற்றல் மிகுந்த கவனம் செலுத்துவதை இது அனுமதிக்கிறது.
குறிப்புகள்
-
பெரும்பாலும் ஊழியர்கள் உதவியாளர்களோ அல்லது வரவேற்பாளர்களோ நிமிடங்களை எடுத்துக்கொள்வதற்காக பெரும்பாலும் இந்த கூட்டாளிகள் சந்திப்பில் ஈடுபடுவதில்லை.
தரப்படுத்தப்பட்ட படிவத்தைப் பயன்படுத்தவும்
கூட்டத்தின் போது பயன்படுத்த உங்கள் சொந்த தரப்படுத்தப்பட்ட கூட்டம் நிமிடம் வடிவம் உருவாக்கவும். தரநிலையானது, தகவலை எங்கே போடுவது என்பதை அறிய நிமிடத்தை இழுப்பாளருக்கு உதவுகிறது, மேலும் பின்னர் பங்கேற்பாளர்கள் ஆவணம் ஆவணத்தைப் படிக்க உதவுகிறது. அடிப்படை தகவல் சேர்க்க வேண்டும்:
- பங்கேற்பாளர்களின் பட்டியல்.
- தேதி.
- விவாதிக்க தலைப்புகள் பட்டியல்.
- ஒவ்வொரு தலைப்பிலும் நடவடிக்கை எடுத்தது.
- அந்த செயல்களைச் செய்வதற்கு பொறுப்பானவர்கள்.
கூட்டத்தின் போது
அத்தியாவசிய தகவலை நிரப்புக
கூட்டம் அதிகாரப்பூர்வமாக துவங்குவதற்கு முன்பு, பங்கேற்பாளர்கள் மற்றும் தேதி போன்ற அத்தியாவசிய தகவலை பூர்த்தி செய்யவும். இது உண்மையான சந்திப்பின் போது நேரம் தேவையற்ற கழிவுகளை தடுக்கிறது.
பதிவு மட்டும் முக்கியமான தகவல்
சந்திப்பு நிமிடங்கள் ஒரு முழு கூட்டத்தை ஒலிபரப்பக்கூடாது. மாறாக, சந்திப்பு நிமிடங்கள் முக்கியமான பணிகளை மற்றும் எளிமையான வடிவமைப்பில் திசைகளை பதிவு செய்கின்றன. எனவே, நீங்கள் கடமைகளை, சரியான தேதிகள், அந்த கடமைகளுக்கு நியமிக்கப்பட்ட மற்றும் பிற வெளித்தோற்றத்தில் பொருத்தமான தகவல் போன்ற தகவல்களை பதிவு செய்ய வேண்டும். சந்திப்பு நிமிடங்களில் பொது விவாதங்கள் அல்லது தற்செயலான தகவல்கள் இருக்கக்கூடாது.
விளக்கம் கேட்கவும்
நிமிடங்கள் கூட்டத்தின் முக்கிய புள்ளிகளை துல்லியமாக பிரதிபலிக்க வேண்டும். கூட்டத்தில் கலந்துரையாடப்பட்ட எந்த தகவலும் தெளிவாக இல்லை என்றால் தெளிவுபடுத்த வேண்டும். ஒருபோதும் யூகிக்கக்கூடாது, அல்லது நீங்கள் தவறான தகவல்களை அல்லது குறைபாடுகளை ஆபத்தில் வைத்துக் கொள்ளலாம். விளக்கம் கேட்கும் போது, எப்பொழுதும் சந்திப்பு நெறிமுறைகளை பின்பற்றவும். சில கூட்டங்கள் முறைசாரா அணுகுமுறையை எடுக்கின்றன, மற்றவர்கள் ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட ராபர்ட் விதிகளின் விதிகளை ஏற்றுக்கொள்கின்றன.
கடந்த நிமிடங்கள் பார்க்கவும்
நீங்கள் தொகுக்கும் மின்னோட்ட நிமிடங்கள் கடந்த சந்திப்பு நிமிடங்களைக் குறிக்கலாம். புதிய சந்திப்பிற்காக நீங்கள் சந்திப்பு நிமிடங்களைக் கொண்டு வருவதால், எல்லா பங்கேற்பாளர்களுக்கும் தகவல் உடனடியாக கிடைக்கும்.
கூட்டத்திற்குப் பிறகு
மதிப்பாய்வு நிமிடங்கள்
அச்சுக்கலை பிழைகள் அல்லது எந்த தெளிவான வாக்கியங்களுக்கான சந்திப்பு நிமிடங்களையும் சரிபார்க்கவும். நிமிடங்களை நிறைவு செய்வதற்கு முன் இதை சரிசெய்யவும். எந்தவொரு பிழையானது முக்கியமான பணிகளைப் பற்றிய குழப்பத்தை ஏற்படுத்தும்.
பங்கேற்பாளர்களுக்கு அனுப்பு
சந்திப்பின் நிமிடங்களை ஒப்புதல் பெறும் கூட்டத்திற்கு அனுப்பி வைக்கவும். இது பங்கேற்பாளர்களுக்கு கேள்விகளை கேட்க அல்லது தவறுகளை சரிசெய்ய வாய்ப்பளிக்கிறது. எந்த மாற்றமும் ஏற்பட்டால் அனைத்து பங்கேற்பாளர்களுக்கும் தெரிவிக்கவும்.
இறுதி மற்றும் கோப்பு
அனைத்து பங்கேற்பாளர்களும் நிமிடங்களுக்கு ஒப்புதல் அளித்தவுடன், கையொப்பத்திற்கு அடுத்த குறிக்கப்பட்ட ஒப்புதலுடன் நிமிட ஆவணத்தில் கையொப்பமிடவும். அதன் பிறகு, உங்கள் கணினியில் நிமிடங்கள் அல்லது மற்ற சந்திப்பு நிமிடங்களில் கோப்புறையில் வைக்கவும். சந்திப்பு நிமிடங்கள் அனைத்தையும் ஒன்றாக வைத்துக் கொள்ளுங்கள், எதிர்கால சந்திப்புகளுக்கு எளிமையான போக்குவரத்து அனுமதிப்பதற்கும், யாராவது ஆவணங்களைக் குறிப்பிடுவதற்கு யாராவது தேவைப்பட்டால் ஒரு மைய இடத்தைப் பெற்றுக் கொள்ளவும்.
