கொள்கை மாற்றம் கடிதங்கள் எழுதுவது கடினம், ஏனென்றால் மாற்றம் பொதுவாக வாடிக்கையாளர் அல்லது பணியாளரை ஆதரிக்கவில்லை, தேவைப்பட்டாலும் கூட. எதிர்மறை செய்திகளை வெளிப்படுத்தும் கடிதங்கள் போன்ற கொள்கை மாற்றக் கடிதங்கள் கவனமாக தயாரித்தல் மற்றும் பரிசீலிக்கப்பட வேண்டும். நீங்கள் கவனமாக கடிதத்தை எழுதினால், மாற்றத்திற்கான காரணத்தை விளக்கவும், வாடிக்கையாளர்கள் அல்லது ஊழியர்களின் நல்லெண்ணத்தை தக்கவைத்துக்கொள்ளவும் முடியும்.
உங்கள் நிறுவனத்தின் லெட்டர்ஹெட் பயன்படுத்தவும். இந்த கடிதம் ஒரு கொள்கை மாற்றம் ஒரு சட்ட அறிவிப்பு என்பதால், அது உத்தியோகபூர்வ மற்றும் முறையான பார்க்க வேண்டும்.
முழு தேதியை தட்டச்சு செய்க. ஒரு வரி இடத்தைத் தவிர்.
பெறுநரின் பெயர், அமைப்பு மற்றும் முகவரி ஆகியவற்றைத் தட்டச்சு செய்க. இந்த கடிதம் அனைத்து ஊழியர்களுக்கும் அல்லது அனைத்து வாடிக்கையாளர்களுக்கும் ஒரு பெரிய அஞ்சல் முகவரி என்றால், நீங்கள் பெயர் அல்லது முகவரிகளை நீக்கிவிடலாம் அல்லது ஒவ்வொரு வார்த்தையின் பெயரையும் முகவரியையும் தானாகவே நுழைக்க உங்கள் வார்த்தை-செயலாக்க திட்டத்தில் அஞ்சல் இணைப்பு அம்சத்தை பயன்படுத்தலாம். மற்றொரு வரி இடத்தை தவிர்.
வகை "அன்புள்ள திரு / எம் (பெயர்)" தொடர்ந்து ஒரு பெருங்குடல். இது ஒரு வெகுஜன கடிதமாக இருந்தால், அதற்கு பதிலாக "அன்பே மதிப்புடைய வாடிக்கையாளர்" அல்லது "அன்புள்ள பணியாளர்" போன்ற பொதுவான வாழ்த்துக்களைப் பயன்படுத்துங்கள். மற்றொரு வரி இடத்தை தவிர்.
கொள்கை மாற்றத்திற்கு வழிவகுத்த பிரச்சனையை விளக்குவதன் மூலம் கடிதத்தைத் தொடங்குங்கள். பெறுநரை உறுதிப்படுத்த உதவும் எந்த உண்மைகளையும் புள்ளிவிவரங்களையும் பயன்படுத்தவும். எப்போதும் எதிர்மறையான செய்தியில் சிக்கலை முதலில் விவாதிக்கவும் - பெறுநரைப் புரிந்துகொள்வதால், உங்கள் தீர்வை ஏற்றுக்கொள்ளும் வாய்ப்பு அதிகமாக இருக்கும்.
குறிப்பிட்ட, தெளிவான மொழியில் கொள்கை மாற்றத்தை விளக்குங்கள். புதிய கொள்கை நடைமுறைக்கு வரும் போது, பாலிசியின் பின்விளைவுகளின் விளைவுகளும், பணியாளரும் கிளையனும் மாற்றங்களை மேற்கொள்ள வேண்டிய எந்த விவரங்களையும் விளக்கவும்.
வாடிக்கையாளர் அல்லது ஊழியருக்கு அவரது நேரம் மற்றும் ஒத்துழைப்புக்கு நன்றி. கொள்கையைப் பற்றி ஏதேனும் கேள்விகள் இருந்தால் அவளுக்குத் தொடர்புகொள்வதற்கு தொடர்புத் தகவல்களை வழங்கவும்.
தட்டச்சு "உண்மையுள்ள," மற்றும் மூன்று வரி இடைவெளிகள் தவிர்க்கவும். உங்கள் முழுப்பெயர் மற்றும் தலைப்பை தட்டச்சு செய்யவும். உங்கள் பெயரின் பெயரைக் காட்டிலும் உங்கள் பெயரைச் சேர்க்கவும்.
உங்கள் பதிவிற்கான கடிதத்தின் நகலை எடுத்து, உங்கள் சட்ட துறைக்கு மற்றொரு நகலை வழங்கவும். அசல் கடிதங்களை அனுப்பவும். பாலிசி மாற்றம் முக்கியமானது அல்லது சட்டத்தில் மாற்றம் ஏற்பட்டால், சான்றிதழ் அஞ்சல் மூலம் கடிதங்களை அனுப்பவும், இதனால் ஒவ்வொரு பெறுநரும் தங்கள் கடிதத்தைப் பெற்றிருந்தால் நீங்கள் பதிவு செய்யலாம்.
குறிப்புகள்
-
கடிதம் சுருக்கமாகவும், கண்ணியமாகவும் இருங்கள். பாலிசி மாற்றத்தில் திட்டமிடப்படாத ஓட்டைகளை உருவாக்கக்கூடிய, அதிகமான எதிர்மறை செய்திகளை வெளியிடாதீர்கள்.
