ஒரு உறுதிப்படுத்தல் கடிதம், வணிக கடிதம் எழுதுவது எப்படி

உங்களுக்கு தேவையான முடிவுகளை பெற தொலைபேசி அழைப்புகளை நம்பாதீர்கள். வாடிக்கையாளர் சேவை, காப்பீட்டு நிறுவனங்கள், தொழில்கள் அல்லது ஒரு முக்கிய விஷயத்தைப் பற்றி வேறு எவருடனும் தொலைபேசியில் பேசும்போது, ​​எதிர்கால பயன்பாட்டிற்காக எழுதப்பட்ட பதிவை உருவாக்க ஒரு உறுதிப்படுத்தல் கடிதத்தை நீங்கள் பின்பற்ற வேண்டும்.

உங்களுக்கு தேவையான பொருட்கள்

• சொல் செயலி

• காகித

• உறை

• முத்திரை

ஒரு உறுதிப்படுத்தல் கடிதம், விவாதிக்கப்படும் என்பதை நிரூபிக்க, ஒருபோதும் பயன்படுத்தக்கூடிய ஒரு தொலைபேசி உரையாடலின் பதிவு எழுதப்பட்ட ஒரு வழியாகும். உறுதிப்படுத்தல் கடிதம் மூன்று காரியங்களை நிறைவேற்றுகிறது: 1) கட்சிகள் பொறுப்புகளை கண்காணித்து வருகின்றன; 2) உரையாடலை மறந்துவிடக்கூடாது என்று முகவரியிடம் கூறுகிறார்; மற்றும் 3) நிகழ்வுகளின் உங்கள் பதிப்பை நிரூபிக்க நீதிமன்ற நடவடிக்கைகளில் சான்றுகளாக பயன்படுத்தலாம்.

உங்கள் தொலைபேசி உரையாடலுக்கு முன் உங்கள் கடிதத்தை திட்டமிடுங்கள். ஒவ்வொரு கலந்துரையாடலுக்கான உருப்படியை பொறுப்பேற்க யார் தீர்மானிக்கப்படுவார்கள் என்பதை தீர்மானிப்பார். ஏதேனும் முரண்பாடுகள் இருந்தால், அவற்றை அடையாளம் காணவும்.

உங்கள் தொலைபேசி உரையாடலுக்குப் பிறகு, உங்கள் கடிதத்தை எழுதுங்கள். தேதி, முகவரி மற்றும் ஒரு பொருள் வரி ஆகியவை அடங்கும். கடிதத்தை தெளிவாக மற்றும் சுருக்கமாக எழுதவும். கடிதம் உண்மை மற்றும் துல்லியமானதாக இருக்க வேண்டும். வர்ணனை, ஊகம் மற்றும் உணர்ச்சிகளை வெளியே விடு. ஒரு விதியாக, ஆச்சரியக் குறிப்புகள் பயன்படுத்த வேண்டாம். பயமுறுத்தும் முயற்சியில் ஈடுபடாதீர்கள். நினைவில் வைத்து கொள்ளுங்கள், கடிதம் நீதிபதி அல்லது நடுவர் படிக்கும் வரை முடிவடையும், மற்றும் நீங்கள் அருவருப்பான அல்லது நியாயமற்ற என முழுவதும் வர விரும்பவில்லை.

கடிதத்தைத் தொடங்கவும் "இந்த கடிதம் தேதி தொடர்பாக எங்கள் தொலைபேசி உரையாடலை உறுதிப்படுத்த வேண்டும் ___"பின்னர் குறிப்பிட்டது யார் என்பதைக் குறிப்பிடுவதன் மூலம் விவாதிக்கப்படும் விவரிப்பை விவரிப்பதை சரியாக விவரிக்கவும், நடவடிக்கை எடுப்பதற்கு பொறுப்பானவர் யார், அது முடிக்கப்படும்போது, ​​எந்தவிதமான முரண்பாடுகளும் உள்ளிட்ட முக்கிய தகவல்களையும் சேர்த்து உறுதிப்படுத்தவும். மேலே விவரிக்கப்பட்ட எதுவும் தவறானது என முடிந்தவரை சீக்கிரத்தில் எழுதுங்கள். "பின்னர் கடிதத்தில் கையெழுத்திடுங்கள்.

கையொப்பமிடப்பட்ட கடிதத்தின் நகல் ஒன்றை வைத்திருக்கவும் உறுதி செய்யவும், பின்னர் அதை அனுப்பவும். இந்த கடிதத்தின் பொருள் முக்கியமானதாக இருந்தால், அந்த கடிதத்தைப் பெறுவதற்கு மறுபரிசீலனை செய்யக்கூடும் என நம்புவதற்கு காரணம், சான்றிதழ் அஞ்சல் மூலமாக கடிதத்தை அனுப்பவும். உங்களிடம் முகவரியின் மின்னஞ்சல் முகவரி இருந்தால், மின்னஞ்சல் சரியாக உள்ளது.