தபால் சேவைடன் ஒப்பிடுகையில் வணிகத் தொடர்புகளை அனுப்பும் ஒரு திறமையான மற்றும் விரைவான வழி மின்னஞ்சல். இது ஆவணங்களை பரிமாறிக்கொள்ளும் ஒரு எளிய வழியாகும். ஒரு வியாபார மின்னஞ்சலை ஒரு இணைப்புடன் அனுப்பும்போது கருத்தில் கொள்ள வேண்டிய சில விஷயங்கள் அதன் அளவு, இணைப்பு மற்றும் வைரஸின் சாத்தியத்தை உருவாக்க பயன்படும் நிரலாகும். உங்கள் செய்தியைக் காணும் ஒரே ஒரு நபரை மட்டும் நினைவில் கொள்வது முக்கியம். ஒரு சாதகமான உணர்வை விட்டு ஒரு தொழில்முறை தொனியைப் பயன்படுத்தவும்.
செய்தியைப் போதியளவு பிரதிபலிக்கும் ஒரு பொருள் வரி எழுதுங்கள். குறிப்பிட்ட திட்டக் கோடுகள் நிறுவனத்தின் திட்டங்களின் படி மின்னஞ்சல் மூலம் ஏற்பாடு செய்ய உதவும். "முக்கியமானது" அல்லது "தயவுசெய்து படிக்கவும்" போன்ற தெளிவற்ற தலைப்புகள் எதிர்காலத்தில் செய்திகளைக் கண்டுபிடிக்க கடினமாக உள்ளது.
சுருக்கமான மற்றும் படிக்க எளிதாக ஒரு செய்தியை எழுது. ஊழியர்கள் தினசரி மின்னஞ்சல் செய்திகளின் பெரிய தொகுதிகளை அடைய வேண்டும் மற்றும் நீண்ட செய்திகளைப் படிக்க சிறிது நேரம் இருக்க வேண்டும். ஒரு தெளிவான எழுத்துருவைப் பயன்படுத்தவும், நிறைய வெற்று இடங்களை உள்ளடக்கி, மேல் மற்றும் கீழ் எழுத்து எழுத்துக்களை முறையாகப் பயன்படுத்துங்கள். உங்கள் செய்தியை ஒரு தொழிற்புரட்சி, இன்னும் தொழில்முறை, மற்றும் தொழில்முறை வணக்கங்களுடன் தொடங்கவும் முடிக்கவும்.
இணைப்பைப் பார்க்கவும். பிஸினஸ் ஊழியர்கள் அடிக்கடி நேரத்திற்கு விரைந்து செல்வார்கள், அதற்கான குறிப்பு இல்லை என்றால் இணைப்புகளை கவனிக்காமல் இருக்கலாம். பெறுநருக்கு என்ன இணைப்பு மற்றும் என்ன செய்வதென்று தெரியுமா.
நீங்கள் அனுப்பும் முன் ஆவணத்தை இணைத்திருப்பதை உறுதி செய்து கொள்ளுங்கள். உங்கள் செய்தியை எழுதத் தொடங்குவதற்கு முன், "மின்னஞ்சல்: ஒரு எழுதும் சரி வழிகாட்டி - பணியிடத்தில் மின்னஞ்சலை எவ்வாறு எழுதுவது மற்றும் நிர்வகிப்பது" என்ற எழுத்தாளர் ஜேனிஸ் ஃபிஷர் சான்.
கோப்பைத் திறக்க தேவையான நிரல் எது என்பதை உங்கள் வாசகர் அறியட்டும். மைக்ரோசாப்ட் ஆஃபீஸ் சூட் மற்றும் அடோப் அக்ரோபேட் ரீடர் ஆகியவை பணியிடங்களில் பயன்படுத்தப்படும் பொதுவான பயன்பாடுகளாகும்.
இணைப்பைப் பெறுவதற்கு, பெறுநரை எடுக்கும் நேரத்தை கருத்தில் கொள்ளுங்கள். WinZip போன்ற பெரிய கோப்புகளுக்கான ஒரு கோப்பு சுருக்க நிரலைப் பயன்படுத்தவும், அல்லது நீங்கள் தனித்தனியாக அனுப்பக்கூடிய சிறிய பிரிவுகளாக கோப்பை உடைக்கவும். சுறுசுறுப்பான பணியாளருக்கு கருத்தில், நீங்கள் செய்தியின் ஆவணத்தில் ஆவணம் ஒட்டலாம்.
உங்கள் செய்தியை சரிபார்க்கவும். உச்சரிப்பு மற்றும் இலக்கண பிழைகள் திறனற்றவையாகத் தோன்றுகின்றன. உங்கள் செய்தியில் சொற்படி, சுருக்கங்கள் மற்றும் உணர்ச்சிகளைப் பயன்படுத்துவதை தவிர்க்கவும். இவை நன்கு அறியப்பட்ட சொற்கள் இருக்கலாம் ஆனால் அவை வணிக செய்திகளில் பொருத்தமற்றவை.
நீங்கள் அனுப்பும் முன் உங்கள் செய்தி மற்றும் இணைப்பு ஆவணத்தை வைரஸ்கள் ஸ்கேன் செய்யவும்.
பதிவிறக்குவதற்கு முன்பாக வைரஸ்கள் இணைப்புகளை ஸ்கேன் செய்வதற்கு வாசகர் ஊக்குவிக்கும் ஒரு மறுப்புக் குறிப்பைச் சேர்க்கவும். இது உங்கள் இணைப்பு மூலம் ஒரு வைரஸ் பெறுகிறது என்றால் சட்ட நடவடிக்கை சாத்தியம் உங்கள் நிறுவனம் பாதுகாக்க கூடும்.
எச்சரிக்கை
சங்கிலி அஞ்சல், ஸ்பேம் அல்லது நகைச்சுவைகளை இணைப்புகளாக அனுப்ப வேண்டாம். அவர்கள் அவமதிப்பு மற்றும் பொருத்தமற்றவர்கள்.
