ஒரு குறிப்பிட்ட ஆவணத்தின் பதிப்புகளை கட்டுப்படுத்துவதன் மூலம் ஒரு குறிப்பிட்ட அமைப்பின் செயல்திறனை அதிகரிக்க ஆவண கட்டுப்பாடு பயன்படுத்தப்படுகிறது. இது ஊழியர்களுக்கு ஒரு குறிப்பிட்ட ஆவணத்தின் சரியான பதிப்புகள் இருப்பதை உறுதி செய்கிறது. ISO தரநிலைகள் சர்வதேச தரங்களின் தொகுப்பாகும், இது வர்த்தகத்திற்குள் செயல்முறைகளை நிர்ணயிப்பதற்கும் வணிகங்களுக்கு போதுமான பதிவுகளை வைத்திருக்க உதவுகிறது, இண்டெக்ஸ்ஸின் படி. நிறுவனங்கள் தங்கள் குறிப்பிட்ட வணிகத்திற்கு என்ன தரநிலைகளைப் பயன்படுத்துகின்றன என்பதைப் புரிந்து கொள்ள வேண்டும், மேலும் இந்த தரநிலைகளை பின்பற்றுவதற்கு ஆவணம் கட்டுப்பாட்டு நடவடிக்கைகளைப் பயன்படுத்த வேண்டும்.
காகிதங்களைக் குறைத்தல்
ஆவணம் கட்டுப்பாடு பெரும்பாலும் காகித ஆவணங்களைக் குறைக்க அல்லது அழிக்க முயல்கிறது, எனவே ஆவணங்கள் சூழலில் குறைவான தாக்கத்தை ஏற்படுத்துகின்றன, மேலும் நிறுவன செலவுகள் குறைக்கப்படுகின்றன, இண்டெக்ஸ்ஸின் படி.
அணுக எளிதாக
ஆவணம் கட்டுப்பாட்டை கையாளும் போது அணுகல் எளிதானது என்பது ஒரு முக்கிய அம்சமாகும். உதாரணமாக இணையத்தில் இருந்து அந்த தகவலை எளிதில் அணுகலாம் என்றால், நிறுவனங்கள் அவ்வளவு எளிதான நேரத்தை வைத்திருக்க முடியுமானால், அவ்வப்போது தகவல் கிடைக்கும்.
வகைப்படுத்தல்
ஆவணங்கள் தருக்க பிரிவுகளாக ஒழுங்கமைக்கப்பட வேண்டும். அவ்வாறு செய்வதன் மூலம், ஒரு குறிப்பிட்ட சூழ்நிலையில் பொருத்தமான ஆவணங்களைக் காணலாம். இந்த ஆவணங்கள் பெரும்பாலும் கொள்கை, நடைமுறை, பணி அறிவுறுத்தல் மற்றும் படிவங்கள் மற்றும் பதிவுகள் போன்ற பிரிவுகளாக ஒழுங்குபடுத்தப்படுகின்றன, 9000 உலகின் படி. ISO தேவைப்படும் போது தேவையான ஆவணங்கள் கிடைக்க வேண்டும்.
நிபுணத்துவம்
அவர்கள் இறுதி செய்யப்படுவதற்கு முன்னர் விரிவான ஆவணங்களை மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டும். பல சந்தர்ப்பங்களில், இந்த ஆவணங்கள் 9000 உலகளாவிய அடிப்படையில், தவறுகளை பிடிக்க கூடுதல் ஜோடி கண்கள் கொண்டிருப்பதன் மூலம், மேற்பார்வை நோக்கங்களுக்காகவும், தவறுகள் செய்யப்படாதவர்களுடனும் ஒன்றுக்கும் மேற்பட்ட நபர்கள் மதிப்பாய்வு செய்யப்பட வேண்டும். மறுபரிசீலனைச் சுழற்சியில், குறிப்பிட்ட ஆவணங்களிலும், மேற்பார்வை செய்யும் மேலாளர்களிடத்திலும் தொழிலாளர்கள் சேர்க்கப்பட வேண்டும், ஏனெனில் அவர்கள் அதிக நிபுணத்துவம் பெற வேண்டும், தவறுகளை புரிந்து கொள்ள முடியும். ஐஎஸ்ஓ தேவைப்படுவதற்கு முன்பாக தேவையான ஆவணங்களை ஏற்றுக்கொள்ள வேண்டும்.
மறுபரிசீலனை நிலை
ISO தரநிலைகள் தேவைப்படும் போதெல்லாம் ஆவணங்கள் மதிப்பாய்வு செய்யப்பட வேண்டும். குறிப்பிட்ட நிறுவனத்தில் உள்ள நிபந்தனைகள் தவிர்க்க முடியாமல் மாறும், மற்றும் தர்க்கரீதியாக இருக்கும் போது ஆவணங்களுக்கு சேர்க்க வேண்டும். 9000 உலகளாவிய படி, திருத்தப்பட்ட நிலை ஆவணத்தில் வைக்கப்பட வேண்டும். இந்த நிலைகள் வரைவு, மறுஆய்வு மற்றும் ஒப்புதல் ஆகியவை அடங்கும். நிறுவனம் எந்த காரணத்திற்காகவும் வைத்திருக்கக் கூடிய காலக்கெடு இல்லாத ஆவணங்கள் வழக்கற்றுக் கண்டறியப்பட வேண்டும்.
தெளிவு என்பது
9000 உலகளாவிய படி, ஆவணங்களை எப்போது வேண்டுமானாலும் வாசித்து அவற்றைத் தேவைப்படலாம். ISO அவர்கள் உடைகள் அல்லது சேதம் பெறும் போது ஆவணங்கள் மேம்படுத்த வேண்டும்.
விநியோகம்
ஒரு நிறுவனத்திலிருந்து உருவான ஆவணங்களை மட்டும் கட்டுப்படுத்த வேண்டும், ஆனால் நாட்டிலிருந்து தோற்றுவிக்கப்பட்ட ஆவணங்கள் 9000 உலகளாவிய அடிப்படையில் கட்டுப்படுத்தப்பட வேண்டும். கம்பனியின் சொந்தமான பொருட்கள் மற்றும் இயந்திரங்கள் போன்ற பல ஆவணங்கள், போன்ற ஆவணங்களை தெளிவாக குறிப்பிட வேண்டும் மற்றும் நிறுவனத்தின் சரியான நபர்களுக்கு விநியோகிக்கப்பட வேண்டும்.
