ஆவண கட்டுப்பாடு நடைமுறைகள் சிக்கலானதாக இருக்க வேண்டியதில்லை. உண்மையில், சிக்கலானது ஆவணம் போதுமானதாக குறிப்பிடப்படவில்லை என்று நிகழ்தகவு சேர்க்கிறது. இது, தகவல் நிர்வாகத்தை எந்த அமைப்பிலும் மிக முக்கியமான செயல்முறைகளில் ஒன்றாகும். மின்னணு தரவு தகவல்களின் நம்பகத்தன்மையை தொடர்ந்து தரவு கட்டுப்பாட்டு மற்றும் சேமிப்பு நடைமுறைகளை மேம்படுத்த வேண்டிய அவசியம் அதிகரிக்கிறது. போதுமான ஆவணங்கள் கட்டுப்பாட்டு நடைமுறைகளை பராமரிக்கத் தவறியது பெரும் நிதி அபாயங்களை விளைவிக்கும். அதிர்ஷ்டவசமாக, ஆவணம் கட்டுப்பாட்டு தொழில்நுட்பம் மற்றும் மென்பொருள் பயன்பாடுகள் மேம்பாடுகள் சிறந்த நடைமுறைகள் ஒரு புதிய உலக உருவாக்கப்பட்டது.
சிக்கலான செயல்முறைகளை அடையாளம் காணவும்
தரவு மற்றும் தகவல் ஓட்டம் தொடர்பான உங்கள் மிக முக்கியமான செயல்முறைகளை அடையாளம் காண குறுக்கு-செயல்பாட்டு மேலாளர்களின் குழுவை ஒதுக்கவும். தரவு (மின்னஞ்சல், வாடிக்கையாளர் ஆய்வுகள், ஐஆர்எஸ் படிவம், முதலியன) உங்கள் வாடிக்கையாளரிடமிருந்து உங்கள் தரவுத்தள கோப்புகளில் எவ்வாறு பாய்கிறது என்பதை கண்காணியுங்கள். ஒவ்வொரு தரவு ஓட்டம் செயல்முறை ஒப்பிட்டு மற்றும் பொதுவான அல்லது பணிநீக்கம் பணிகள் அடையாளம். ஒரு அடிப்படை பாய்வு விளக்கப்படம் பயன்படுத்தி, மின்னஞ்சல் இருந்து பெருநிறுவன இணக்கம் வரை, அனைத்து தகவல் செயல்முறைகள் வரைபடத்தை.
செயல்முறைகள் கையேட்டை உருவாக்கவும்
நடைமுறைகள் - மென்பொருள் மற்றும் காகித இரண்டிற்கும் - புதுப்பித்தலுக்கு முன்பும் பின்பும் ஆவணங்கள் எவ்வாறு அங்கீகரிக்கப்படுகின்றன என்பதை வரையறுக்க வேண்டும். நீங்கள் ஆவணங்களை புதுப்பித்து மறுபடியும் மறுபதிவு செய்ய வேண்டும். அமைப்பு மாற்றங்களை எப்படி அடையாளம் காண்பது என்பதை, அதாவது தேதி அல்லது எழுத்துரு மாற்றங்கள் மூலம். ஆவணம் குறைபாடுகளை தீர்மானிப்பதற்கான செயல்முறையை அடிக்கோடிட்டுக் கொள்ளுங்கள். பயன்படுத்தப்படும் "வழக்கற்று" ஆவணங்கள் தடுக்க எப்படி புரிந்து.
செயல்பாட்டை உறுதிப்படுத்துக
அவர்களுக்கு தேவையான போது சரியான நபர்களுக்கு ஆவணங்கள் கிடைக்கும். நீங்கள் ஒரு மெய்நிகர் கணினியை மாற்றினால், அசல் ஆவணம் எவ்வாறு சேமிக்கப்படும் என்பதை கவனமாக உறுதிப்படுத்திக்கொள்ளுங்கள். இறுதியாக, ஒரு காப்பு தீர்வு வேண்டும். ஒரு தானியங்கி முறையில் மாற்றினால், மூலோபாயம் அவுட் ஒரு பைலட் ரோல் பயன்படுத்த. முழு மாற்றத்திற்குப் பிறகு, காகித ஆவணங்களை அழிப்பதற்கு அல்லது தாக்கல் செய்வதற்கு மூன்று மாதங்கள் காத்திருக்கவும்.
