தொழில்நுட்பம், பணிநீக்கம் செயல்கள், டெராபைட்கள், ஜிகாபைட்கள் மற்றும் தகவல்களின் பிரதிகள் ஆகியவற்றின் ஒரு நாளில், பதிவு மேலாண்மை என்பது, அனைத்து நிறுவனங்களும் கீழே விழுந்திருக்க வேண்டும் என்று ஒரு சிக்கலான, விமர்சனரீதியான நடைமுறை. மேலும் அடிக்கடி, தரவு கோப்புகளை பராமரிப்பது அணுகுமுறை நல்ல வணிக முடிவெடுக்கும் ரொட்டி மற்றும் வெண்ணெய் வருகிறது.
என்ன பதிவு மேலாண்மை ஈடுபடுத்துகிறது
தரவு சேகரிப்பு, சேமிப்பு மற்றும் இறுதியில் சரியான அழிவு ஆகியவற்றின் பல பகுதிகளை ரெக்கார்ட்ஸ் மேலாண்மை உள்ளடக்கியுள்ளது. அறிவியல் பல வகைகளாக உடைக்கப்படுகிறது: உள்ளீடு மற்றும் சேகரிப்பு, சேமிப்பு, பணிநீக்கம் மற்றும் காப்பு மற்றும் குறைப்பு. உள்ளீடு மற்றும் சேகரிப்பு ஊழியர்களுக்கு எவ்வாறு தரவு உருவாக்கப்படுகிறது என்பதைப் பின்தொடரும் நெறிமுறைகளை நிறுவுகிறது, பின்னர் கோப்புமுறை முறை எளிதில் பின்வருமாறு பின்பற்ற வேண்டும். இது என்ன வைக்கப்பட வேண்டும் மற்றும் என்ன செய்யக்கூடாது என்பதை குறிப்பிடுகிறது. சேமிப்பகக் கருவி மற்றும் மின்னணுவியல் கோப்புகள் இரண்டையும் உள்ளடக்கியது மற்றும் சேமிப்பகம் அனுமதிக்கப்படுவதில்லை மற்றும் என்ன இல்லை (அதாவது நெட்வொர்க்குகள் அல்லது பிளாஷ் டிரைவ்களுக்கு எதிராக காகித கோப்புறைகள் மற்றும் வன் தட்டுகள்) ஆகியவற்றில் சேமித்து வைக்கலாம். மீட்பு மற்றும் காப்புப்பிரயோகம் பேரழிவு வழக்கில் முக்கிய தகவல்களை பாதுகாப்பு பிரதிகள் பராமரிக்க ஈடுபடுத்துகிறது. இறுதியாக குறைப்பு வியாபார அமைப்புகளிலிருந்து தரவு அழிவு மற்றும் நீக்குவதற்கான அனுமதிக்கும் முறைகளை குறிப்பிடுகிறது.
தீர்மானம் தயாரித்தல் தொடர்பான புள்ளிவிவர உதவி
ரெகார்ட்ஸ் மேலாண்மை புள்ளிவிவரங்களின் எளிதான தொகுப்புகளை அனுமதிக்கிறது. வர்த்தக முடிவெடுக்கும் பல அம்சங்கள் போக்கு பகுப்பாய்வு அடிப்படையிலானவை. போக்கு-பகுப்பாய்வு தகவல் மற்றும் தரவரிசை வடிவங்களை கண்டுபிடித்து அடிப்படையாகக் கொண்டது மற்றும் அந்த வகைகளின் நடத்தையைப் பற்றி முடிவெடுக்கும் அடிப்படையில் உருவாக்கப்பட்டது. சிறந்த தகவல் மேலாண்மை, சிறந்த போக்கு-பகுப்பாய்வு மற்றும் தொடர்புடைய வணிக அறிவு இருக்க வேண்டும்.
தகவல் இழப்பை தவிர்ப்பது
பதிவுகள் மேலாண்மை மற்றொரு முக்கிய கூறு தரவு இழப்பு தடுக்கும். இது மிக எளிதாக நடக்கலாம்: ஒரு கோப்பு நீக்கப்பட்டு, தவறான அடைவு துண்டாக்கப்பட்டிருக்கிறது, ஒரு கெட்ட ஊழியர், முக்கியமான தரவுகளுடன் கட்டிடத்திலிருந்து வெளியேறுகிறார்.
ஒரு பாதுகாக்கப்பட்ட முறையில் தகவலை ஒழுங்கமைக்க மற்றும் கோப்பதற்கான தடுப்பு செயல்முறைகள் உள்ளன என்பதை ரெக்கார்ட்ஸ் மேலாண்மை உறுதிப்படுத்துகிறது. பின்னர் காப்புப் பதிவுகள் மற்றும் பல நகல் நிரல்களான நாடகங்களில் ஒரு கோப்பு முறைமை அழிக்கப்பட்டால், ஒரு கோப்பு முறைமை அழிக்கப்பட்டால், உடனடியாக ஒரு சமீபத்திய நகலால் மாற்ற முடியும். இறுதியாக, பாதுகாப்பு நடவடிக்கைகள் ஒரு நிறுவனத்தின் நல்வாழ்வை மற்றும் நலன்களை பாதிக்கக் கூடிய செயல்களால் பாதிக்கப்பட்டு வருகின்றன.
நிறுவன நன்மைகள்
பதிவு மேலாண்மை திறனை அதிகரிக்கிறது. உடனடி பகுப்பாய்வு மற்றும் தகவலை மீட்டெடுப்பதன் மூலம் தரவு விரைவாகவும், எளிதாகவும், முடிவெடுக்கும் விதத்திலும் மேம்படுத்தப்பட்டுள்ளது. மேம்படுத்தப்பட்ட பதிவுகளை வைத்திருப்பது வள வீதத்தை குறைக்கிறது. முறையான நெறிமுறைகள் பின்பற்றப்படும் போது குறைவான தாள் மற்றும் சேமிப்பக கணினி இடைவெளி பயன்படுத்தப்படுகிறது. முறையான பதிவுகள் மேலாண்மை சமீபத்திய காப்பு பிரதிகள் இருப்பதை உறுதி செய்யும் போது தற்செயலான அழிப்பு மற்றும் நிரந்தர இழப்பு தவிர்க்கப்பட வேண்டும். வழக்குகளின் போது நிறுவனங்களின் நடவடிக்கைகளை பாதுகாக்க உதவுவதற்காக ஒரு ஆவணத் தாளின் பதிவு நிர்வாகமும் பராமரிக்கப்படுகிறது. இறுதியாக, பதிவுகள் மேலாண்மை, கையாளுதல், பதிலளிப்பது மற்றும் வாடிக்கையாளர்களுக்கு அல்லது திட்டங்களைச் செயல்படுத்தும் போது நல்ல அமைப்பை பராமரிக்க உதவுகிறது. ஒரு ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட தகவல் சேகரிப்பு முறையை வைத்திருப்பதன் மூலம், வாடிக்கையாளர் அல்லது செயல்திட்டத்திற்குத் தேவையான போது மதிப்புமிக்க தரவு மற்றும் தகவலை மீட்டெடுக்க முடியும்.
ஒரு விருப்பமாக அவுட்சோர்ஸிங்
பல நிறுவனங்கள் தங்கள் முக்கிய சிறப்புகளுக்கு அர்ப்பணித்து இருக்க வேண்டும் மற்றும் தரவு அமைப்புகள் பராமரிக்க மிகவும் கவலையாக இருக்க விரும்பவில்லை. அத்தகைய சந்தர்ப்பங்களில், வாடிக்கையாளர் நிறுவனம் அவர்களது முக்கிய வியாபாரத்தில் கவனம் செலுத்துவதன் மூலம், பதிவுகள் நிர்வாகத்தை பராமரிக்கவும் வடிவமைக்கவும் ஒரு பங்குதாரர் அல்லது விற்பனையாளரைப் பயன்படுத்துவது மிகவும் பயனளிக்கும். வாடிக்கையாளர் முடிவெடுப்பதற்கு வாடிக்கையாளர் தேவைப்படுவதால் சேகரிக்கப்பட்ட தகவல்களைப் பாதுகாப்பதற்காக சேவையை வழங்குவதற்கு நிர்வாகம் செலுத்துகிறது. பல பெரிய நிறுவனங்கள் இந்த திசையை நோக்கி நகர்ந்துள்ளன, சில நேரங்களில் அவுட்சோர்சிங் மட்டும் காப்பு சேவைகள் மற்றும் மற்றவர்கள் முழுமையான பதிவு அமைப்புகளை சிறந்த நிர்வாகத்திற்காக விற்பனையாளர்களுக்கு திருப்புகின்றனர்.
