ஒரு வணிக கடிதத்தை எழுதுவது சிரமமானதாக தோன்றினால், எல்லா வணிக எழுத்துக்களும் ஒரு அடிப்படை டெம்ப்ளேட்டைப் பின்பற்ற வேண்டும் என்பதை அறிந்து கொள்வது பயனுள்ளதாக இருக்கும். டெம்ப்ளேட் எந்த வணிக நிலைமை பற்றி பயன்படுத்த முடியும், மற்றும் அதே மின்னஞ்சல் பயன்படுத்த முடியும்.
தேதி
காகிதத்தின் இடது பக்கத்தில் மேலே இருந்து இரண்டு அங்குலங்கள் பற்றி உங்கள் கடிதத்தின் முழுத் தேதியையும் எழுதி உங்கள் கடிதத்தைத் தொடங்கவும். அமெரிக்காவில், தேதிகள் எப்பொழுதும் மாதம், தேதி மற்றும் ஆண்டு என எழுதப்படுகின்றன: ஏப்ரல் 23, 2009.
முகவரிகள் மற்றும் வணக்கம்
தேதியிலிருந்து ஒரு கோட்டை கீழே இறக்கிவிட்டு உங்கள் வரியை ஒரு வரியில், உங்கள் நகரில், மாநில மற்றும் அஞ்சல் குறியீட்டில் அடுத்த வரியில், மற்றும் உங்கள் மின்னஞ்சல் முகவரி மூன்றாம் வரியில் வைக்கவும். மற்றொரு கோடுகளை கீழே இறக்கி, முதல் வரிசையில் பெறுநரின் பெயரை வைத்து, அதனுள் இருக்கும் அடுத்த வரியில் அதன் தலைப்பு, மூன்றாவது வரியில் தனது நிறுவனத்தின் பெயர், கீழே நிறுவனத்தின் தெரு முகவரி, மற்றும் அவரது நிறுவனத்தின் நகரம், மாநில மற்றும் ZIP குறியீட்டிற்கு கீழே. டாக்டர் அல்லது ரெவ் போன்ற ஒரு கௌரவத்தைப் பயன்படுத்துகிறீர்களே தவிர, "அன்பே" மற்றும் திருமதி அல்லது திரு அல்லது திரு அல்லது திரு. தேதிக்கு கீழ் உங்கள் கடிதத்தின் மேல், இதுபோல இருக்கும்:
123 ஸ்ட்ரீட் யுவர் டவுன், ST 12345 [email protected]
Ms. க்ராரா வில்ஸ் மனித வள வளங்கள் இயக்குநர் 456 கம்பெனி ரோட் கம்பெனி, ST 67890
அன்புள்ள திருமதி வில்ஸ்:
உடல்
உங்கள் கடிதத்தின் உடலுக்கு, ஒவ்வொரு பத்தியும் நியாயப்படுத்தி (இடதுபுறத்தில் கூட) நியாயப்படுத்தவும், பத்திரிகைகளுக்கு இடையில் ஒரு கோட்டை விட்டுச்செல்லவும். கடிதத்தின் உடலில் உங்கள் எழுத்து தொழில்முறை மற்றும் புள்ளியுடன் இருக்க வேண்டும்: கடிதத்தின் இயல்பு, அதை அனுப்பும் உங்கள் காரணங்கள் மற்றும் கடிதத்திற்கு பதில் பெற நீங்கள் என்ன எதிர்பார்க்கிறீர்கள் என்பதை தெளிவாகக் குறிப்பிடுகின்றன. கடிதத்தின் ஒவ்வொரு கருத்தையும் ஒரு தனிப் பத்தியில் பிரிக்கவும். உங்கள் கடிதத்திற்காக ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட வேண்டுகோள் அல்லது நோக்கம் இருந்தால், உங்கள் அறிமுகப் பத்தியில் இருவருக்கும் தெரிவிக்கவும், பின்னர் ஒவ்வொருவரும் முழுமையாகவோ அல்லது தனித்தனியாக அடுத்தடுத்த பத்திகளாகவோ நடத்த வேண்டும். நீங்கள் குழப்பத்தை ஏற்படுத்தலாம் என சுருக்கெழுத்து அல்லது சுருக்கங்களைப் பயன்படுத்துவதைத் தவிர்க்கவும்: நீங்கள் எதைப் பற்றி பேசுகிறீர்கள் என்பதை சரியாக விளக்கவும். முறையான இலக்கண மற்றும் உச்சரிப்புகளைப் பயன்படுத்தவும், எப்போது வேண்டுமானாலும் அனுப்பவும்.
இறுதி
உங்கள் வணிக கடிதத்தை "உண்மையுள்ள," அல்லது "உண்மையுள்ள உன்னுடன்" முடித்துக்கொள்ளுங்கள். ஒரு அச்சுக் கடிதத்தில் நான்கு இடைவெளிகளை கீழே இறக்கி உங்கள் முழுப் பெயரையும் இடுங்கள். இறுதி மற்றும் உங்கள் பெயர் இடையே இடைவெளியில் உள்நுழையவும். ஒரு மின்னஞ்சலில், உங்கள் மூடிய பிறகு அடுத்த வரியில் உங்கள் பெயரை வைக்கவும்.
