அலுவலக சூழலில் வேலை செய்யும் போது, மற்றவர்களுடைய பொருட்களைப் பகிர்ந்து கொள்வதும் கடன் வாங்குவதுமே பொதுவான நிகழ்வு ஆகும். சில நேரங்களில் மக்கள் கடனுதவி அலுவலகத்திற்குத் திரும்புவதற்கு புறக்கணிக்கக்கூடும் என்பதே இதன் காரணமாகும். இதை சமாளிக்க மிகவும் தொழில்முறை வழி மின்னஞ்சல் வழியாக அனுப்பிய ஒரு கடிதத்தின் வடிவத்தில் உள்ளது. இது எழுத எளிதானது, சரியான முறையில் செய்தால், உபகரணங்கள் திரும்பி வந்துவிட்டன, உறவுகளால் கவரப்பட்டிருக்கின்றன என்பதை உறுதிப்படுத்துகிறது.
நீங்கள் நன்றாக தெரிந்த ஒருவரிடம் இருந்தால், அந்த நபரின் பெயர், "ஹலோ" என்ற எழுத்து மூலம் மின்னஞ்சலைத் தொடங்குங்கள். நீங்கள் நன்கு அறிந்திருக்கவில்லை என்று யாராவது இருந்தால், அல்லது அவள் அதிக அதிகாரம் உடையவராக இருந்தால், "அன்பே," என்ற வார்த்தையுடன் தொடரவும்.
உங்கள் அறிமுகத்திலிருந்து இரட்டை இடைவெளி மற்றும் உடல் பத்தி தொடங்கும். நீங்கள் ஒரு நட்பு நினைவூட்டலை அனுப்புகிறீர்கள் என்று அரசு கூறுகிறது, அலுவலகத்தை சுற்றி பிஸியாக இருக்கும்போது விஷயங்களை எப்படி மறக்க முடியும் என்பதை நீங்கள் புரிந்துகொள்கிறீர்கள். ஒரு நட்பு மற்றும் புரிதல் தொனியை பராமரிப்பது முக்கியம், எனவே கோபத்தை பெறுபவர் இல்லை - பதட்டத்தை ஏற்படுத்துவதோடு உங்கள் பொருட்களை திரும்பப் பெறுவதும் தாமதமாகும்.
Indent, மற்றும் மாநில நீங்கள் வரவிருக்கும் திட்டத்திற்கு அலுவலக பொருட்கள் திரும்ப வேண்டும் என்று. அரசு குறிப்பிட்ட பொருட்கள் அவர்களுக்கு ஒரு நினைவூட்டல், மற்றும் நீங்கள் அவர்களுக்கு தேவைப்படும் என்று தேதி வழங்கினார்.
ஒரு மகிழ்ச்சியான குறிப்பை முடிக்க, "எல்லாம் நன்றாக இருக்குமென நான் நம்புகிறேன்" போன்ற நட்புரீதியான இறுதி அறிக்கையுடன் உள்தள்ளி, உங்கள் பத்திகளைப் பின்பற்றவும்.
எழுதுங்கள், "நன்றி", உங்கள் மின்னஞ்சலை அனுப்பும் முன்பு உங்கள் பெயரை கீழே உள்ளிடவும்.
