அதன் எளிய வடிவத்தில், அமெரிக்க வணிகத்தின்படி, உங்கள் வணிகமானது, உங்கள் ஆபத்துகளை அடையாளம் காணவும், குறைக்கவும் உதவும் எல்லாவற்றின் மீதும் உள்ளது.சிறு வணிக நிர்வாகம், ஒரு வணிக வருவாயில் சுமார் 5 சதவிகிதத்தை அடிக்கடி நுகரும். மோசடி, திருட்டு மற்றும் வியாபார சொத்துகளின் துஷ்பிரயோகம் ஆகியவற்றின் அனைத்து வகையான வியாபாரங்களையும் எதிர்கொள்ளும் போதியளவிலான ஆவணங்கள் நடைமுறைகளோடு சிறிய வியாபாரங்கள் பெரும்பாலும் பாதிக்கப்படக்கூடியவை. ஆவணங்கள் செயல்திறன் பங்களிக்க, மற்றும் வலுவான உள் கட்டுப்பாடுகள், ஒரு பகுதியாக உள்ளன.
அதிகரித்த பொறுப்பு
நன்கு வளர்ந்த ஆவணங்கள் நடைமுறைகள் தடுப்பு மற்றும் துப்பறியும் உள் கட்டுப்பாடுகள் இரண்டையும் வலுப்படுத்தும் போது, போதுமான ஆவணங்கள் நடைமுறைகள் சில தொழில்கள் திருட்டு அல்லது மோசடி அது மிகவும் தாமதமாக இருக்கும் வரை கண்டுபிடிக்கவில்லை ஏன் ஒரு முக்கிய காரணம், "கணக்கர் ஜர்னல்" குறிப்புகள். முறையான ஆவணங்கள் நடைமுறைகள் கட்டுப்பாடுகளை செயல்படுத்துவதற்கான வழிகாட்டுதல்களை வழங்குகின்றன, மேலும் அவர்கள் ஒரு பொறுப்புணர்ச்சியை அதிகரிக்கிறார்கள், ஏனெனில் உங்கள் பணியாளர்கள் ஒரு சாதாரண ஆட்சியைக் காட்டிலும் நிரூபிக்கவும் சரிபார்க்கவும் வேண்டும், அதையொட்டி அவை ஒரு உள் கட்டுப்பாட்டையும் பின்பற்றியன அல்லது நடத்தின.
நம்பக மதிப்பு
ஆவணம் நடைமுறைகள் ஒரு பணி அல்லது ஒரு நிதி பரிவர்த்தனை மற்றும் எப்போது, எப்படி தொடர்பு கொண்டிருந்தார் உட்பட, கண்டுபிடிக்கக்கூடிய சான்றுகள் உருவாக்க. நீங்கள் காட்சிக்காக பணியாற்றும் நேரம் மற்றும் தேதி போன்ற பணிகள், பணியாளர்களுக்கான ஆவண ஆவண விதிகளை அமைக்கவும் முடியும். பரிமாற்றங்களைக் கண்டுபிடிக்கும் மற்றும் தணிக்கைத் தடங்கள் உருவாக்கும் போது மறுகட்டமைக்கும் நடவடிக்கைகளுக்கு இவை இரண்டும் முக்கியமாகும். உதாரணமாக, கையொப்பமிடப்பட்ட வவுச்சர் சீட்டுகள், குட்டி பண மறுபதிப்பு காசோலையின் நகல்கள், ஒரு ஊழியரின் உள்நுழைவு ஐடி மற்றும் கணினி நேரம் மற்றும் தேதி முத்திரைகள் ஆகியவை தணிக்கைத் தடங்கள் சான்றுகளை வழங்குகின்றன.
மேலும் பாதுகாப்பான தகவல் மேலாண்மை
உண்மையான அல்லது ஸ்கேன் செய்யப்பட்ட இணைப்புகள், நிதி அறிக்கையில் அடிக்குறிப்புகள் மற்றும் கணினி பரிவர்த்தனை மாற்றம் பதிவு ஆகியவை ஆவணங்கள் செயல்முறைகளுக்கான எடுத்துக்காட்டுகள், தகவல் மேலாண்மை கட்டுப்பாடுகள் பங்களிக்கும் மற்றும் பலப்படுத்துகின்றன. காகிதம் அல்லது மின்னணு வியாபார பதிவுகளை சரிசெய்வதற்கு அல்லது சரிசெய்வதற்கான காரணங்கள் ஆவணப்படுத்தப்படுவதற்கு இவை பயனுள்ளதாக உள்ளன, இது இறுதியில் மோசடி மற்றும் ஊழியர் திருட்டுதலைத் தடுக்கும் மற்றும் கண்டறிய உதவும். துறை நிர்வாக மேலாளரின் துவக்கங்கள் போன்ற முந்தைய தேதி ஒப்புதல் மற்றும் சான்றளிக்கும் சான்றிதழ்கள், தகவல் மேலாண்மை கட்டுப்பாடுகள் இன்னும் பலவற்றை உறுதிப்படுத்துகின்றன.
சிறந்த தரம் கட்டுப்பாடு
உட்புற மற்றும் வெளிப்புற மோசடிகளை தடுக்கும் கூடுதலாக, கிடங்கு மற்றும் சரக்கு-மேலாண்மை ஆவணமாக்கல் நடைமுறைகள் தரமான கட்டுப்பாட்டை ஆதரிக்கலாம். இவற்றில், சரக்குக் கிடங்கு ஊழியர்களைக் கணக்கிட, உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் சரக்குகளை சேதப்படுத்தி, பரிசோதித்து ஆவணப்படுத்த வேண்டும். நல்ல உள்ளக கட்டுப்பாட்டிற்கு பங்களிக்கும் மோசடி மற்றும் திருட்டு தடுப்பு நடைமுறைகள் ஊழியர்களை நிரப்ப, ஆவணங்களை கையொப்பமிட, ஒவ்வொரு வெளிச்செல்லும் வாடிக்கையாளர் ஒழுங்கிற்கும், குறியீட்டு நடைமுறைகளுக்கும் பதிவு எடுக்கவும், விவரங்கள், பகுதி எண்கள், நடவடிக்கை மற்றும் அளவு.
