வணிக வடிவத்தில் எழுதுதல் மற்ற வகை எழுத்தில் இருந்து வேறுபட்டது. வழிகாட்டுதல்கள் இன்னும் இறுக்கமானவை, நீங்கள் எழுதும் பாணி வழக்கமாக முன்னரே தீர்மானிக்கப்படுகிறது. வியாபார பாணியில் எழுதும் போது எப்போதும் தொழில்முறை தோன்றும். நீங்கள் செய்யக்கூடிய எழுத்துக்கள் ஏற்கனவே இருக்கும் அல்லது சாத்தியமான வாடிக்கையாளர்களுக்கு, கூட்டு தொழிலாளர்கள் அல்லது உயர் அதிகாரிகள் இருக்கும். இந்த ஆவணங்களில் சிலவற்றை நீங்கள் அல்லது உங்கள் நிறுவனம் எவ்வளவு நன்றாக பாதிக்கக்கூடும், எனவே வழிகாட்டுதல்களை பின்பற்றி அவசியம்.
வணிக கடிதத்தை எழுதுகையில் தொகுதி, திருத்தப்பட்ட-தொகுதி அல்லது அரை-தொகுதி வடிவமைப்பைப் பயன்படுத்துங்கள். பிளாக் வடிவம் பொதுவாக பயன்படுத்தப்படுகிறது. இந்த வடிவமைப்பில் எல்லாவற்றையும் நியாயமான மற்றும் ஒற்றை இடைவெளி விட்டு, பத்திகளுக்கு இடையில் இரட்டை இடைவெளி தவிர.
பார்வையாளர்களுக்காக உங்கள் ஆவணத்தை எழுதுங்கள். உங்கள் தேவைகளுக்கு மாறாக அவர்களின் தேவைகளையும் நலன்களையும் கவனம் செலுத்துங்கள். வாசகர்கள் அந்த குறிப்பிட்ட வாசகர்களுக்கு தகவலை தெரிவிக்க சரியான வழி அறிந்து மற்றும் தீர்மானிக்க வேண்டும் என்பதை பற்றி யோசி.
மேலதிகாரிகள் அல்லது வாடிக்கையாளர்களுக்கு எழுதுகையில் ஒரு சாதாரண தொனியைப் பயன்படுத்தவும். குறிப்புகளை அல்லது கூட்டு தொழிலாளர்களுக்கு மின்னஞ்சல்களுக்கு ஒரு முறைசாரா தொனி மட்டுமே பயன்படுத்தவும்.
நேர்மறையான தகவலைத் தெரிவிக்கவும், வாசகருக்கு நன்மைகள் குறித்து கவனம் செலுத்தவும். எதிர்மறை செய்தியைக் கொண்ட ஒரு கடிதத்தை எழுதுகையில் இது மிகவும் முக்கியமானது.
தெளிவாகவும் சுருக்கமாகவும் எழுதவும். ஆவணம் மற்றும் பத்திகள் ஆரம்பத்தில் முக்கியமான தகவலைக் குறிப்பிட்டு, முடிந்தவரை பட்டியலைப் பயன்படுத்துவதன் மூலம், சிறுகதைகளை வைத்துக் கொண்டு இதைச் செய்யலாம். இது உங்கள் வாசகர்களுக்கு உதவுகிறது, அவை காலத்திற்கு அழுத்தம் கொடுக்கப்படுகின்றன, முக்கியமான ஆவணங்களை மட்டும் அவர்கள் ஆவணத்தில் குறைவாக இருந்தாலும் கண்டறிகிறார்கள்.
எழுத்துப்பிழை, இலக்கணம் மற்றும் நிறுத்தக்குறி பிழைகள் ஆகியவற்றை இலவசமாக வழங்குவதற்கு உங்கள் ஆவணத்தை சரிபார்க்கவும். உங்கள் எழுத்துகளில் ஏதாவது தவறுகள் உங்களை தொழில்சார் அல்லது கவனக்குறைவாகத் தோன்றச் செய்யலாம்.
குறிப்புகள்
-
பொதுவாக ஒரு வணிக ஆவணத்தில் "நான்" மற்றும் "நீ" என்ற சொற்களைப் பயன்படுத்துவது பரவாயில்லை. இருப்பினும், "நாங்கள்" என்ற வார்த்தையை பயன்படுத்தும் போது எச்சரிக்கையைப் பயன்படுத்துங்கள், ஏனென்றால் இது உங்கள் நிறுவனத்தின் முழு நிறுவனத்தின் மீதான பிரதிபலிப்பாக மாறிவிடும்.
ஒரு வணிக கடிதத்தில் வணக்கத்திற்குப் பிறகு எப்போதும் ஒரு பெருங்குடல், ஒரு கமாவால் அல்ல.
