ஒரு வர்த்தக அமைப்பில், நீங்கள் ஒரு வாடிக்கையாளர், வாடிக்கையாளர் அல்லது விற்பனையாளரிடம் பேசுகிறீர்களோ, நீங்கள் எடுக்கும் ஒவ்வொரு தொலைபேசி அழைப்பும் முக்கியம். இந்த அனுபவங்கள் உங்கள் வணிக உறவுக்கான அடிப்படையாகும், மற்றும் ஒரு கெட்ட அனுபவம் எப்போதும் ஒரு வாடிக்கையாளரை எப்போதும் இழக்க போதும். தொலைபேசி ஆசையின் அடிப்படை விதிகளை பின்பற்றுவதன் மூலம், உங்கள் வாடிக்கையாளர்கள் ஒவ்வொரு முறையும் அவர்கள் அழைக்கும் ஒவ்வொரு முறையும் ஒரு நேர்மறையான அனுபவம் இருப்பதை உறுதி செய்வீர்கள்.
ஆயத்தமாக இரு
ஒரு நல்ல தொலைபேசி தொடர்பு தயாரிப்பு தொடங்குகிறது. ஒவ்வொரு தொலைபேசிக்கும் பதில் யார் பொறுப்பு என்று அலுவலக ஊழியர்கள் அறிந்து கொள்ள வேண்டும், மற்றும் அழைப்புகள் எடுக்கும் எவரும் தொலைபேசி மற்றும் அதன் செயல்பாடுகளை நன்கு அறிந்திருக்க வேண்டும்.
நீங்கள் முழு ஊழியர்களுக்கும் ஒரு நிலையான வாழ்த்துக்களைத் தயாரிக்க வேண்டும். நீங்கள் உங்கள் வாழ்த்துக்கு சில தனித்தன்மையை சேர்க்க விரும்பியிருந்தாலும், அது இன்னும் நான்கு அடிப்படை பொருள்களை உள்ளடக்கியிருக்க வேண்டும்: அழைப்பாளருக்கு உதவுபவர், அவர்கள் பேசும் அமைப்பு மற்றும் உரையாடலை எப்படிக் கேட்பது என்று கேட்பது. ஒரு உதாரணம், "வணக்கம், இந்த Du Bois சேவைகள் கொண்ட மரபணு உள்ளது. இன்று நான் எப்படி உதவ முடியும்?"
உற்சாகமாக இருங்கள்
நீங்கள் அழைக்கும் போது, உங்கள் குரல் குரலும், உங்கள் வார்த்தைகளின் வேகமும் குறித்து எச்சரிக்கையாக இருங்கள். நீங்கள் நேர்மறையான உணர்வை உணரவில்லை என்றாலும் கூட, ஒரு குரல் தொனியைக் காப்பாற்ற முயற்சிக்கவும். அழைப்பாளர் உங்களை பார்க்க முடியாது என்றாலும், புன்னகை உதவுகிறது. ஒரு புன்னகை வாய் வடிவத்தை மாற்றுகிறது, உங்கள் உந்துதல் மற்றும் தொனியை மாற்றக்கூடிய வழிகளில் மாற்றுகிறது.
திறமையாக இருங்கள்
உள்வரும் அழைப்புகளுக்கு உடனடியாக பதில் அளிக்கப்பட வேண்டும், பொதுவாக இரண்டாவது வளையத்தில். மிக விரைவாக பதில் அழைப்புகள் சில அழைப்பாளர்களைப் பற்றவைக்கலாம், ஆனால் பெரும்பாலான அழைப்பாளர்கள் மூன்று அல்லது நான்கு மோதிரங்களுக்குப் பிறகு செயலிழக்கின்றனர்.
அழைப்புகள் எடுக்கப்படுவதற்கு முன்னர், உங்கள் தொலைபேசி அமைப்பின் செயல்பாடுகளை நீங்கள் நன்கு அறிந்திருக்க வேண்டும். அழைப்பாளர்களை எவ்வாறு வைத்திருக்க வேண்டும் என்பதைத் தெரிந்து கொள்ளுங்கள் (தற்செயலாக அழைப்பாளரைத் துண்டிக்காமல்) மற்றும் மற்றொரு நீட்டிப்புக்கு அழைப்பதை எவ்வாறு மாற்றுவது.
நீங்கள் ஒரு செய்தியை எடுக்க வேண்டும் என்றால், முழுமையான குறிப்பை எடுத்துக்கொள்ள தயாராக இருக்க வேண்டும். எப்போது அழைப்பாளரின் பெயரைக் கேட்பது, அவர்களின் செய்தி யார் என்று. எதிர்காலத்தில் அழைப்பாளர் அழைக்கப்பட்டால், மீண்டும் தொலைபேசி எண்ணைக் கேட்கவும். செய்தியை முழுவதுமாக பதிவு செய்து, அதை உடனடியாக பெறுநருக்கு அனுப்பவும்.
அழைப்புகள் திரும்பும்போது, ஒரு வணிக நாளில், அதே நாளில் சாத்தியமானால், பதில்கள் நிகழும். இது தாமதமாக இருந்தால், ஏன் விளக்கமளிக்க தொடர்பு கொள்ளப்பட வேண்டும், மற்றும் ஒரு பதிலை செய்யும் போது மதிப்பீடு செய்யப்பட வேண்டும்.
தொழில்முறை இருக்க வேண்டும்
நீங்கள் ஒரு வியாபாரத்தை பிரதிநிதித்துவம் செய்கிறீர்கள் என்பதால், தொழில்முறை நிபுணர் போல் பேசுவதற்கு கூடுதல் கவனம் எடுக்க வேண்டும். "என்ன இருக்கிறது?" போன்ற சொற்றொடர்கள் மற்றும் "ஜஸ்ட் ஒரு நொடி" சாதாரண உரையாடலுக்கு நல்லது, ஆனால் தொழில்முறை தொடர்பு இல்லை. இதேபோல், நீங்கள் எந்த வகையிலும் பேசுவதைத் தவிர்க்க வேண்டும். அது தொழில்முறையில்லாதது மட்டுமல்லாமல், பலரும் வெளிப்படையாகத் தீங்கு விளைவிக்கும் குற்றங்களைக் கண்டறிந்து கொள்ள வேண்டும்.
அதே நேரத்தில் தொலைபேசி சாப்பிட மற்றும் பதில் சொல்ல முயற்சி செய்ய வேண்டாம். உணவைப் பற்றி பேசுவதற்கு முயற்சி செய்வது கடினமாக உங்களால் புரிந்துகொள்ள முடிகிறது.
தைரியமாக இருங்கள்
ஒவ்வொரு அழைப்பின் தொடக்கத்திலும், அந்த நபரின் அழைப்பாளரின் அழைப்பிற்கும், அவர்கள் எப்படி சேவை செய்வதற்கும் கேட்க வேண்டும். அழைப்பு மேலும் நீட்டிக்கப்பட்டால், நினைவில் வைக்க கவனமாக இருக்க வேண்டும் (பொருத்தமானது என்றால்) அழைப்பாளரின் பெயரைப் பயன்படுத்தவும். அவர்கள் தனிப்பட்ட கவனத்தையும் சேவையையும் பெற்றுக்கொள்கிறார்கள் என்று அழைப்பவர் சரியாக உணர வேண்டும்.
அழைப்பை மாற்றிக்கொள்ள அல்லது அழைப்பினை நிறுத்தி வைக்க வேண்டும் என்றால், அவ்வாறு செய்ய அனுமதி கேட்கவும். பல அழைப்பாளர்களுக்கு, இசை நடத்துவதைக் கேட்பதற்கு ஒரு நேரடி நபரிடம் பேசுவதில் திடீரென்று ஏற்படும் மாற்றம் எரிச்சலூட்டும் மற்றும் முரட்டுத்தனமாக இருக்கிறது. ஒரு நல்ல காரணமின்றி எந்த அழைப்பாளரும் எப்பொழுதும் நிறுத்தி வைக்கப்படக்கூடாது. ஒரு அழைப்பாளரைத் தவிர்ப்பதற்கான வழிமுறையாக பிடியைப் பயன்படுத்துவது முரட்டுத்தனமானது அல்ல, அது முடிவுக்கு வழிவகுக்கும்.
எப்போதும் நேர்மறையான குறிப்புகளில் அழைப்புகளை முடிக்க முயற்சிக்கவும். நீங்கள் எடுத்துக் கொண்ட நடவடிக்கைகளை மீளாய்வு செய்வதன் மூலம் உங்கள் சிறந்த முயற்சியை நீங்கள் தருகிறீர்கள் என்று உறுதிப்படுத்துபவர்கள் அழைப்பார்கள்.எப்போதும் அவர்களுக்கு உதவுவதற்கு ஏதாவது இருக்கிறதா என்று கேட்கவும், அவர்களுடைய நேரத்திற்கு நன்றி சொல்லவும்.
