ஒரு வருங்கால வாடிக்கையாளர் மற்றும் ஒரு சட்ட நிறுவனம் ஆகியவற்றுக்கு இடையிலான ஆரம்ப தொடர்பு பொதுவாக தொலைபேசி வழியாகும், வரவேற்பாளர் மூலம் கையாளப்படுகிறது. இதன் விளைவாக, நிறுவனத்தின் வரவேற்பாளர் எல்லா நேரங்களிலும் தொழில்முறை மற்றும் மரியாதைக்குரியவராக இருக்க வேண்டும் என்பது முக்கியம். தொழில்முறையை பராமரிப்பது சில சமயங்களில் சவாலாக இருக்கலாம், ஆனால் குறிப்பாக தினசரி அடிப்படையில் அதிகமான அழைப்புகள் கேட்கும் வரவேற்பாளர்களுக்கு. ஆனால் ஒரு சட்ட அலுவலகத்தில் அழைக்கும்போது நீங்கள் தொடர்ந்து பின்பற்ற வேண்டிய சில நியமங்கள் உள்ளன.
ஆரம்ப அழைப்பு உட்கொள்ளல்
சட்ட நிறுவனத்தின் பெயரை அறிவிப்பதன் மூலம் ஒவ்வொரு அழைப்பையும் எடுத்துக்கொள், பெயரை நீங்களே அடையாளம் காணலாம், மேலும் அழைப்பாளருக்கு நீங்கள் எவ்வாறு உதவ முடியும் என்பதை விசாரிக்கவும். உதாரணமாக, "நல்ல காலை, இது X மற்றும் Y சட்ட நிறுவனம், ஜேன் பேசுகிறேன், நான் யார் பேசுகிறேன்?" பெயரை அழைப்பாளரை அடையாளம் கண்டவுடன், "நான் இன்று உங்களுக்கு எப்படி உதவ முடியும்" உரையாடலின் எஞ்சிய நேரத்தில் பெயரை அழைப்பாளரைப் பார்க்கவும். ஒவ்வொரு அழைப்பிலும் குறிப்பு எடுத்துக்கொள்வது உதவியாக இருக்கும், குறிப்பாக பெயர்கள் குறித்து. உரையாடலின் போது நேர்மறையான தொனியை பராமரிக்கவும், பொறுமையாக இருங்கள், உங்கள் மனநிலையை இழக்காதீர்கள். "யூ ஹூ" மற்றும் "யூ" போன்ற ஜர்கோன், ஸ்லாங் அல்லது அல்லாத சொற்களின் பயன்பாட்டைத் தவிர்க்கவும்.
அழைப்பாளரின் தேவைகளைக் கண்டறிதல்
நீங்கள் அழைப்பாளருக்கு நெருக்கமாகப் பேசவும் அவளுடைய தேவைகளைக் கண்டறிந்து, அவளுக்குக் கோரிய தகவலை தெளிவான மற்றும் சுருக்கமான முறையில் வழங்கவும் உங்களுக்கு மிகவும் முக்கியம். ஒவ்வொரு அழைப்பாளரும் தேவைப்படும் தகவலைப் பெறுவதில் உதவி தேடுகிறாரா அல்லது பேச விரும்பும் சரியான நபரைக் கண்டுபிடிப்பார்.
நிறுவனத்தில் சரியான நபருக்கு வழி அழைப்பாளர்
அழைப்பாளர் ஒரு வழக்கறிஞரால் சிறந்த தகவலைக் கோருகிறார் என்றால், அழைப்பாளரை அவர் வேறு ஒருவருடன் பேச வேண்டும் மற்றும் அவரை மாற்றிக்கொள்ளும்படி கேட்டுக்கொள்ள வேண்டும். நீங்கள் அழைப்பை மாற்ற வேண்டுமென விரும்பும் வழக்கறிஞரைத் தொடர்பு கொள்ளவும், அழைப்பாளரை பெயரால் அறிவிக்கவும், அழைப்பின் நோக்கத்தை வெளிப்படுத்தவும், வழக்கறிஞர் கிடைக்கும்பட்சத்தில் அழைப்பை மாற்றவும். எந்த அழைப்பாளரும் 45 விநாடிகளுக்கு மேலாக நிறுத்தி வைக்கப்படக்கூடாது. 45 விநாடிகள் கழித்து, அவர் தொடர விரும்புகிறாரா என அழைப்பாளரிடம் கேட்கவும், ஒரு வழக்கறிஞர் கிடைத்தவுடன் திரும்ப அழைக்கப்படலாம் அல்லது பின்னர் மீண்டும் அழைக்க விரும்பினால் விரும்புகிறார்.
இறுதி அழைப்பு
ஒவ்வொரு அழைப்பையும் முடிப்பதற்கு முன்னர், அழைப்பை முடிப்பதற்கு முன்னர் நீங்கள் வேறு எந்த உதவியும் பெற முடியுமா என்று விசாரிக்கவும். சட்ட நிறுவனத்தை கருத்தில் கொண்டு அழைப்பாளருக்கு நன்றி. சட்டப்பூர்வ வரவேற்பாளர் ஒரு சட்ட நிறுவனத்தை நியமிப்பதற்கான ஒரு சாத்தியமான வாடிக்கையாளரை நம்புவதற்கு இது சாத்தியமில்லை, ஆனால் ஒரு வரவேற்பாளர் ஒரு சட்ட நிறுவனம்க்கு தகுதியற்றவராக, முரட்டுத்தனமாக அல்லது துணிச்சலாக இருப்பதன் மூலம் ஒரு வாடிக்கையாளரை இழக்க மிகவும் எளிதானது.
