ஒரு வாடிக்கையாளர் புகார் தொடர்பாக எழுதப்பட்ட கடிதம் உங்கள் நிறுவனத்தின் அல்லது தயாரிப்புக்கான நேரடி பிரதிபலிப்பாக கருதப்படும். கவனமாக, தொழில்முறை தொடர்பு ஒரு வாடிக்கையாளர் இழந்து தடுக்க முடியும், உங்கள் நிறுவனம் மோசமான எதிர்கால விளம்பரம் தடுக்க அல்லது எதிர்கால வாடிக்கையாளர் நல்லெண்ண உருவாக்க. எழுதப்பட்ட கடிதம் அனுப்பப்பட்டதும் ஒரு "காகிதத் தடையை" பெறமுடியாததால், எதிர்கால அல்லது கூடுதல் பொறுப்பை நிறுவனத்திற்கு வழங்குவதற்கு எந்த தகவலும் கொடுக்கப்படவில்லை. சிறந்த தொழில்முறை பதில்கள், கண்ணியமான, சுருக்கமான மற்றும் நேரடியானவை.
உங்களுக்கு தேவையான பொருட்கள்
-
கணினி
-
அச்சுப்பொறி (அஞ்சல் கடிதம் இருந்தால்)
-
இணைய அணுகல் (மின்னஞ்சல் கடிதம்)
-
உறையை
-
முத்திரை
-
காகிதம்
கடிதத்தை அனுப்பும் தேதி மற்றும் கடிதத்தின் மேலே உள்ள புகாரியின் முழுமையான பெயர் மற்றும் முகவரி ஆகியவற்றைப் பயன்படுத்துங்கள். நீங்கள் மின்னஞ்சல் கடிதத்தில் அல்லது கடிதத் தாளில் நிறுவனத்தின் லோகோவைப் பயன்படுத்தாவிட்டால், கடிதத்தின் கையொப்ப வரிக்குப் பிறகு உங்கள் நிறுவனத் தகவலைச் சேர்க்க வேண்டும். ஒரு கணினியில் கடிதம் எழுது - கையால் எழுதப்பட்ட கடிதங்கள் தனிப்பட்ட மற்றும் இயற்கையில் தொழில் அல்ல.
உங்கள் தயாரிப்பு அல்லது சேவையுடன் அவரது அதிருப்தி காரணமாக உங்களை தொடர்பு கொள்ள நேரத்தை எடுத்துக்கொள்வதற்கு புகாரளிக்கு நன்றி. அவருடைய அதிருப்தி என்ன என்பதைப் பற்றி குறிப்பிட்டிருங்கள், எனவே அவருடைய புகாரை நீங்கள் புரிந்துகொள்வது தெளிவாக உள்ளது.
புகார் அளிப்பவருடன் அவருக்கும் உங்கள் பரஸ்பர திருப்திக்குமான தீர்வுகளைத் தீர்ப்பதற்கு சாத்தியமுள்ள எல்லா வழிகளிலும் வேலை செய்ய உங்கள் எண்ணம் அரசு.
ஒரு தீர்வுக்கு நேரடியாகப் புகாரை நேரடியாக தொடர்புபடுத்தி, நீங்களும் உங்கள் நிறுவனமும் அதிருப்திக்குத் திரும்புவதைத் தடுக்கலாம் என்பதை நீங்கள் மதிப்பீடு செய்வீர்கள் என்பதைக் குறிக்கவும்.
சிரமத்திற்கு வருந்துவதற்காக மன்னிப்புக் கேட்டு, வாடிக்கையாளரின் விருப்பத்திற்கு உங்களைத் தொடர்புகொள்வதற்கு உங்கள் நன்றியைத் தெரிவிக்கவும்.
வாடிக்கையாளரின் வர்த்தகத்தைத் தக்கவைத்து வேலை செய்ய உங்கள் விருப்பத்தை வெளிப்படுத்தி, உங்கள் நிறுவனத்திற்கு எவ்வளவு திருப்திகரமானது என்பதைக் குறிப்பிடவும்.
உங்கள் தனிப்பட்ட கையொப்பத்திற்கான ஒரு சில வரிகளை (இது எழுதப்பட்ட கடிதமாக இருந்தால்) உங்கள் முழுப்பெயர், தொழில்முறை தலைப்பு மற்றும் உங்கள் முழு நிறுவன தகவலுடன் முடிவடையும். நீங்கள் மின்னஞ்சலை அனுப்புகிறீர்கள் என்றால், மின்னஞ்சலில் உள்ள "எங்களை தொடர்பு கொள்ள நன்றி" வரியை சேர்க்க வேண்டும் என்பதை உறுதிப்படுத்தவும்.
குறிப்புகள்
-
தேதி, வாடிக்கையாளர் முழு பெயர் மற்றும் முகவரி, உங்கள் முழு பெயர் மற்றும் தொடர்புத் தகவல் மற்றும் தனிப்பட்ட கையொப்பம் ஆகியவற்றைக் கொண்ட பாரம்பரிய தொகுதி பாணி கடிதம் வடிவமைப்பைப் பயன்படுத்துக. இறுதி தயாரிப்பு மீது ஒரு எழுத்து மற்றும் இலக்கண சரிபார்த்தலை இயக்கவும், முடிந்தால் ஒரு சுயாதீனமான மூலத்திலிருந்து விரைவான ஆதாரத்தை பெறவும். ஒரு கடிதத்தை விட உங்கள் தொழில்முறை படத்தில் மோசமாக பிரதிபலிக்காது, அது தவறாக வடிவமைக்கப்பட்டு, தவறான எழுத்துக்களுடன் அல்லது மோசமான எழுத்துக்களுடன் சிக்கியிருக்கும்.
எச்சரிக்கை
நீங்கள் பெற்ற புகார் எவ்வளவு கடுமையானது அல்லது இலாபமற்றது என்பதைப் பொறுத்து, உங்கள் பதிலில் எந்த கேள்விக்குரிய அல்லது குற்றம்சாட்டப்பட்ட மொழியிலிருந்தும் புறப்படுங்கள். உங்கள் எழுதப்பட்ட பதில் இறுதியில் பல மக்களுடைய கைகளிலும், வாடிக்கையாளர்களிடமும் கைமாறலாம். நீங்கள் பெறும் புகாரை முழுமையாக பூர்த்தி செய்ய முடியாவிட்டாலும் கூட, ஒரு தொழில்முறை மற்றும் இணக்கமான பதில் கடிதம் இலக்குகள் பொதுவான நிலப்பரப்பு மற்றும் நல்லெண்ணத்தை உருவாக்குகின்றன. இது கடிதத்தை காணக்கூடிய வேறு எவருடனும் நீங்கள் அல்லது உங்கள் நிறுவனத்தில் சாதகமாக பிரதிபலிக்கிறது.
