கொள்கைகள் மற்றும் நடைமுறைகள் பெரும்பாலான நிறுவனங்களுக்கு தேவை. பலர் இந்த வகை ஆவணங்களை எழுத வேண்டும், ஏனென்றால் தர நிர்ணயங்களுக்கான சர்வதேச அமைப்பு (ISO) போன்ற விதிமுறைகளுக்கு இணங்க வேண்டும். ISO என்பது தரமான உத்தரவாதத்தை மேம்படுத்துவதில் கவனம் செலுத்துகின்ற தரங்களின் குடும்பமாகும். அமைப்புகளை எழுதுவதற்கான கொள்கைகள் மற்றும் செயல்முறைகளின் மிகவும் பொதுவான எடுத்துக்காட்டுகளில் ஒன்று ஸ்டாண்டர்ட் ஆப்பரேட்டிங் ப்ரொசசர் (SOP) ஆகும்.
கொள்கைகள்
நிறுவனம் நிறுவனங்கள் அல்லது துறை முழுவதும் நடைமுறைப்படுத்தும் விதிகளை குறிப்பிடுகிறது. உதாரணமாக, நிறுவனம் கடவுச்சொற்களைப் பற்றி ஒரு கொள்கை உள்ளது. ஒவ்வொரு 60 நாட்களிலும் ஊழியர்கள் கடவுச்சொற்களை மாற்ற வேண்டும் என்று கூறலாம். இந்தக் கொள்கை, தங்கள் கடவுச்சொற்களை காலாவதியாகி 14 நாட்களுக்கு முன்னதாக ஊழியர்களுக்கு அறிவிக்க வேண்டும் எனக் கூறலாம். கொள்கைகள் தெளிவான, சுருக்கமான மற்றும் நிலையானதாக இருக்க வேண்டும். கொள்கைகள் அவற்றில் சுருக்கெழுத்துக்களைக் கொண்டிருக்கும். எழுத்தாளர் அவர்கள் பயன்படுத்திய முதல் முறையை அவர்கள் உச்சரிக்க வேண்டும், பின்னர் மற்ற கொள்கைகளை சுருக்கெழுத்துக்களைப் பயன்படுத்த வேண்டும்.
நடைமுறைகள்
நடைமுறைகள் நடைமுறைகளை நடைமுறைப்படுத்துகின்றன. பணிகளை எவ்வாறு செய்வது என்பது குறித்த படிப்படியான வழிமுறைகளைப் போன்ற நடைமுறை விவரங்கள் வழங்கப்படுகின்றன. ஒரு செயல்முறையின் ஒரு எடுத்துக்காட்டு புதிய பிணைய கணக்குகளை எவ்வாறு உருவாக்குவது என்பதுதான். முதல் கட்டத்தில் மேலாளர் தனது புதிய வாடகைக்கு ஒரு படிவத்தை நிரப்ப வேண்டும். படிவம் புதிய வாடகை வேலை, புதிய பணி அமல்படுத்தப்படும் வேலை, தலைப்பு மற்றும் துறை போன்ற தகவலை வழங்க வேண்டும். மேலாளர் அந்தத் தகவலை டி துறைக்கு சமர்ப்பிப்பார். பிணைய நிர்வாகி பின்னர் அவர் பின்பற்ற வேண்டும் நடைமுறைகள் வேண்டும். இவை மின்னஞ்சல் மற்றும் நெட்வொர்க் கணக்கை அமைக்கவும், பாதுகாப்பு பேட்ஜ் உருவாக்கவும் சேர்க்கலாம். நடைமுறைகளை பின்பற்ற எளிதாக இருக்க வேண்டும். ஒரு குறிப்பிட்ட காலப்பகுதியில் நடைமுறைகளை மாற்றுவது முக்கியம். எனவே, நிறுவனம் குறைந்தது ஒரு வருடத்திற்கு ஒருமுறை அவற்றை மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டும். இது நடைமுறைகளை புதுப்பிக்க ஒரு நபர் குறிக்க வேண்டும். கொள்கைகளைப் போல, நடைமுறைகளும் கண்டிப்பாக, சுருக்கமாகவும் துல்லியமாகவும் இருக்க வேண்டும்.
SOP
SOP ஸ்டாண்டர்ட் ஆப்பரேட்டிங் ப்ராசசர் என்பதாகும். இந்த வகை ஆவணம் அமைப்பு மற்றும் அதன் துறைகள் என்ன செய்கின்றன என்பதை விவரிக்கிறது. கூடுதலாக, இது ஊழியர்களின் பாத்திரங்களையும் பொறுப்புகளையும் விளக்குகிறது. பின்னர் SOP வழக்கமாக ஒவ்வொரு துறையின் கொள்கைகளும் நடைமுறைகளும் அடங்கும். உதாரணமாக, கொள்கை வன்பொருள் வாங்கும் விதிகள் உள்ளடக்கும். பின்னர் செயல்முறை வன்பொருள் வாங்க எப்படி பற்றி படி மூலம் படி வழிமுறைகளை வழங்கும். SOP முதன்மையாக உரை இருப்பினும், ஒரு நல்ல நிறுவன அமைப்பு வரைபடங்கள், வரைபடங்கள், ஓட்டம் வரைபடங்கள் மற்றும் பணிப்பாய்வு ஆகியவற்றை உள்ளடக்கியிருக்க வேண்டும்.
