அதே தகவலை பெரிய பார்வையாளர்களுடன் பகிர்ந்து கொள்ள ஒரு வட்ட எழுத்து பயன்படுத்தப்படுகிறது. ஒரு தனிப்பட்ட கடிதத்திலிருந்து இது வேறுபடுகிறது, இது குறிப்பிட்ட தகவலை ஒன்று அல்லது ஒரு சில பெறுநர்களுக்கு அனுப்புகிறது. புதிய தகவல் அறிவிக்க அல்லது கொள்கைகளை தெளிவுபடுத்துவதற்கு சுற்றறிக்கை கடிதங்கள் பெரும்பாலும் பயன்படுத்தப்படுகின்றன. அவர்கள் பரவலாக வாசிக்கப்படுவதால், அவை தலைப்பில் சற்றே பொதுவானவை. எந்தவிதமான வட்டவடிவ கடிதத்தையும் எழுதுவது ஒரு சில முக்கியமான படிகள் தேவை.
உங்கள் பார்வையாளர்களை அறிந்துகொள்ளுங்கள். வட்டக் கடிதங்களுக்கான, வாசகர் தன்மை வேறுபட்டது, எனவே உங்கள் பார்வையாளர்களின் முன்கூட்டிய அறிவை அளவிட அல்லது நீங்கள் பகிர விரும்பும் உள்ளடக்கம் அறிந்திருப்பதைக் கண்டறிவது கடினம். எனினும், பெரும்பாலான வாசகர்களுக்கு நீங்கள் எழுதுகையில், உங்கள் கடிதம் பெரும்பாலான மக்களுக்கு பயனுள்ளதாக இருக்கும் என்று கருதுங்கள்.
உள் மற்றும் வெளிப்புற வட்ட எழுத்துகளுக்கு இடையே வேறுபாடு. ஒரு பெரிய குழுவிற்கு அனுப்பப்பட்டிருந்தாலும், ஒரு வட்ட வட்ட கடிதம் இன்னமும் ஒரு குழுவிற்கு மட்டுமே கட்டுப்படுத்தப்படுகிறது. உதாரணமாக, ஒரு நிறுவனம் ஒரு புதிய நிறுவனத்தின் கொள்கையைப் பற்றி ஊழியர்களுக்கு ஒரு உள் கடிதத்தை பரப்புகிறது. மாறாக, வெளிப்புற கடிதம் எல்லா வாடிக்கையாளர்களுக்கும் பொது மக்களுக்கும் அனுப்பப்படும் ஒரு கடிதமாகும்.
சுற்று கடிதம் செயல்படும் எந்தவொரு தகவலையும் (உள் அல்லது வெளிப்புறம்) பொறுத்து தொனி மற்றும் குரலைப் பயன்படுத்துங்கள். உதாரணமாக, ஒரு கடுமையான தொனியில் அனைத்து ஊழியர்களுக்கும் ஒரு tenderiness அல்லது absenteeism உரையாற்றும் ஒரு வட்ட கடிதம். இருப்பினும், வாடிக்கையாளர்களுக்கு பரப்புவதற்கு ஒரு கடிதத்திற்கு ஒரு கடுமையான தொனியைப் பயன்படுத்த முடியாது.
அங்கீகரிக்கப்பட்ட தகவலை மட்டும் பகிரலாம். வட்டாரக் கடிதங்கள் பெரிய பார்வையாளர்களுக்காக வேண்டுமென எதிர்பார்க்கப்படுவதால், பரவலான பார்வையாளர்களுக்காக அல்லாமல் இரகசிய தகவல் அல்லது விவரங்களை வெளிப்படுத்துவதற்கு அவை பொருத்தமற்றவை.
