பல பணியிடங்களில், நினைவுச்சின்னங்கள் தொடர்புகொள்வதற்கான ஒரு வசதியான மற்றும் சிறந்த வழியாகும். ஒரு பதிவில் உள்ள கேள்விகளுக்கு பதிலளிப்பதன் மூலம், நேருக்கு நேர் உரையாடலுக்குப் பதிலாக, உங்கள் பதிலைச் சேர்த்துள்ள தொழிலாளர்களின் எண்ணிக்கையை அதிகரிக்கவும், நீங்கள் கொடுத்த பதிலை அவர்கள் மறந்துவிட வேண்டும் என்றால், பின் குறிப்புக்கு உடல் அல்லது மின்னணு ஆவணம் மூலம் தொழிலாளர்களை வழங்கவும் முடியும். உங்கள் மெமோ முடிந்தவரை திறம்பட செயல்படுவதை உறுதிப்படுத்த, உங்கள் தகவல்தொடர்பு முறையை வடிவமைத்து, அதை உங்கள் பார்வையாளர்களுடன் கவனமாக எழுதுங்கள்.
ஒரு குறிப்பு தலைப்பை உருவாக்கவும். "தேதி:" பின் நீங்கள் உங்கள் மெமோவை அனுப்பும் முழு தேதியையும் சேர்த்து, "To:" நீங்கள் மெமோராண்ட் ஒன்றை அனுப்பினால், உங்கள் பெயர் மற்றும் "Subject: பொருள் பற்றிய ஒரு சுருக்கமான விளக்கம். உங்கள் மெமோராண்டம் மின்னஞ்சல் மூலம் செய்தால், இந்த தலைப்பு ஏற்கனவே உங்களுக்காக இருக்கும். உங்கள் மெமோவைத் தட்டச்சு செய்தால், இந்த தகவலை எல்லாவற்றையும் நினைவூட்டலின் மேல் இடவும், இடப்புறம் சீரமைக்கப்படும்.
கேள்வி வரியில் கேள்வியை வைக்கவும். நீங்கள் உரையாடும் கேள்வி அதிகமானதாக இருந்தால், அதை இரண்டு அல்லது மூன்று அர்த்தமுள்ள வார்த்தைகளில் சொடுக்கி அதை சுருக்கவும். உங்கள் குறிப்பாடலில் ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட கேள்விகளைக் கேட்க திட்டமிட்டால், கேள்வியின் உள்ளடக்கத்தை பட்டியலிடுங்கள், தொடர்ந்து "Q & A" மெமோவின் உள்ளடக்கங்களுக்கு ஊழியர்களை எச்சரிக்க வேண்டும். இந்த கேள்வியை அல்லது Q & A குறியீட்டை பொருள் வரியில் வைப்பதன் மூலம், பணியாளர்களுக்கு மெமோவைக் கண்டுபிடிப்பதன் மூலம் அவற்றைக் குறிப்பிடுவது எளிதாகிறது.
சுருக்கமாக இன்னும் தெளிவான கேள்வி அல்லது கேள்விகளுக்கு பதிலளிக்கவும். ஊழியர்கள் தங்கள் கேள்விகளுக்கான பதில்களை விரும்புகிறார்கள், மெய்மறந்து பேசுகிறார்கள். உங்கள் பதிலை தெளிவாகவும், சுருக்கமாகவும் வைத்திருப்பதன் மூலம் வாசகர்களுக்கு பதிலைப் புரிந்துகொண்டு அதை திறம்பட பிரதிபலிக்க முடியும்.
கூடுதல் தகவல் தேவைப்பட்டால் அவர்கள் தொடர்பு கொள்ள வேண்டிய ஊழியர்களிடம் சொல். கேள்விகளைக் குறித்து நீங்கள் எந்த குழப்பத்தையும் அழிக்க விரும்பினால், உங்களிடம் பேசும்படி அவர்களிடம் கேளுங்கள். தலைப்பைப் பற்றிய கேள்விகளுக்கு பதில் அளிப்பதற்கு உங்கள் வணிகத்தில் மற்றொரு துறை இருந்தால், உங்கள் ஊழியர்களிடம் இந்த துறையின் ஒரு குறிப்பிட்ட நபரைக் குறிப்பிடவும், இந்த நபரின் தொடர்புத் தகவலைச் சேர்க்கவும்.
