உங்கள் முயற்சியில் நிறைவேற்று சுருக்கம் இருந்தால் கூட, ஒவ்வொரு கோரிக்கையையும் கோரிக்கை கடிதம் உள்ளடக்கியிருக்க வேண்டும். ஒவ்வொருவரும் ஒரு வித்தியாசமான நோக்கத்திற்காக சேவை செய்கிறார்கள், மேலும் அவர்கள் ஒரு நல்ல உணர்வை உருவாக்க மட்டுமல்லாமல், வாடிக்கையாளர் மற்றும் வேலை தேவைகள் இரண்டையும் புரிந்துகொள்ள நிரூபிக்கவும் செய்கிறார்கள். இருப்பினும், ஒரு மினி-ப்ரொச்சன்ட் இல்லாமல் வாடிக்கையாளரின் முக்கிய தேவைகளைப் புரிந்துகொள்வதற்கு ஒரு கவர் கடிதம் காட்ட வேண்டும் என்பதால், சிலர் அதை எழுத மிகவும் சிரமப்பட்டிருக்கிறார்கள்.
சரியான தொனியை அமைக்கவும்
வருங்கால வாடிக்கையாளருடனான உங்கள் உறவு, மற்றும் சில நேரங்களில் RFP கிட் உள்ள வழிமுறைகளை, கடிதம் ஒரு சாதாரண அல்லது தனிப்பட்ட தொனியில் எடுக்கும் என்பதை தீர்மானிக்கிறது. நீங்கள் நேர்மையானவர், நேர்மையானவர், வாடிக்கையாளருக்கு பாராட்டுக்கள் மற்றும் நன்றியுணர்வைக் கொண்டிருக்கும் நீண்ட கடிதங்கள் போன்றவை பெரும்பாலும் மிகச் சிறந்தவை. உதாரணமாக, கடிதத்தின் உடலில் "உங்கள் எல்லா உதவிகளுக்கும் நன்றி தெரிவிக்க நான் இந்த வாய்ப்பை எடுக்க விரும்புகிறேன்" மற்றும் "உங்கள் உதவி மற்றும் வழிகாட்டல் விலைமதிப்பற்றதாக நிரூபிக்கப்பட்டது" போன்ற அறிக்கைகள் அடங்கும்.
வடிவமைப்பு மற்றும் உடை
லெட்டர்ஹெட் ஸ்டேடிக் மற்றும் ஒரு வணிக கடிதம் வடிவத்தை பயன்படுத்தி, மூன்று பிரிவுகளாக பிரித்து கடிதம்: ஒரு அறிமுகம், ஒரு உடல் மற்றும் ஒரு சுருக்கமான இறுதி பத்தி. பல மக்கள் செரிஃப் எழுத்துருக்கள் வாசிக்க எளிதாக இருப்பதால், Garamond, ஜோர்ஜியா அல்லது டைம்ஸ் நியூ ரோமன் போன்ற ஒரு serif எழுத்துருவைப் பயன்படுத்தவும். உங்கள் கவர் கடிதம் ஒன்று அல்லது ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட பக்கங்களுக்கு வரம்பிடவும்.
திறப்பு
"நான் உங்களுக்கு உறுதியளிக்கப்பட்ட திட்டம்" அல்லது "நான் உங்களுடைய திட்டப்பணியைப் பற்றி உங்களுடன் பேசுகிறேன்" போன்ற ஒரு சுருக்கமான, பொருத்தமான திறந்த அறிக்கையுடன் அட்டைப் கடிதத்தைத் திறக்கவும். RFP ஓட்டும் தேவைகள். முன்மொழிவு எந்த இணைப்புகளையும் உள்ளடக்கியதா என்பதை வாசகரிடம் சொல்லவும், அது செய்தால், சுருக்கமாக உள்ளடக்கங்களை முன்னிலைப்படுத்தவும், விலை மேற்கோள் செல்லுபடியாகும் கால அளவைக் குறிப்பிடுவதன் மூலம் அறிமுகத்தை முடிக்கவும்.
உடல்
RFP கடிதத்தின் உடலில் அழைக்கப்படக்கூடிய உங்கள் வணிகத்தின் வரலாறு, தகுதிகள் அல்லது குறிப்புகள் போன்ற தேவையான தகவல்கள் அடங்கும். நான்கு முக்கிய வாடிக்கையாளர் தேவைகளுக்கு உரையாடலில் மீதமுள்ள கடிதத்தை மையமாகக் கொள்ளவும். உதாரணமாக, உங்கள் தயாரிப்பு அல்லது சேவை வாடிக்கையாளர் மிக முக்கியமான தேவைகளை பூர்த்தி செய்வதை சுருக்கமாக புல்லட் புள்ளிகளைப் பயன்படுத்துங்கள். பின்னர், மீதமுள்ள பத்திகளில் ஒவ்வொரு புல்லட் புள்ளியிலும் விரிவாக்கலாம்.
மூடு
இறுதிப் பத்தியில், பெயர், தலைப்பு, முகவரி, தொலைபேசி எண், தொலைநகல் எண் மற்றும் மின்னஞ்சல் முகவரி உள்ளிட்ட புள்ளியியல் தொடர்புக்கு முழுமையான தகவலை வழங்குவதை உறுதிப்படுத்தவும். ஒரு "அடுத்த படி" அல்லது அழைப்பு-க்கு-செயலைச் சேர்க்கவும், "நீங்கள் எந்தவொரு கேள்விகளுக்கும் பதிலளிக்க நான் இந்த வாரம் உங்களைத் தொடர்புகொள்வேன்" அல்லது "இந்த திட்டத்தை விவாதிக்க நான் அடுத்த வாரம் உங்களை அழைக்கிறேன்" உங்கள் பெயர் மற்றும் தலைப்பு.
