நிறுவனங்கள் அவர்கள் பெறும் ஒவ்வொரு திட்டத்தையும் ஏற்றுக்கொள்ள முடியாது, எனவே அவர்கள் தங்கள் திட்டங்களை நிராகரிக்கிறார்கள் என்று வணிகங்கள் தெரிவிக்க கடிதங்கள் எழுத வேண்டும். இது அடிக்கடி மின்னஞ்சல் மூலம் கையாளப்படுகிறது. இந்த திட்டத்தை நிராகரிக்கின்ற நிறுவனம் ஒரு கடிதத்தை உருவாக்குகிறது மற்றும் அதனுடன் தொடர்புடைய வணிகங்களுக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்புகிறது. எப்போது ஒரு நிறுவனம் மறுப்பு கடிதத்தை எழுதுகிறதோ, அது இராஜதந்திர, நேர்மையான மற்றும் சுருக்கமான கடிதங்களை வைத்து, பல முக்கிய புள்ளிகளை கருத்தில் கொள்ள வேண்டும்.
பொருள் வரி பயன்படுத்தவும். நீங்கள் ஒரு மின்னஞ்சலை எழுதும்போது, பொருள் வரியில் ஒரு விஷயத்தில் நிரப்புவதற்கான விருப்பம் உள்ளது. ஒரு முன்மொழிவு மறுப்பு கடிதத்தை எழுதுகையில், மின்னஞ்சலைப் பொறுத்தவரையில் நபருக்கு தெரிவிக்க பொருள் வரியைப் பயன்படுத்தவும். அது "திட்டவட்டமான மறுப்பு" என்ற வார்த்தைகளைக் கொண்டிருக்க வேண்டியது இல்லை, ஆனால் "உங்கள் முன்மொழிவுக்கு பதில் அளிப்பது போல்" கூறலாம்.
வடிவமைப்பை எளிமையாக வைக்கவும். ஆடம்பரமான எழுத்துரு வகைகள் அல்லது சிறப்பு வடிவமைப்பு எந்த வகை பயன்படுத்த வேண்டாம். பெரும்பாலான மின்னஞ்சல்களைக் கொண்ட நிலையான வடிவமைப்பைப் பயன்படுத்தவும், இடது கை விளிம்புடன் சொற்கள் சொடுக்கி வைக்கவும்.
மின்னஞ்சல் முகவரிக்கு. அசல் முன்மொழிவை எழுதிய தொடர்பு நபருடன் உரையாடுவதன் மூலம் மின்னஞ்சலைத் தொடங்குங்கள். திட்டத்தில் பட்டியலிடப்பட்ட ஒரு குறிப்பிட்ட நபரைக் குறிப்பிடவில்லை என்றால், அதை நிறுவனத்தின் மனித வளத்துறைக்கு தெரிவிக்கவும்.
மின்னஞ்சலின் நோக்கம். நீங்கள் கடிதம் தொடங்கும் போது தெளிவாக, நேரடி மற்றும் இராஜதந்திர இருக்க வேண்டும். வாசகருக்குத் தெரியப்படுத்துங்கள், இந்த கடிதத்தை அவரிடம் அல்லது அவருடைய நிறுவனத்தால் சமர்ப்பிக்கப்பட்ட திட்டத்தை நிராகரிக்கின்றீர்கள் என்று வருந்தத் தவறிவிடக்கூடும் என்று அவரிடம் தெரிவிக்கவும். உங்கள் நிறுவனத்தின் பெயரையும் அசல் திட்டத்தின் நோக்கத்தையும் சேர்க்க வேண்டும்.
ஒரு காரணம் அடங்கும். ஒரு மறுப்பு கடிதம் நேர்மையாகவும் இருதயப்பூர்வமாகவும் இருக்க வேண்டும். இதன் காரணமாக, பெரும்பாலான வர்த்தக நிறுவனங்கள் ஏன் இந்த திட்டத்தை நிராகரிக்கின்றன என்பதை விளக்குகிறது. காரணங்கள் மறுக்கப்படுவதற்கான காரணங்களுக்காக வேறுபடுகின்றன, ஆனால் அவை பொதுவாக செலவினங்களுடன் இணைக்கப்படுகின்றன.
வாசகருக்கு சாதகமான விருப்பங்களை வழங்குக.நீங்கள் அவரை மற்றும் அவரது வியாபாரத்தை எதிர்காலத்தில் நன்கு விரும்புவீர்கள் என்று வாசகருக்குத் தெரிவிக்கவும், உங்கள் நிறுவனத்திற்கு எதிர்கால திட்டங்களுக்கான திட்டங்களை வழங்குமாறு அவரை அழைக்கவும்.
கடிதத்தில் கையெழுத்திடுங்கள். மின்னஞ்சலின் முடிவில், உங்கள் பெயர் மற்றும் தலைப்பு தொடர்ந்து "உண்மையுள்ள" கடிதத்தில் கையெழுத்திடுங்கள்.
குறிப்புகள்
-
எப்பொழுதும் அவற்றை அனுப்பும் முன்னர் வியாபார கடிதங்களை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். நிறுவனம் பற்றி எதிர்மறை விஷயங்களை சொல்ல வேண்டாம், மாறாக கடிதம் நேர்மறை வைக்க முயற்சி.
