ஆவணங்கள் தனிப்பட்ட, நிதி மற்றும் பொது தரவு சேகரிப்பு உலகில் தினசரி வாழ்க்கையின் ஒரு பகுதியாகும், இதன் விளைவாக, ஆவணங்களை கையாளும் முறைகளில் அவ்வப்போது தணிக்கை செய்யப்படுகிறது. என்ன தணிக்கை நடவடிக்கைகள் செயல்படுத்தப்படுகின்றன, மாற்றப்பட வேண்டிய வழிமுறைகள் மற்றும் அத்தகைய மாற்றங்களை செய்ய வழிகாட்டுதல் ஆகியவற்றை தணிக்கை காட்டுகிறது.
கொள்முதல் நடைமுறை
ஆவணங்களை கொள்முதல் செய்வதற்கு அதன் நடைமுறை பின்பற்றப்பட்டால், ஒரு அமைப்பு அவ்வப்போது சரிபார்க்கப்பட வேண்டும். அமைப்பு தற்போது ஆவணங்கள் நிர்வகிக்கும் ஒரு முறையைக் கொண்டிருப்பின், தணிக்கை ஆவணங்கள் அங்கீகரிக்கப்பட்ட நபர்களால் அங்கீகரிக்கப்பட்டதா மற்றும் ஆவணம் மாற்றங்கள் எவ்வாறு கையாளப்படுகின்றன என்பதற்கான தணிக்கை இருக்கலாம். தணிக்கை இந்த பகுதியும் எப்படி அணுகக்கூடிய ஆவணங்கள் என்பதைக் காட்டலாம்.
ஆவண சேமிப்பு
ஆவணங்கள் கடினமான நகல் அல்லது கணினிமயமாக்கப்பட்ட கோப்புகளாக சேமிக்கப்படும். தணிக்கை அமைப்பு அமைப்புகளின் தேவைக்கேற்ப, பதிவு சேமிப்பு அமைப்புகள் அமைக்கப்பட்டதா என்பதைக் காட்டலாம். தணிக்கை மற்றும் கணினி ஆவணங்கள் ஆகிய இரண்டிற்கும் எவ்வளவு காலம் தாக்கல் செய்யப்படுகின்றன என்பதைத் தணிக்கை செய்ய வேண்டும். ஆவணங்கள் நல்ல நிலையில் வைக்கப்பட்டு சேதம், சரிவு அல்லது இழப்பு ஆகியவற்றிலிருந்து பாதுகாக்கப்பட்டிருந்தால் தணிக்கை தீர்மானிக்க வேண்டும்.
ஆவணங்கள் விவரம்
ஆவணங்கள் ஒரு நிறுவனத்தின் தாக்கல் முறையிலேயே எவ்வாறு விவரிக்கப்படுகின்றன என்பதை சரிபார்க்க வேண்டும்.. ஆவணங்கள் பெயர், எண் அல்லது விளக்கப்படத்தில் பட்டியலிடப்படலாம். ஒரு ஆவணத்தை எளிதாகக் கண்டறிவதற்கு சுருக்கமான, பொருத்தமான விளக்கங்கள் இருக்கலாம். ஆவணங்கள் பதிப்பு எண் மற்றும் திருத்த தேதி மூலம் முறையாக தாக்கல் செய்தால், தணிக்கை காட்ட வேண்டும்.
