உங்களுடைய எதிர்பார்ப்புகளுக்கு ஏற்ப வாழாத ஒரு தயாரிப்பு அல்லது சேவையைப் பற்றி நுகர்வோர் வஞ்சனை இருந்தால், உங்கள் கவலைகளை உறுதிப்படுத்துவதற்கான மிகச் சிறந்த வழிகள் தீவிரமாக எடுத்துக் கொள்ளப்படுகின்றன. ஒரு புகார் கடிதம் தொடங்க சிறந்த வழி தீர்மானிக்க கடினமாக இருந்தாலும், நீங்கள் எடுக்க முடியும் பல்வேறு உத்திகள் உள்ளன.
கடிதம் முகவரி
ஒரு குறிப்பிட்ட நபரிடம் உங்கள் புகார் கடிதத்தில் உரையாடுவது உங்கள் கடிதம் புறக்கணிக்கப்படும் அல்லது "பிளவுகள் மூலம் விழும்" வாய்ப்பு குறைக்கப்படும். உங்கள் புகாரை எதிர்கொள்வதற்கு உத்திரவாதமுள்ள குறிப்பிட்ட நபருக்கு அதைக் கொண்டு உங்கள் கடிதத்தைத் தொடங்கவும். அந்த நபரின் தலைப்பு சேர்க்க மறக்காதே. வாடிக்கையாளர் புகார்களை நேரடியாக எங்கு அல்லது எங்கு தொடர்புகொள்வது என்பது தொடர்பாக ஒரு நிறுவனத்தின் வலைத்தளம் பொதுவாகக் காணப்படும். உங்கள் கடிதத்தை எழுதுவதற்கு முன்னர் நீங்கள் அதை சரியான நபரிடம் அனுப்பி வைப்பதை உறுதிப்படுத்த சில ஆராய்ச்சி செய்யுங்கள்.
முக்கியமான விசயத்திற்கு வா
முடிந்தவரை பல பிரத்தியேகங்களுடன், உங்கள் முதல் பத்தியிற்கு முன்பாக, நீங்கள் தீர்க்க முயற்சிக்கும் சிக்கலைக் குறிக்கும் ஒரு குறுகிய தலைப்புடன் தொடங்கவும். உதாரணமாக, உங்கள் புகார் ஒரு விமான விமானம் பற்றி இருந்தால், பயண, பாதை மற்றும் விமான எண் ஆகியவற்றைக் கொண்ட தேதி அடங்கும். உங்கள் முதல் பத்தியின் தலைப்புக்குப் பிறகு புகார் சுருக்கப்பட வேண்டும். உங்கள் முதல் பத்தியின் முதல் வாக்கியத்தில், விரைவாக புள்ளிக்குச் சென்று, நிறுவனத்தின் பொருட்களின் அல்லது சேவை தொடர்பான குறிப்பிட்ட புகார்களைக் கோடிட்டுக் காட்டுங்கள். சுருக்கமான மற்றும் மரியாதைக்குரிய மீதமுள்ள போது பல விவரங்களை உள்ளடக்கியது.
நேர்மறையானது தொடங்கும்
புகார் கடிதத்தைத் தொடக்குவதற்கான மற்றொரு முறை உங்கள் புகாரில் துவங்குவதற்கு முன், நிறுவனத்தின் தயாரிப்புகள் அல்லது சேவைகள் பற்றி நேர்மறையான ஒன்றைச் சொல்ல உங்கள் முதல் பத்தியினைப் பயன்படுத்துவதே ஆகும். இந்த அணுகுமுறை வாசகர்களை குறைவான எதிர்மறையான நிலைமையில் வைக்கிறது, இது உங்கள் புகாரை தெரிவிக்க உங்களுடன் பணியாற்றுவதற்கு அதிக விருப்பம் கொள்ள வழிவகுக்கும். கடந்த காலத்தில் நிறுவனத்துடன் நீங்கள் கொண்டிருந்த சாதகமான அனுபவத்துடன் உங்கள் முதல் வாக்கியத்தை தொடங்குங்கள், கம்பனியின் நேர்மறையான பண்புகளை சிலவற்றை உயர்த்தி, உங்கள் புகாரின் இயல்புகளை உங்கள் இரண்டாவது வாக்கியத்தில் அல்லது பாராவில் வெளிப்படுத்துங்கள்.
பொது குறிப்புகள்
USA.gov ஒரு முறையான புகார் கடிதத்தை எழுதுவது குறித்த உதவிக்குறிப்புகளை வழங்குகிறது, இது பெரும்பாலும் ஒரு கடினமான-நகல் கடிதத்தில் அனுப்பப்பட்ட கடிதம் ஒரு நிறுவனத்தை தொடர்பு கொள்ள மிகவும் பயனுள்ள வழியாகும். ஒரு நேரடி, அல்லாத மோதல் தொனியை நீங்கள் கூட நீங்கள் சிறந்த முடிவு கிடைக்கும்; ஒரு கோபம், அச்சுறுத்தல் அல்லது வடு கடிதம் கடினம் மற்றும் பகுத்தறிவு ஒரு கடிதத்தை விட குறைவாக இருக்கும். கூடுதலாக, நீங்கள் தீர்க்கப்பட வேண்டிய பிரச்சனையை நீங்கள் எப்படி சரியாக விரும்புகிறீர்கள் என்று தெளிவாகக் கூற வேண்டும். இறுதியாக, எடுக்கும் ஒவ்வொன்றையும் ஒவ்வொரு எழுதவும் எழுதவும், பிரதிகள் வைத்திருக்கவும்.
