உங்கள் முதலாளியிடம் புகார் செய்த ஒரு பணியாளர் அல்லது உங்கள் பொது மேலாளருக்கு ஒரு வணிக உரிமையாளர் புகார் அளித்தால், சிறந்த கருவி "ஏன்-எப்படி-எப்படி" கட்டமைப்பாகும். ஏன் இந்த அறிக்கையை எழுதுகிறீர்கள்? வாசகர் என்ன தகவல் அறிய வேண்டும்? நீங்கள் எப்படி உங்கள் பரிந்துரைகளை அல்லது முடிவுகளை தெரிவிக்க போகிறீர்கள்? இந்த கட்டமைப்பைத் தொடர்ந்து உங்கள் ஆவணத்திற்கு ஒரு தருக்க ஓட்டம் கொடுக்கும். நன்கு அறியப்பட்ட வணிக முடிவை எடுக்க தேவையான உங்கள் துல்லியமான தகவலை அது உங்கள் முதலாளி அல்லது நிர்வாகிக்கு வழங்கும்.
ஏன் கவனம் செலுத்த வேண்டும்
நீங்கள் ஏன் அறிக்கை எழுதுகிறீர்கள் என்பதை புரிந்து கொள்ளுங்கள். அறிக்கையின் நோக்கம் குறித்து நீங்கள் தெளிவாக இருக்கிறீர்கள், இல்லையெனில் தவறான பார்வையாளர்களுக்கு உங்கள் எழுத்துகளைத் தட்டச்சு செய்யலாம் அல்லது முக்கிய தகவலை விட்டு விடுங்கள். தேவைப்பட்டால் கேள்விகளைக் கேளுங்கள். அறிக்கை பல துறைகளுக்கு விநியோகிக்கப்படும் எனில், ஒவ்வொரு துறையினரின் கவலையும் உரையாடுவதற்கு தனிப்பட்ட பிரிவுகளை நீங்கள் சேர்க்க வேண்டுமா என கருதுங்கள்.
என்ன தகவல் அடங்கும் என்பதைத் தீர்மானிக்கவும்
நிதித் தரவு, வரைபடங்கள் மற்றும் வரைபடங்கள் போன்ற உங்களுக்கு தேவையான தகவலை சேகரிக்கவும். உங்கள் அறிக்கையின்படி உங்கள் கருத்துக்கள் தொடர்பான நபர்களை நேர்காணல் செய்யுங்கள். பிறகு, பார்வையாளர்களுக்குத் தெரிந்து கொள்ள வேண்டிய முக்கியமான விஷயத்தை அல்லது முடிவுகளை நீங்கள் தீர்மானிக்க வேண்டும். முக்கிய புள்ளிகளை முன்னிலைப்படுத்தும் சில பத்திகளை எழுதுவதன் மூலம் தொடங்குங்கள் அல்லது உங்கள் தகவலை புல்லட்-பாயின்ட் பட்டியலில் சேர்க்கலாம்.
உங்கள் பரிந்துரை எவ்வாறு வழங்கப்பட வேண்டும் என்பதை முடிவு செய்யுங்கள்
அறிக்கை ஒரு தலைப்பை கொடு. நியமனம் பற்றிய விவரங்களை அல்லது அறிக்கையை எழுதுவதற்கான காரணத்தை சுருக்கமாக விவரிக்கவும். தகவலை சேகரிப்பது உங்கள் முறையை விவரிக்கவும். தர்க்கரீதியாக அறிக்கையின் உடலை ஒழுங்கமைக்கவும், உதாரணமாக, முக்கிய கருப்பொருள்களின் படி. நீங்கள் முழுமையாக விஷயத்தை விசாரித்துள்ளீர்கள் என்பதைக் காட்டுவதற்கு போதுமான தகவலை சேர்க்க வேண்டும். உங்கள் கண்டுபிடிப்பை அடிப்படையாகக் கொண்ட உங்கள் முடிவு அல்லது பரிந்துரையுடன் அறிக்கையை முடிக்கவும்.
ஒரு நிர்வாக சுருக்கத்தைச் சேர்க்கவும்
உங்கள் அறிக்கையின் தொடக்கத்திற்குத் திரும்புங்கள் மற்றும் அறிக்கையின் பிரதான புள்ளிகளைக் கணக்கிடும் ஒரு பத்தி அல்லது இரண்டு சேர்ந்தது. மாற்றாக, உங்கள் கருத்துக்களை கட்டமைக்க புல்லட் புள்ளிகளைப் பயன்படுத்துங்கள். அனைத்து தகவல்களையும் உள்ளடக்கியிருப்பதை உறுதிசெய்து கொள்ள உங்கள் முதலாளிக்கு நேரம் கிடைப்பதை நிறைவேற்றும் சுருக்கமாக இருக்கலாம். சுருக்கமாக, அறிக்கை என்ன? முக்கிய கண்டுபிடிப்புகள் என்ன? நீங்கள் முன்வைக்கிறீர்கள் அல்லது பரிந்துரைக்கிறீர்களா? அடுத்த என்ன நடக்கிறது? ஒன்று அல்லது இரண்டு நிமிடங்களுக்குள் ஒரு வாசிப்பு நேரத்திற்குள் உங்கள் அறிக்கையின் சாரத்தை வழங்குகிறது வரை உங்கள் சுருக்கத்தை திருத்தவும்.
அறிக்கை வடிவமைக்க
ஒரு நிறுவன பாணி வழிகாட்டி இருந்தால், அதை நீங்கள் பின்பற்ற வேண்டும் என்பதை உறுதிப்படுத்தவும். இல்லையெனில், சுலபமாக வாசிப்பதைப் படிப்படியாக அறிக்கையை வடிவமைக்கலாம், முடிந்தவரை ஸ்கேன் செய்ய எளிதாகும். தனி தலைப்புகளுக்கு தெளிவான தலைப்புகள் பயன்படுத்தவும்; இது உங்கள் தலைவருக்கு புகாரியில் பொருத்தமான பக்கத்தை கண்டுபிடிக்க உதவுகிறது. பெரிய எழுத்துரு அல்லது தைரியமான அச்சுகளில் முக்கியமான உண்மைகளை சிறப்பித்துக் காட்டுங்கள். அறிக்கையின் முடிவில் ஒரு நிதி அறிக்கைகள், அச்சிடப்பட்ட பொருட்கள் அல்லது பிற ஆதரவு ஆவணங்களை இணைக்கலாம்.
சரிபார்க்கவும்
சரியான எழுத்து மற்றும் இலக்கணத்திற்கான அறிக்கையை சரிபார்க்கவும். ஆன்லைன் எழுத்து சரிபார்த்தல்கள் மற்றும் இலக்கண காசோலைகள் பயனுள்ளதாக இருக்கும், ஆனால் அவை எப்போதும் சூழலுக்கு அனுமதிக்காது.முடிந்தால், யாராவது பிழைகள் ஒரு கூர்மையான கண் கொண்டு அறிக்கை சரிபார்க்க வேண்டும். பொதுவாக அறிக்கையை விமர்சிப்பதற்கான வழிகாட்டியை கேளுங்கள். நீங்கள் முடிக்கப்படாத ஒரு சிந்தனையை விட்டுவிட்டீர்களா? நீங்கள் தொடர்ந்து தொழில் நுட்பத்தைப் பயன்படுத்தினீர்களா? புரிந்து கொள்ள எளிதானதா? உங்கள் ஸ்டெல்லர் சொற்களூட்டினால் ஈர்க்க முயற்சி செய்யாதீர்கள் - அதற்குப் பதிலாக தெளிவுபடுத்த முயற்சி செய்யுங்கள்.
