தனியார் துறை முதலாளிகளுக்கு தற்போதைய அல்லது முன்னாள் ஊழியர்கள் தங்கள் பணியிடங்களுக்கான அணுகலை அனுமதிக்க கூட்டாட்சி சட்டம் தேவை இல்லை. பொதுவாக, தனியார் துறை ஊழியர்களின் பணியாளர்களின் கோப்புகள் முதலாளிகளின் சொத்துகளாகக் கருதப்படுகின்றன, சில நிறுவனங்கள் பணியாளர் கோப்புகளுக்கான அணுகலைக் குறைப்பதற்கான காரணத்தை பயன்படுத்துகின்றன. மத்திய மற்றும் மாநில ஊழியர்கள் - பொதுத்துறை ஊழியர்கள் - தங்கள் அதிகாரப்பூர்வ பணியாளர்கள் பதிவுகள் பெற முடியும்.
பணியாளர் கோப்புகள்
வேலைவாய்ப்பு கோப்புகள் - சிலநேரங்களில் ஒரு பணியாளரின் பணியாளர் கோப்பாக குறிப்பிடப்படுவது - வேலைவாய்ப்பு, அவசர தொடர்புத் தகவல், வேலைவாய்ப்பு தகுதி வடிவங்கள், செயல்திறன் மதிப்பீடுகள், ஒழுங்குமுறை மற்றும் வருகை பதிவேடுகள் மற்றும் செயல்திறன், பயிற்சி மற்றும் வேலைவாய்ப்பு நடவடிக்கைகள் பற்றிய மேற்பார்வையாளர் மற்றும் மேலாளர் குறிப்புகள் போன்ற பணியாளர்களின் ஆரம்ப விண்ணப்பப் பயன்பாடு போன்ற ஆவணங்களைக் கொண்டுள்ளது.. வேலை செயல்களுக்கான எடுத்துக்காட்டுகள் பதவி உயர்வுகள் மற்றும் முடிவுறுத்தல்கள் ஆகும். சில சந்தர்ப்பங்களில், மனித வளத்துறை ஒரு உத்தியோகபூர்வ வேலைவாய்ப்பு கோப்பை பராமரிக்கிறது, மற்றும் ஊழியர் மேற்பார்வையாளர் அல்லது மேலாளர் ஒரு திணைக்களம் கோப்பை பராமரிக்கிறார். இரண்டு கோப்புகளும் பொருத்தமான தகவலைக் கொண்டிருக்க வேண்டும் என்றாலும், உள்ளடக்கங்கள் சற்றே மாறுபடலாம். உதாரணமாக, ஒரு துறை கோப்பு அனைத்து கடித மற்றும் ஆவணங்களை பிரதிகளை கொண்டிருக்க முடியாது ஒரு பணியாளர் தனது முதல் நாள் வேலை முடித்து, போன்ற கொள்கை ஒப்புதல்கள் மற்றும் W-2 வடிவங்கள்.
அணுகலுக்கான காரணம்
தற்போதைய பணியாளர்கள் மனிதவள துறை தங்கள் வேலையை பற்றி துல்லியமான பதிவுகள் பராமரிக்க உறுதி தங்கள் கோப்புகளை ஆய்வு செய்ய கேட்க. நிறுவனத்தின் வருடாந்த செயல்திறன் மதிப்பீடுகளை நடத்துபவர், ஒவ்வொரு ஆண்டும் மதிப்பீட்டாளர்களின் படிவங்களை பிரதிபலிக்கும் பணியாளர் ஊழியர் கோப்பில் இருக்க வேண்டும். அவ்வாறே, வருகை பதிவுகள் துல்லியமாக, நோயாளிகள், விடுப்பு அல்லது இல்லாத இலைகளின் காரணமாக, பணியாளர்களின் துல்லியத்தை பிரதிபலிக்க வேண்டும். முன்னாள் பணியாளர்கள் பெரும்பாலும் வருங்கால வேலைக்கு தங்கள் தேடலில் பயன்படுத்தக்கூடிய ஆவணங்களின் நகல்களைப் பெறுவதற்கு கோரியுள்ளனர். உதாரணமாக, ஒரு முன்னாள் பணியாளரின் கோப்பு செயல்திறன் மற்றும் சாதனைகள் சம்பந்தப்பட்ட பதிவுகள் இருந்தால், இந்த தகவல் மறுவிற்பனையை புனரமைக்க அல்லது வருங்கால முதலாளிகளுடன் நேர்காணல்களின் போது பகிர்ந்து கொள்ள பணிச்சட்டங்களின் பட்டியலை தயாரிப்பதில் உதவியாக இருக்கும். முன்னாள் ஊழியர்கள் வேலைவாய்ப்பு கோப்பின் பிரதிகளை முதலாளிகளுக்கு எதிராக புகாரைப் பயன்படுத்துவதற்கு பயன்படுத்தலாம்.
முதலாளிகள் கொள்கை
ஊழியர் பதிவுகளை விடுவிப்பதைப் பற்றி பல முதலாளிகள் பணியிட கொள்கைகள் கொண்டுள்ளனர். பணியிட நடைமுறைகள் பணியாளர் ஆய்வு மற்றும் நகல் ஆகியவற்றிற்கான பதிவேடுகளின் வகைகள் படி மாறுபடும், மற்றும் சில நிறுவனங்கள் பணிநேர பதிவுகளை ஊழியர்கள் மறுபரிசீலனை செய்யக்கூடிய ஒரே நேரத்தில் வேலை செய்யும் மணிநேரத்தை குறிப்பிடுகின்றன. இந்த விஷயத்தில் கொள்கைகளை வைத்திருக்கும் முதலாளிகள் வழக்கமாக பதிவாளர்களை அணுக எப்படி ஊழியர் கையேட்டில் ஒரு பிரிவை ஒதுக்க வேண்டும். ஒரு பணியாளரின் பணியாளர் கோப்பில் உள்ள பணியிட ஆவணங்களுக்கு பணியாளர்கள் தங்கள் பதிவுகள் மற்றும் எந்தவொரு கட்டணத்தையும் பார்வையிடும் போது, பதிவுகள் எவ்வாறு மீளாய்வு செய்யப்பட வேண்டும் என்பதை பதிவுசெய்யும் படிவங்களை மீளாய்வு செய்ய தேவையான நடவடிக்கைகளை ஒரு நன்கு எழுதப்பட்ட கொள்கை கோடிட்டுக்காட்டுகிறது.
முதலாளி பணியமர்த்தல்
மத்திய சட்டத்தின் கீழ், தனியார் துறை முதலாளிகள், தற்போதைய அல்லது முன்னாள் ஊழியர்களுக்கு வேலைவாய்ப்பு கோப்புகளை நகலெடுக்க வேண்டியதில்லை. கோப்புகளை வெளியிடுவதற்கான முடிவானது நிறுவனத்தின் கொள்கையினை அடிப்படையாகக் கொண்டது, சில சந்தர்ப்பங்களில், அரச சட்டங்கள் பணியாளர்களின் கோப்புகளுக்கான அணுகலை நிர்வகிக்கும். இருப்பினும் பல முதலாளிகள் பணியாளர் கோரிக்கைகளுடன் இணங்குவதன் பயனைப் பார்க்கிறார்கள். வேலைவாய்ப்புக் கோப்புகளுக்கான அணுகலை மறுத்து, முதலாளியை பதிலளிக்க விரும்பாத கேள்விகளை மட்டுமே எழுப்ப முடியும். முதலாளிகள் ஊழியர்களுக்கு முன்பு வெளியிடப்பட்ட துல்லியமான தகவலைக் கொண்டிருக்கும் பணியாளர்களின் கோப்புகளைப் பராமரித்தால், ஊழியர் நிறுவனத்தை விட்டு வெளியேறிவிட்டால் தகவல் வெளியிடப்பட முடியுமா என்பதில் கேள்விக்கு இடமில்லை. நல்ல நம்பிக்கை உள்ளவர்கள், பல முதலாளிகள் ஊழியர்களின் பணியாளர்களுக்கு பணியாளர் அணுகலை வழங்குகிறார்கள். இந்த நடைமுறை வேலைவாய்ப்பு கொள்கைகள் மற்றும் பதிவுகள் பற்றிய வெளிப்படைத்தன்மையை வெளிப்படுத்துகிறது.
1974 ஆம் ஆண்டின் மத்திய தனியுரிமைச் சட்டத்தின் ஒரு பகுதியாக வேலைவாய்ப்பு பதிவுகளுக்கு மத்திய ஊழியர் அணுகலுக்கான சட்டங்கள். யு.எஸ். ஆஃபீஸ் ஆஃப் பெர்சனல் மேனேஜ்மென்ட் என்பது கூட்டாட்சி ஊழியர் பணியாளர் பதிவுகள் பொதுவாக பொறுப்பு ஆகும். தனிப்பட்ட பதிவுகள் பணியாளர் பதிவுகள் அணுகுவதற்கான பணியாளர் கோரிக்கைகளை கையாள்கிறது.
மாநில சட்டங்கள்
பணியாற்றும் பணியாளர்களுக்கு பணியாளர் அணுகலை அனுமதிக்கும் சட்டங்கள் சில மாநிலங்களுக்கு உண்டு. தற்போதைய மற்றும் முன்னாள் ஊழியர்கள் பணியாற்றும் பொருட்கள் அல்லது புகைப்படத்தொகுதிகளை ஆய்வு செய்யலாமா என்பது பற்றி மற்ற மாநிலங்கள் அமைதியாக உள்ளன. பெரும்பாலான சந்தர்ப்பங்களில், பணியிட விசாரணைகளில் ஈடுபட்டுள்ள ஊழியர்கள் - தற்போதைய அல்லது முன்னாள் - ஊழியர்கள் விசாரணையைப் பற்றி பதிவு செய்ய முடியாது. எவ்வாறாயினும் இந்த ஆவணங்களை வேலைவாய்ப்பு கோப்பில் பராமரிக்கக் கூடாது. அவர்கள் மனித வள துறை காவலில் இருப்பதோடு விசாரணைக்கு பொறுப்பான மனித வள ஊழியர்கள் விசாரணைக்கு உட்படுத்தப்பட வேண்டும்.
வரையறுக்கப்பட்ட அணுகல்
ஊழியர்கள் கோப்புகளுக்கான பணியாளர் அணுகல் பற்றிய சட்டங்கள் கொண்ட நாடுகள் ஊழியர்கள் ஒரு எழுதப்பட்ட கோரிக்கையை சமர்ப்பிக்க வேண்டும், சில சட்டங்கள் முதலாளிகள் சில பொருட்களை அணுக அனுமதிக்கின்றன. எடுத்துக்காட்டுக்கு கலிஃபோர்னியா சட்டம் முதலாளிகளுக்கும், பணியாளர்களுக்கும் ஒரு பணியாளர் கோரிக்கையை 21 நாட்களுக்குள் தங்கள் கோப்புகளை அணுக அனுமதிக்க வேண்டும். இந்த விஷயத்தில் கலிஃபோர்னியா மாநிலச் சட்டத்திற்கு இணங்காத முதலாளிகள், ஊழியர்களுக்கான அணுகலை நிராகரிப்பதற்காக அபராதங்கள், அபராதங்கள் மற்றும் சிவில் வழக்குத் தீர்ப்புகளுக்கு உட்பட்டவர்கள். மிசோரி, மறுபுறம், ஒரு ஊழியர் பணியாளர் கோப்பிற்கான அணுகலை கட்டாயமாக்கும் ஒரு மாநில சட்டம் இல்லை.
