நீங்கள் ஒரு கடினமான நகல் வணிக கடிதத்தை அனுப்புகிறீர்கள் என்றால், நீங்கள் ஒரு நிலையான, பாரம்பரிய வடிவமைப்பில் ஒட்டிக்கொண்டால் பாதுகாப்பாக உள்ளீர்கள். பர்ட்டே பல்கலைக்கழகம் உங்கள் சொந்த பெயரையும் முகவரியையும் தொடங்குகிறது என்று கூறுகிறது - அது லெட்டர்ஹெட் இல்லாவிட்டால் - பின்னர் தேதிக்கு கீழே. கீழே, பெறுநரின் பெயர் மற்றும் முகவரி, பின்னர் வணக்கம் எழுதவும். நீங்கள் நிறைய கடிதங்களை அனுப்பினால், உங்கள் கணினியில் ஒரு டெம்ப்ளேட்டை அமைப்பதன் மூலம் நேரத்தை சேமிக்கலாம்.
உங்கள் உண்மைகள் சரிபார்க்கவும்
நீங்கள் அடிப்படை உண்மைகளை தவறு செய்தால் வாடிக்கையாளர்களை வெல்லவோ அல்லது மக்களை பாதிக்கவோ முடியாது. எமிலி போஸ்ட் இன்ஸ்டிடியூட் கூறுகிறது, நீங்கள் பெறுநரின் பெயரையும் முகவரியையும், அவருடைய வியாபாரத்தின் சரியான பெயர், கடிதத்தை அனுப்பும் முன் பெறுநரின் பெயர் பாலின நடுநிலை என்றால், பாட் அல்லது சாம் போன்ற, கண்டுபிடிக்க முடியுமா என்றால், நீங்கள் ஒரு ஆணோ பெண்ணோ எழுதுகிறீர்களோ இல்லையோ. நீங்கள் கடிதத்தை எழுதுகையில், நீங்கள் எல்லாவற்றையும் சரியான முறையில் உறுதிப்படுத்தியதற்கான ஆதாரம்.
அந்நியர்களுக்கு எழுதுதல்
ஒருவரிடம் நீங்கள் எழுதுகிறீர்கள் என்றால், ஒரு வாடிக்கையாளரைப் போன்றே, திருமதி, திரு அல்லது டாக்டர் போன்றவற்றைப் பொருத்தமாக வைத்துக் கொள்ளுங்கள். நீங்கள் பாலினம் தெரியாவிட்டால், "அன்புள்ள பாட் ஸ்மித்" உடன் பாதுகாப்பாக விளையாடவும். உங்களிடம் உள்ள எல்லாமே விற்பனை இயக்குனராக இருந்தால், "அன்பே விற்பனை இயக்குநர்" ஏற்றுக்கொள்ளத்தக்கது. இருப்பினும், இன்க் பத்திரிகை கூறுகிறது, நீங்கள் சரியான பெயரைக் கண்டுபிடிக்க முடியுமானால், அது சிறந்தது. நீங்கள் சந்தித்த ஒருவர் என்றால், "அன்புள்ள பாட்" ஏற்கத்தக்கதாக இருக்கலாம் - நீங்கள் செய்ய வேண்டிய தீர்ப்பு அழைப்பு.
அதை சுருக்கமாக இருங்கள்
நீங்கள் ஒரு வணிக கடிதத்தை எழுதும் போது, அதை சுருக்கமாக இருங்கள். நீங்கள் சில இணைப்புகளை வைத்திருந்தால் - நீங்கள் சேம்பர் ஆஃப் காமர்ஸில் சந்தித்தார், ஒரு சக அவரை பரிந்துரை செய்தார் - அதை நீங்கள் கொண்டு வர விரும்பினால், அதன் வலைத்தளத்தில் ஜெராக்ஸ் குறிப்பிடுகிறது. பின்னர் கடிதத்தின் புள்ளியைப் பெறுங்கள், இது பெறுநருக்கு அதனுள் இருக்க வேண்டும். இது ஒரு விற்பனை கடிதமாக இருந்தால், உதாரணமாக, உங்களிடமிருந்து வாங்கும் நன்மையை நீங்கள் பெற வேண்டும். ஒரு மின்னஞ்சல் குண்டு வெடிப்பு போன்றவற்றை அணுகாதீர்கள் - நீங்கள் ஒரு டஜன் ஒத்த கடிதங்களை அனுப்பினால் கூட, அதை முடிந்தவரை தனிப்பட்ட முறையில் செய்யுங்கள்.
சொற்கள் கவனமாகத் தேர்ந்தெடுங்கள்
உங்கள் நிறுவனத்தின் ஒருவரை நீங்கள் எழுதுகிறீர்கள் என்றால், உங்கள் வரவேற்பு தேர்வு உங்களை சந்தித்திருக்கிறதா இல்லையா என்பது மட்டுமல்ல, இது உங்கள் மேற்பார்வையாளர், தலைமை நிர்வாக அதிகாரி அல்லது உங்களுடைய கீழ் பொறுப்பாளியாக இருந்தாலும் சரி. உங்கள் வாழ்க்கையைத் துன்புறுத்துவதற்குத் திரும்புவதைத் தவிர்க்க உங்கள் வார்த்தைகளை கவனமாக தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும் என்று பொது உலக ஆலோசகர் நிறுவனம் கூறுகிறது. நீங்கள் ஒரு பிரச்சனையைப் பற்றி விவாதிக்கிறீர்கள் அல்லது எச்சரிக்கை கடிதத்தை அனுப்புகிறீர்கள் என்றால், மிதமான, கண்ணியமான தொனியை வைத்துக்கொள்ளுங்கள் - நீங்கள் கோபமாக இருக்கும்போது எழுதாதே.நீங்கள் சொல்வது என்னவென்றால் தனிப்பட்டதாக வைக்கப்படாது, ஏனெனில் அது பெரும்பாலும் முடியாது.
