ஒரு RFP க்கு பதில் எப்படி

நிறுவனங்கள் ஒப்பந்தம் செய்யும்போது, ​​அவர்கள் வேலை செய்யும் திறன் கொண்ட தகுதி வாய்ந்த தனிநபர்கள், நிறுவனங்கள் மற்றும் ஒப்பந்தக்காரர்களுக்கு அடிக்கடி கோரிக்கை முன்மொழிவு (RFP) வழங்குவார். நீங்கள் வேலை வழங்கப்பட்டிருக்கிறதா இல்லையா என்பது RFP வழங்கிய நிறுவனத்தில் நீங்கள் கொண்டுள்ள தொடர்புகளில் பெரும்பாலும் தங்கியிருக்கும், ஆனால் இது கோரிக்கையை நீங்கள் எவ்வாறு பதிலளிப்பீர்கள் என்பதைப் பொறுத்து இருக்கும். உங்கள் ஆர்வத்தை வெளிப்படுத்த ஒரு மின்னஞ்சல் பதில் அனுப்பும் விட ஒரு RFP ஒரு பதில் அனுப்பும் மிகவும் முறையான ஆகிறது, மற்றும் ஒரு தொழில்முறை முறையில் செய்ய வேண்டும். நீங்கள் ஆர்வமுள்ள ஒரு திட்டத்தில் RFP ஐப் பெற்றிருந்தால், ஒழுங்காக பதிலளிப்பதற்கு இந்த வழிமுறைகளைப் பின்பற்றவும்.

RFP ஐப் படிக்கவும், நிறுவனம் என்ன விரும்புகிறீர்கள் என்பதை நீங்கள் தெளிவாகப் புரிந்துகொள்வீர்கள். நீங்கள் எந்த புள்ளிகளையும் சரியாகப் புரிந்து கொள்ளாவிட்டால், தொலைபேசியில் தொடர்பு கொள்ளுங்கள். கோரிக்கையை தவறாகப் புரிந்துகொள்வதற்கான பதிலைச் சமர்ப்பிக்கும் விடயத்தில் தனிப்பட்ட முறையில் சுருக்கமாகப் பேசுகிறீர்கள் என்று நேர்காணல். இது உங்களுடைய தனிப்பட்ட அறிமுகத்தை வழங்குவதன் நன்மையைக் கொண்டுள்ளது, இது உங்கள் திட்டத்தை மதிப்பாய்வு செய்ய நிறுவனத்தின் நேரத்தை வரும்போது உதவும்.

உங்கள் பதிலுக்கு ஒரு வெளிச்சத்தை வரைவு செய்யவும். நீங்கள் பெறும் RFP நிறுவனம் என்ன விரும்புகிறதோ அதை தொடர்புபடுத்த ஒரு குறிப்பிட்ட வடிவமைப்பைப் பின்தொடர்ந்திருக்கலாம். ஒரு வழிகாட்டியை உருவாக்க ஒரு வழிகாட்டியாக இது பயன்படுத்தவும். பிரிவு தலைப்புகள் அனைத்து ஒரு புல்லட் பட்டியலில் மூலம் தொடங்க. அவற்றில் ஒவ்வொன்றிற்கும், கேள்விகளைக் கேட்கவும், விடையிறுக்கும் விவாதங்களை உருவாக்கவும். உங்கள் திட்டத்தை உருவாக்கும் செயல்முறையின் மூலம் நீங்கள் வழிகாட்ட இந்த இயல்புக்கான வெளிப்பாட்டைக் கொண்டிருப்பது தெளிவான மற்றும் சுருக்கமான விதத்தில் நீங்கள் RFP க்கு பதில் அளிக்க உதவுகிறது.

முன்மொழியப்பட்ட வரைவை தயாரிக்க குழுவை அமையுங்கள். உங்கள் நிறுவனத்தில் உள்ள சில நபர்கள் விண்ணப்பத்தில் முகவரியில் நிபுணத்துவம் இருக்கலாம், மற்றவர்கள் எழுதப்பட்ட ஆவணங்களை தயாரிப்பதற்கு ஒரு குறிப்பிட்ட திறமை இருக்கும். கோரப்பட்ட திட்டத்தின் விவரங்களை சந்திப்பதற்கும் வேலை செய்வதற்கும் ஒரு சிறிய குழுவை அசெம்பிள் செய்யுங்கள்.

திட்டம் எழுதவும். உள்ளடக்கங்கள் ஒரே ஒரு RFP இலிருந்து மாறுபடும், ஆனால் சில வழிகாட்டுதல்கள் மனதில் வைக்கப்பட்டுள்ளன. RFP முன்வைத்த அனைத்து கேள்விகளையும் தெரிந்துகொண்டு, நிறுவனத்தின் எந்தவொரு கவலையும் தெரிவிக்கவும். நீங்கள் வழங்கக்கூடிய முக்கிய பொருள்களை அடையாளப்படுத்துவதன் மூலம் மதிப்பிட்ட அணுகுமுறைகளை எடுக்க பயப்பட வேண்டாம், ஆனால் மற்றவர்கள் முடியாது. திட்டத்தின் ஒரு பகுதியாக நீங்கள் வழங்கப்படும் குறிப்பிட்ட விநியோகங்களைக் கண்டறிவதன் மூலம் RFP இன் தேவைகளைப் பற்றி தெளிவான புரிதலைக் காண்பித்தல், ஒவ்வொரு திட்டத்திற்கும் திட்டமிடப்பட்ட காலவரிசை மற்றும் திட்டவட்டமான திட்டத்தின் அனைத்து அம்சங்களுக்கான விலையிடல் ஆகியவற்றுடன்.

உங்கள் முன்மொழிவுகளுடன் சமர்ப்பிக்கப்படும் கூடுதல் உருப்படிகளை வரைவு செய்யவும். ஒரு சிறிய சுருக்கமான முடிவுகளை எழுதுவதன் மூலம் தொடங்குங்கள். உங்கள் நிறுவனத்தின் கவனம் மற்றும் நிபுணத்துவத்தை விளக்கும் ஒரு பக்க ஆவணத்தை நீங்கள் எழுத வேண்டும். நீங்கள் ஒரு நிறுவனத்தை விட தனி நபராக இருந்தால், இது தனிப்பட்ட சுயசரிதை மூலம் மாற்றவும். நீங்கள் RFP ஐ எவ்வாறு பெற்றுக் கொண்டீர்கள் என்பதை விளக்க ஒரு சுருக்கமான கடிதத்தை எழுதுவதன் மூலமும், திட்டத்தில் ஆர்வம் காட்டுவதன் மூலமும், மூடப்பட்ட முன்மொழிவு பரிசீலிக்கப்பட வேண்டும் என்று கூறவும். கவர் கடிதம் மற்றும் முன்மொழிவு ஆகிய இரண்டிலும் முழுமையான தொடர்பு தகவலை சேர்க்கவும்.

RFP வழங்கிய நிறுவனத்திற்கு பொருட்களை சமர்ப்பிக்கவும். RFP அநேகமாக பொருட்களை திரும்பப் பெறும் தேதி அடையாளம் காணப்படுகிறது. இந்த தேதிக்கு முன் அனைத்து பொருட்களையும் சமர்ப்பிக்க வேண்டும். இந்த விஷயத்தில் எந்தவொரு கூடுதல் தகவலையும் நீங்கள் வழங்க முடியுமா என கேட்க இந்த திகதிக்குப் பிந்தைய ஒரு வாரத்தில் நிறுவனம் தொடர்ந்து பின்பற்றுவது நல்லது.

குறிப்புகள்

• நிறுவனங்கள் அரிதாக மட்டுமே திட்டம் அடிப்படையில் ஒரு தேர்வு செய்ய; எவ்வாறாயினும், பொதுவாக ஒரு RFP க்கு பதில் அளிப்பதற்கான ஒரு நல்ல கொள்கையாகும், மேலும் மிகவும் விரிவான தகவல்களை வழங்குவதற்கு ஒரு நல்ல நம்பிக்கை முயற்சியை மேற்கொள்வதன் மூலம் மிகவும் தொழில்முறை முறையில் வழங்கப்படும்.