ஆவணம் எந்த அமைப்பு செயல்படுத்த முக்கியம், மற்றும் ஒரு கணக்கியல் அமைப்பு விதிவிலக்கல்ல. மற்றவர்கள் மீது ஏன் ஒரு குறிப்பிட்ட முடிவை எடுத்தது என விளக்குவது வழக்கமாக காகிதம் அல்லது ஆன்லைனில் விளக்குகிறது. ஆவணம் வழக்கமாக ஒரு நிறுவனத்திற்குள் நிலையானது மற்றும் ஒவ்வொரு முறையும் ஒரு புதிய முறை செயல்படுத்தப்படும் அதே வேளையில், ஏதாவது சிக்கலைப் படிப்பதற்கும் ஆராய்வதற்கும் எளிதாக்குகிறது.
பழுது நீக்கும்
ஏதோ தவறாக நடக்கும்போது, கணக்கியல் அமைப்பு ஆவணத்தின் முக்கியத்துவம் தெளிவாகத் தெரியும், அதை எப்படி சரிசெய்வது என்பதை மக்கள் கண்டுபிடிக்க வேண்டும். உதாரணமாக: ஒரு கணக்கு செலுத்தத்தக்க அமைப்பு சில விற்பனையாளர்களுக்கு ஒரு அசாதாரண வரி சேர்க்கிறது. இந்த சிக்கலைக் கண்டுபிடிப்பதற்கான எளிதான வழி அமைப்பு எவ்வாறு அமைக்கப்பட்டது என்பதைக் காண ஆவணத்தை ஆய்வு செய்வது மற்றும் ஏன். ஒரு முறை உபயோகிக்கப்படும் போது, இது முக்கியமானது மற்றும் மக்கள் எதிர்பாராத சிக்கல்களை கண்டுபிடித்துள்ளனர். ஒருவேளை ஒரு தகவல் இல்லை என்று தகவல் கேட்டு. ஆவணம் பார்க்கும் போது, இந்த தகவலை அமைப்புக்குள் அமைத்திருப்பதைக் காண்பிப்பதன் மூலம் சிக்கலை சரிசெய்ய உதவும்.
தீர்மானங்கள்
ஒரு கணக்கியல் முறையின் ஆவணமாக்கல் ஒரு நடைமுறையை நடைமுறைப்படுத்த வேண்டும் என முடிவு எடுக்க வேண்டும். பல அமைப்புகள் பல நெகிழ்வுத்தன்மைக்காகவும், நெகிழ்வுத்தன்மையுடன் சேர்ந்து, முடிவுகளை வரவழைக்கின்றன. உதாரணமாக, ஆவணங்கள் எத்தனை இலக்கங்களைக் கணக்கில் கொண்டிருக்க வேண்டும் என்பதை தீர்மானிப்போம், அந்த தீர்மானம் எடுக்கப்பட்டதற்கான காரணங்கள். ஒரு நிறுவனம் பெரும் மாற்றங்களைச் சந்திக்கும் போது, புதிய நிர்வாகி இனிமேல் மக்களைப் பற்றிய முடிவுகளை புரிந்து கொள்ள விரும்புவதும் மிகவும் முக்கியம். அந்த முடிவுகளை ஞானமாக இருந்திருக்கலாம்; ஒருவேளை இல்லை. ஆனால் குறைந்தபட்சம் அந்த நிறுவனத்திற்கு எடுக்கப்பட்ட முடிவுகளின் சில ஆவணங்கள் உள்ளன.
மாற்றங்கள்
ஒரு முறை புதிய பதிப்பு அல்லது ஒரு புதிய தொகுதிடன் மேம்படுத்தப்பட வேண்டும், சரியான ஆவணங்கள் இந்த செயல்முறையை வேகமாகச் செய்ய உதவும். ஒரு கணக்கியல் திட்டம் ஒரு நிறுவனத்திற்கு வடிவமைக்கப்பட்டிருந்தால் இது மிகவும் முக்கியம். பிற மென்பொருளுடன் இணக்கத்தன்மையையும் கருத்திட்டத்திற்கு தேவையான மாற்றங்களையும் கருத்தில் கொள்ளும்போது எந்த தொழில்நுட்ப விவரங்களும் மிகவும் முக்கியம். உதாரணமாக, நீங்கள் ஒரு நிலையான சொத்து தொகுதி தேவைப்படலாம் மற்றும் அந்த தளத்தை பொது பேரேட்டருக்கு மாற்றுவதற்கு வேண்டும். ஆவணமாக்க நீங்கள் அதை செய்ய முடியுமா என்பது பற்றி உங்களுக்கு குறிப்புகள் கொடுக்க வேண்டும், மற்றும் அவ்வாறு செய்யப்பட வேண்டும். பொதுவாக, தகவல் தொழில்நுட்பம் (IT) எல்லோரும் தொழில்நுட்ப தகவல்களுக்கான ஆவணங்களைப் பயன்படுத்துகின்றனர்.
வடிவம்
கணக்கியல் அமைப்புகளுக்கான நல்ல ஆவணங்கள் வழக்கமாக பாய்ச்சார்ட்ஸ் மற்றும் உரைகளின் கலவையாகும். பல முறை, ஒரு தரவு வரைபடம் எப்படி ஒரு கணினி உருவாக்கப்பட்டது மற்றும் உரை விட சிறந்த செயல்படுத்தப்படுகிறது காட்டுகிறது. இந்த புரிந்து கொள்ள ஒரு பிட் சிக்கலான இருக்க முடியும், எனவே நீங்கள் கருத்துக்கள் பின்பற்ற முடியும் உங்கள் ஆவணங்கள் ஒரு புராணத்தை உறுதி.
ஆவணங்களுக்கான மற்ற வடிவமைப்பு கேள்வித்தாள்களின் வடிவில் உள்ளது, இதில் குறிப்பிட்ட கேள்விகள் கேட்கப்படுகின்றன மற்றும் பதில்கள் ஆவணப்படுத்தப்படுகின்றன. பதில்கள், அறிக்கைகள் மற்றும் பிற கணக்கியல் அமைப்பு சிக்கல்கள் ஆகியவற்றின் அடிப்படையில் தீர்மானிக்கப்படுகிறது. பல முறை ஆவணங்கள் ஓட்டம் மற்றும் கேள்வித்தாள் ஆகிய இரண்டையும் கொண்டிருக்கிறது.
பரிசீலனைகள்
மற்ற நிறுவனங்களுக்குப் பதிலாக ஒரு குறிப்பிட்ட கணக்கியல் அமைப்பு ஏன் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டது என்பதையும் பல நிறுவனங்கள் ஆவணப்படுத்தின. அந்த முடிவு எடுக்கும் எந்த ஒரு தயாரிப்பாளரும் கேள்விகளைக் கேட்கவில்லை என்றால், என்ன செய்தாலும் அது பயனர்களுக்கு ஒரு நல்ல யோசனையை அளிக்கலாம். ஒரு கணினி செயலாக்கம் விலை உயர்ந்தால், கூட்டங்களை நிமிடங்கள் பொதுவாக முடிவெடுக்கும் செயல்முறையை ஆவணப்படுத்தலாம். மற்றொரு விற்பனையாளரால் இன்னொருவரை விட கவர்ச்சிகரமானதாக இருக்கும் இலவச பயிற்சி அளிக்கப்படலாம். எனவே, ஒரு கணினி செயல்படுத்தப்படுவதற்கு முன்பே, ஆவணங்கள் இருக்க வேண்டும்.
