பதிவுகளின் மேலாண்மை நிறுவனங்கள், இலாப நோக்கற்ற நிறுவனங்கள், அரசு நிறுவனங்கள், சமூக முகவர் நிலையங்கள், மருத்துவம், வணிகம், நிதி, பள்ளிகள், கல்லூரிகள் மற்றும் பல்கலைக்கழகங்களின் ஒரு செயல்பாட்டைச் செயல்படுத்துவது மற்றும் வரையறுக்கப்பட்ட காலத்திற்குத் தேவையான தகவலை உருவாக்குகின்ற அனைத்து வகையான பிற நிறுவனங்களும். தனிப்பட்ட குடும்பங்கள் நல்ல பதிவுகள் மேலாண்மை பயிற்சி வேண்டும். ரெகார்ட்ஸ் மேலாண்மை என்பது ஒரு முறையான, ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட, திட்டமிடப்பட்ட மற்றும் கட்டுப்படுத்தப்பட்ட செயல்முறையாகும், இது பதிவுகளின் வாழ்க்கைச் சுழற்சியை நிர்வகித்தல் அல்லது கண்காணித்தல். ஒரு சாதனை ஒரு உறுதியான காகித பொருள் அல்லது டிஜிட்டல் அல்லது மின்னணு வடிவத்தில் இருக்கலாம். பதிவுகள் நூற்றுக்கணக்கான பிற வகையான பதிவுகளில் நிதி, மருத்துவ, தகவல், முறையான ஆவணங்கள், அலுவலக ஆவணங்கள், ஊதியம், அரசாங்க படிவங்கள் மற்றும் மின்னஞ்சல்களில் வைக்கப்படும். ஆவணங்களின் வாழ்க்கை சுழற்சியின் மூன்று கட்டங்களை ரெக்கார்ட்ஸ் மேலாண்மை விவரிக்கிறது: உருவாக்கம் அல்லது பதிவின் பெறுதல்; பராமரிப்பு, பாதுகாப்பான சேமிப்பிடம், மீட்பு அல்லது பொதுவான பயன்பாடு ஆகியவை; ஒரு பதிவின் நீக்கம்.
ரெகார்ட்ஸ் உருவாக்கம்
பதிவுகளின் உருவாக்கம் அல்லது ரசீது பதிவுகள் நிர்வாகத்திற்கான கோரிக்கையை உருவாக்குகிறது. ஒரு வேலை விண்ணப்பம், ஒரு விலைப்பட்டியல் அல்லது ஒரு சரக்கு கட்டுப்பாட்டு அறிக்கை, சாதனை படைக்கப்பட்டவுடன், அந்த சாதனத்திற்கான மற்ற அனைத்து செயல்பாடுகள் அல்லது மேலாண்மை செயல்பாடுகளை பயன்படுத்த வேண்டும். பதிவுகள் மேலாண்மை செயல்பாட்டின் ஒரு செயல்பாடு, உருவாக்கப்பட்ட அல்லது பெறப்பட்டதும் பதிவுகளின் ஓட்டத்தை தீர்மானிக்க வேண்டும். யார் பதிவு செய்ய வேண்டும்? ஒவ்வொரு பதிவையும் பார்க்கும்போது அல்லது செயல்பாட்டில் (கணக்கில் பணம் செலுத்துவதை பதிவுசெய்வது போல) பதிவு செய்த பிறகு எங்குப் போகிறது? பதிவின் பாதுகாப்பான சேமிப்பகத்தை உறுதிசெய்வதற்கான பொறுப்பு யார்? இந்த எல்லா கேள்விகளுக்கும் நன்கு தெரிந்த பதில்கள் தேவை.
பதிவுகளை பராமரித்தல்
பதிவைப் பராமரித்தல் பதிவைச் சேமிப்பதற்கான நடவடிக்கைகளை மேம்படுத்துகிறது. தகவலைக் குறிப்பிடுவதற்கு அல்லது பதிவின் தனிப்பட்ட இயல்புக்கான அணுகலைப் பெற வேண்டியவர்கள் மீட்டெடுப்பதற்கான பதிவுகளை பதிவுசெய்தல் உட்பட பதிவுகள் சேகரிக்கப்படும்போது பல கருத்தாய்வுகளை உணர வேண்டும். பதிவொன்றை பதிவு செய்வதற்கான மற்றொரு பக்கம் பதிவை அணுகமுடியாதவர்களைக் குறிக்கிறது. பதிவு அதன் சேமிப்புக்கு வெளியே இருக்கும்போது, பதிவுகள் வைத்திருப்பதை உறுதிப்படுத்த ஒரு நல்ல முறைமை பதிவு மேலாண்மைக்கு முக்கியம், அங்கு அவர்கள் பதிவுகள் வைத்திருக்கிறார்கள் மற்றும் அவர்கள் பதிவை திரும்பப் பெற விரும்புகிறார்கள். பதிவின் சரியான பதிலை உறுதிப்படுத்துவது பதிவுகள் மேலாண்மை அமைப்பின் முக்கியமான பகுதியாகும். பதிவுகளின் பாதுகாப்பான சேமிப்பகம் மற்றொரு அலுவலகத்தில் அல்லது வங்கியில் ஒரு பாதுகாப்பான வைப்புப் பெட்டியில் உள்ள ஒவ்வொரு பதிவிற்கும் டிஜிட்டல் பிரதிகளை சேமித்து வைக்கும். காகிதம் அல்லது மின்னணு பிரதிகள் சேதத்தைத் தடுக்க, உலர், குளிர்ந்த இடங்களில் பதிவுகள் சேமிக்கப்பட வேண்டும். ஆவணங்களின் மேலாண்மை பராமரிப்பு கட்டத்தின் பகுதியாக காப்பக செயல்முறைகள் உள்ளன. காப்பகத்திற்கான தகுதியினை பதிவு செய்யும் போது தீர்மானித்தல் என்பது பதிவுகள் நிர்வாகத்தின் ஒரு பகுதியாகும். பதிவுகள் காப்பகத்தில் எங்கே தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டன மற்றும் எத்தனை பதிவுகளை காப்பகப்படுத்தினாலும் இந்த செயல்பாட்டின் பகுதியாகும். வரலாற்று பதிவுகள் போன்ற சில பதிவுகள் வாழ்க்கைக்காகவும், சில நேரங்களில் நிறுவனத்திற்கும் அப்பால் வைக்கப்படலாம். நகரங்கள், மாநிலங்கள் மற்றும் நகரங்களுக்கான வரலாற்றுப் பதிவுகள் காலவரையற்ற காலத்திற்கு சேமிக்கப்பட வேண்டும்.
ரெக்கார்ட்ஸ் டிஸ்காசிங்
முறையான கால அட்டவணையில் பதிவுகள் அகற்றுவது மிக முக்கியமானதாகும். பெரும்பாலான பதிவுகள் அகற்றுவதன் மூலம் துண்டு துண்டாக்குதல் முடிக்கப்பட வேண்டும். அகற்றுவதற்கான பரிசீலனைகள் அடங்கிய பதிவு எவ்வளவு காலம் சேமிக்கப்பட வேண்டும் என்பதை நிர்ணயிக்கிறது. பதிவுகளை வைத்திருப்பதற்கான நேரம் பதிவுகளின் தன்மை சார்ந்து இருக்கிறது. வரி பதிவுகளை போன்ற அரசாங்க விதிமுறைகளாலும், கடனளிப்பவர்களுக்கான சில வங்கிகளாலும் சிலர் இணைப்பிற்கான பத்திரங்கள் போன்ற சட்ட வழிகாட்டுதல்களாலும் சில பதிவு சேமிப்பகம் ஆணையிடப்பட்டது. இது நிறுவனத்திற்குள்ளே சிறு துண்டுகளாக்கப்பட்டால் அல்லது வெளிப்புற நிறுவனத்தை வாடகைக்கு எடுப்பது மற்றும் அகற்றுவதற்கான கண்காணிப்பு முறைகளை வளர்ப்பது போன்றவற்றை எவ்வாறு பதிவு செய்யலாம் என்பதை நிர்ணயிக்கவும் இது உதவுகிறது. அகற்றப்பட்ட வகையிலான வகைகளை பதிவுசெய்தல், அவை எப்படி அகற்றப்பட்டன மற்றும் நீண்டகால பதிவுகளை மேலாண்மை செய்வதற்கு உதவக்கூடியவை. மேலும், பதிவுகள் அகற்றுவதற்கான ஒரு கையெழுத்திடப்பட்ட செயல்முறையை செயல்படுத்துவது, எந்த ஆவணங்களும் அழிக்கப்படுவதற்கு முன்னர் அறிந்த அனைவருக்கும் தெரியும் என்பதை உறுதிப்படுத்த உதவுகிறது.
ரெகார்ட்ஸ் மேனேஜ்மென்ட் க்கான மற்ற காரணங்கள்
பதிவுகள் மேலாண்மை அமைப்பில் இடமளிக்கும் பல விருப்பங்கள், அனைத்து பதிவுகளின் நிர்வாகத்துடன் தொடர்புடைய கொள்கைகளையும் நடைமுறைகளையும் ஆவணப்படுத்துதல் மற்றும் பதிவுசெய்தல், ஒவ்வொரு கட்டுப்பாட்டு நிர்வாகத்திற்கான கட்டுப்பாட்டு வழிமுறைகள் மற்றும் செயல்முறைகளை உருவாக்குதல் மற்றும் நடைமுறைப்படுத்துதல் மற்றும் பதிவுசெய்தல் மேலாண்மை அமைப்புகளை எளிமையாகவும் எளிதாகவும் தொடர்புகொள்வது மற்றும் எளிதானது நிர்வகிக்க.
கற்றல் ரெகார்ட்ஸ் மேலாண்மைக்கான ஆதாரங்கள்
பயனுள்ள பதிவுகள் மேலாண்மை அறிய நூற்றுக்கணக்கான ஆதாரங்கள் உள்ளன. தொழில்நுட்ப பள்ளிகள், கல்லூரிகள் மற்றும் பல்கலைக்கழகங்கள், ஆன்லைன் பயிற்சி, மற்றும் குறிப்பு புத்தகங்கள் உள்ளூர் புத்தகத்தொகுப்பு அல்லது கல்லூரி புத்தகத்தொகுப்பில் அதிகமானவை. பதிவுகள் நிர்வாகத்திற்கான குறிப்பிட்ட விதிகள் தொடர்பாக உள்ளூர், மாநில மற்றும் கூட்டாட்சி விதிமுறைகளுடன் எப்போதும் சரிபார்க்கவும்.
