உங்களிடம் ஒரு சிறிய நிறுவனம் அல்லது ஒரு பெரிய நிறுவனமோ இருந்தாலும், வியாபாரத்தின் போது உருவாக்கப்பட்ட ஆவணங்களை ஒழுங்காக பராமரிப்பது முக்கியம். இவை டிஜிட்டல் கோப்புகளிலிருந்தும், வரி வருமானங்களிலிருந்தும் ஒப்பந்தங்கள் மற்றும் திட்ட அறிக்கைகள் வரை எதையும் சேர்க்கலாம். ஆவணம் மற்றும் பதிவுகள் மேலாண்மை இதில் எங்கே இருக்கிறது. இதன் முக்கிய குறிக்கோள்கள், பதிவு செய்யப்பட்ட தகவலை செயலாக்க, பொது பணி செயல்முறைகளை மேம்படுத்துவதோடு, தரவு விரைவாக மீட்டெடுப்பதற்கும் ஆகும். பல வகையான பதிவு மேலாண்மை அமைப்புகள் உள்ளன, ஒவ்வொன்றும் தனித்துவமான சிறப்பியல்புகளைக் கொண்டுள்ளன.
ரெக்கார்ட்ஸ் மேனேஜ்மென்ட் சிஸ்டம் என்றால் என்ன?
காணாமல் போன வணிக ரசீதுகள் அல்லது பொருள், தவறான ஆவணங்கள் மற்றும் ஊழல் நிறைந்த கோப்புகள் வணிக உரிமையாளர்களிடையே பொதுவான புகார்கள். 2005 க்கும் 2018 க்கும் இடையில், தரவு மீறல்களின் விளைவாக 22 மில்லியன் பதிவுகள் யு.எஸ். மேலும், ஊழியர்கள் தங்கள் நிறுவனத்தின் செயல்பாடு தொடர்பான தகவல்களுக்கு அவர்களின் நேரத்தை அரை மணிநேரத்தை செலவிடுகின்றனர். 26 சதவீதத்திற்கும் அதிகமானோர் தங்கள் நிறுவனங்களில் உள்ள தரவு நிர்வாகம் ஓரளவு குழப்பம் அடைவதாக கூறுகின்றனர்.
பெரிய மற்றும் சிறிய நிறுவனங்கள் ஒரு குறிப்பிட்ட காலத்தில் தங்கள் பதிவுகளை வைத்திருக்க வேண்டும். வங்கி மற்றும் கிரெடிட் கார்ட் அறிக்கைகள், உதாரணமாக குறைந்தபட்சம் ஏழு ஆண்டுகளுக்கு ஒரு பாதுகாப்பான இடத்தில் சேமிக்கப்பட வேண்டும். அதே வரி வருவாய் தயாரிப்பின் ஆவணங்கள். முதலீட்டுக் கணக்கு அறிக்கைகள், ரத்து செய்யப்பட்ட காசோலைகள் மற்றும் ஊதியம் ஆகியவற்றை குறைந்தது ஒரு வருடத்திற்கு வைத்திருக்க வேண்டும்.
இந்த ஆவணங்கள் தொலைந்துவிட்டால் அல்லது சேதமடைந்தால் என்ன செய்வது? ஹேக் செய்யப்பட்டதை உணர்ந்து கொள்ள உங்கள் கணினியைத் திருப்புவது கற்பனை. உங்கள் அலுவலக கட்டிடத்தை நெருப்பு எடுத்தால், உங்கள் கோப்புகள் அனைத்தும் நிரந்தரமாக இழக்கப்படும். நிச்சயமாக, நீங்கள் வேறு இடங்களில் எப்போதும் பிரதிகளை வைத்திருக்கலாம், ஆனால் இது அதிக இடைவெளி மற்றும் அதிக செலவுகளை உள்ளடக்கியது.
ஒரு RMS அமைப்பு என அறியப்படும் ஒரு பதிவு நிர்வாக அமைப்பு, அனைத்தையும் எளிதாக்கலாம். இந்த வகையான மென்பொருள், நீங்கள் நேரடியாக பரிமாற்றங்கள், பணம் செலுத்துதல் மற்றும் பிற வணிக நடவடிக்கைகளின் ஆதாரமாக உத்தியோகபூர்வ பதிவுகளை சேமித்து, காணலாம் மற்றும் பயன்படுத்த அனுமதிக்கிறது. சமீபத்திய ஆவணம் மற்றும் பதிவு நிர்வாக மேலாண்மைக் கருவிகள் தேடல் கருவிகள், ஸ்கேனிங் திறன்கள், தக்கவைத்தல் மற்றும் வகைப்படுத்தல் கருவிகள், இணக்க கண்காணிப்பு செயல்பாடுகள் மற்றும் பல போன்ற மேம்பட்ட அம்சங்கள் உள்ளன.
ரெக்கார்ட்ஸ் மேலாண்மை உங்களுக்கு தேவையான போதெல்லாம் உங்கள் கோப்புகள் உடனடியாக கிடைக்கும் என்று உறுதிப்படுத்துகிறது, ஆனால் அது உங்கள் நிறுவனத்திற்குள் பணிப்பாய்வு மற்றும் உற்பத்தித்திறனை மேம்படுத்துகிறது. ஊழியர்கள் விரைவாக தரவுகளை மீட்டெடுக்க முடியும், செயல்முறை தகவல், பதிவுகள் ஒவ்வொரு தொடரின் உரிமையாளரை அடையாளம் கண்டு, தேவையற்ற தரவை அகற்றும்.
கிளவுட் அடிப்படையிலான ரெக்கார்ட்ஸ் மேலாண்மை மென்பொருள்
ஒரு மேகக்கணி சார்ந்த பதிவுகள் மேலாண்மை அமைப்பு மூலம், உங்கள் எல்லா ஆவணங்கள் ஒரே இடத்தில் வைக்கப்பட்டுள்ளன. இந்த டிஜிட்டல் சேமிப்பக தீர்வு உங்கள் நிறுவனத்திற்குள்ளான கோப்புகளுக்கான ஒரு களஞ்சியமாக செயல்படுகிறது, எப்போது வேண்டுமானாலும் அவற்றை அணுகுவதற்கு அனுமதிக்கிறது. தொலைநிலை அணிகள் மற்றும் பல இடங்களில் உள்ள அலுவலகங்களுடன் உள்ள நிறுவனங்களுக்கு இது குறிப்பாக பயனுள்ளதாக இருக்கும்.
RMS மென்பொருளின் இந்த வகை உங்கள் கோப்புகளை பாதுகாப்பாக வைத்திருக்கிறது மற்றும் வழக்கமான காப்புப்பிரதிகளை செய்ய கூடுதல் நிரல்களின் தேவையை நீக்குகிறது. மேலும், பயனர்கள் குறிப்பிட்ட குழுக்களை மற்ற குழு உறுப்பினர்களுக்கு நியமிக்கவும் மற்றும் மின்னஞ்சல்களை முன்னும் பின்னுமாக அனுப்புவதை விடவும் நிகழ்நேரத்தில் அறிவிப்புகளை அனுப்பவும் பயனர்களுக்கு உதவுகிறது. தரவு ஹோஸ்ட் சேவையகங்களில் சேமிக்கப்பட்டிருப்பதால், இது இணைய தாக்குதல்களுக்கு குறைவாக பாதிக்கப்படக்கூடியது.
நிறுவன பதிவுகள் மேலாண்மை மென்பொருள்
பெரிய நிறுவனங்கள் பொதுவாக நிறுவன பதிவுகளை மேலாண்மை மென்பொருள் தேர்வு. இந்தத் திட்டங்கள் மேம்பட்ட திறன்களைக் கொண்டுள்ளன, அதிக அளவு தரவுகளை சேமிக்கவும், ஒழுங்கமைக்கவும், செயல்படுத்தவும் முடியும். நிறுவன RMS அமைப்புடன், உடல் மற்றும் டிஜிட்டல் பதிவுகள், ஒவ்வொரு கோப்பின் நிலை மற்றும் இருப்பிடத்தைக் கண்காணிக்க மற்றும் மரபுக் கணினிகளில் உங்கள் தரவை சமீபத்திய மென்பொருளுக்கு மாற்றுவது எளிதாகக் காண்பீர்கள்.
சிறந்த முடிவுகளுக்கு, பாதுகாப்பான பயனர் அணுகல் கட்டுப்பாடுகள், நிகழ் நேர தரவு வரிசைப்படுத்தல் மற்றும் அகற்றலுக்கான மேலாண்மை வழிமுறைகளுடன் ஒரு திட்டத்தைத் தேர்வு செய்யவும். ஒரு நம்பகமான நிறுவன RMS அமைப்பு நீங்கள் பதிவுகளில் பதிவு செய்யலாம், முழு உரை தேடல்களை நடத்தவும் எந்த வடிவத்தில் எந்த வடிவமைப்பிலும் உடல் மற்றும் டிஜிட்டல் பதிவுகளை இறக்குமதி செய்ய அனுமதிக்கிறது. இந்த அம்சங்கள் உங்கள் வியாபார நடவடிக்கைகளை ஒழுங்கமைக்கலாம் மற்றும் சிறந்த முடிவெடுக்கும் வழிவகுக்கும்.
இந்த வகையான பதிவேடுகளை மேலாண்மை மென்பொருளானது மேலும் பல பிரிவுகளாக பிரிக்கலாம். உள்ளடக்க மேலாண்மை அமைப்புகள், ஆவண மேலாண்மை அமைப்புகள் மற்றும் டிஜிட்டல் இமேஜிங் அமைப்புகள் ஆகியவை குறிப்பிடத்தக்கவை. உங்கள் நிறுவனத்தின் தேவைகளையும் பட்ஜெட்டையும் சார்ந்து எந்த ஒரு தேர்வு.
