முன்னணி டெஸ்க் ஊழியர்களுக்கு ஒரு நிலையான இயக்க நடைமுறை எழுதுவது எப்படி

நீங்கள் எப்போதாவது ஒரு நிறுவனத்தை அழைத்திருக்கிறீர்களா மற்றும் தொலைபேசிகளுக்குப் பதிலளிப்பவரின் தொழில்வாழ்வின் மூலம் முற்றிலும் ஆச்சரியப்படுகிறீர்களா? அல்லது இன்னும் மோசமாக, உங்களுடைய அலுவலகத்தை நீங்கள் எப்போதாவது அழைத்திருக்கிறீர்கள், உங்கள் ஊழியர்கள் பயன்படுத்தும் தொலைபேசி ஆசாரியால் ஆச்சரியப்படுகிறீர்களா? இந்த தொலைபேசி சூழ்நிலைகள் எரிச்சலூட்டுவதாக இருக்காது, ஆனால் உங்கள் நிறுவனத்தை வியாபாரத்தை இழக்கச் செய்யலாம். இந்த நிலைமையை கையாள சிறந்த வழி முன்னணி மேசை ஊழியர்களுக்கு ஒரு நல்ல தரமான செயல்பாட்டு செயல்முறை உருவாக்க வேண்டும். பெரும்பாலான தரமான செயல்பாட்டு நடைமுறைகள், SOPS, வசதி மற்றும் செயல்பாட்டு நடவடிக்கைகளில் பயன்படுத்தப்படுகின்றன மற்றும் அவை தாவரங்களிலும் உற்பத்தித் தொழில்களிலும் பரவலாக பயன்படுத்தப்படுகின்றன. இருப்பினும், SOPS அனைத்து வகையான வேலைகள் மற்றும் தொழிற்துறைகளில் முன்னணி மேசை வேலைகள் உட்பட தர கட்டுப்பாட்டு நோக்கத்திற்காக பயன்படுத்தப்பட்டு வருகிறது.

SOP கள் வழக்கமான வழிமுறைகளை பின்பற்றுவதோடு தொடர்ந்து நடக்கும் ஒரு தற்போதைய பணியைப் பற்றிய முக்கிய தகவல்களைப் பின்தொடரும். ஒரு நல்ல SOP யார், என்ன, எப்போது, ​​எங்கே, எப்படி ஒரு பணி செய்ய வேண்டும் என்று சொல்லும். முதலாவது படிமுறை நிறுவனத்தின் ஆவணங்களின் பெயர், லோகோ மற்றும் முகவரி ஆகியவற்றைக் கொண்ட ஆவணத்தில் ஆவணப்படுத்தப்பட்டுள்ளது என்பதை உறுதிப்படுத்துவதாகும்.

அடுத்த படி பணி அல்லது செயல்முறையின் பெயர் அல்லது தலைப்பு எழுதப்பட வேண்டும். நடைமுறைகளை "முன்னணி டெஸ்க்டில் உள்வரும் அழைப்புகளை கையாளுதல்" அல்லது "முன்னணி டெக் தர கட்டுப்பாடு காசோலைகளை" போன்ற ஒரு செயல்முறை செயல்முறையாகும். தலைப்பு கீழே எழுதி பின்னர், விண்வெளி கீழே மற்றும் செயல்முறை செய்ய நோக்கம் எழுத. உதாரணமாக "நோக்கம்: முன் மேஜையில் உள்ள உள்வரும் அழைப்புகளை கையாள்வதற்கான வழிமுறைகளை உருவாக்குதல்", "அனைத்து பணியாளர்களால் பயன்படுத்தப்பட வேண்டிய குறிப்பு அல்லது பயிற்சி வழிகாட்டியாக செயல்படுவது" அல்லது "எல்லா அழைப்புகளும் தொழில் ரீதியாக கையாளப்படுவதை உறுதிப்படுத்துதல், பயனுள்ள மற்றும் திறமையான முறையில்."

நோக்கம் எழுதப்பட்ட பிறகு, பணியைக் கையாளுவதற்கு வழக்கமாக அல்லது வழக்கமாக யார் பொறுப்பேற்றாரோ எழுதவும். "ஊழியர்கள் நபர் பொறுப்பு: வரவேற்பாளர், அலுவலக உதவியாளர்கள் மற்றும் எழுத்தர் பணியாளர்கள்." தேவைப்பட்டால் மீண்டும் இடத்தை விட்டு, இடங்களை எழுதவும். இது விருப்பமானது, ஆனால் உங்களுக்கான இடங்களைப் பொறுத்து வெவ்வேறு இடங்களை நீங்கள் வேறு இடங்களில் வைத்திருந்தால் அவசியம். "இருப்பிடங்கள்: பெருநிறுவன அலுவலகத்தில் அனைத்து மத்திய அலுவலக பணியாளர்களும்."

ஒருமுறை "யார்" மற்றும் "எங்கே" எழுதப்பட்டிருந்தாலும், கீழே இறக்கி, என்ன செய்யப் பட்டு, என்ன பொருட்கள், கருவிகள் அல்லது பொருட்கள் தேவைப்படுகின்றன என்பதை எழுதவும். "நடைமுறை: அனைத்து தொலைபேசிகள் Viacom தொலைபேசி அமைப்பு கீழ் செயல்படும் தொலைபேசி அமைவு மற்றும் பயன்பாடு கையேடுகள் முன் மேசை கோப்பு பெட்டிகளும் அமைந்துள்ளது படி 1: தினசரி அடிப்படையில் காலை முன் வரவேற்புரை" இரவு தொலைபேசி "குரல் படிநிலை 2 மற்றும் படி 3 படி 1 க்குப் பின் பின்பற்றவும். இந்த எடுத்துக்காட்டில், சில சமயங்களில், தொலைபேசியைப் பேசும் போது நபர் என்ன சொல்ல வேண்டும் என்று உரையாற்ற வேண்டும். "XYZ அமைப்பை அழைத்ததற்கு நன்றி, நான் எப்படி உங்கள் அழைப்பைத் தெரிவிக்கலாம்." அமைக்க முடியும் என்று மற்றொரு தரநிலை ஒரு அழைப்பாளர் எவ்வளவு நேரம் வைத்திருக்க முடியும் அல்லது வைத்திருக்க வேண்டும். குறிப்பிட்ட தொலைபேசி செயல்பாடுகளை எவ்வாறு செய்வது என்பது குறித்த ஒரு வெளிப்பாட்டை வழங்குதல், அழைப்பை மாற்றுதல் மற்றும் அதனுடன் தொடர்புடைய தொலைபேசி கையேடு குறிப்பு எண்.

நிலையான இயக்க நடைமுறைகள் பிரிவுகளாக பிரிக்கப்படலாம். அத்தகையது: பிரிவு 1: உள்வரும் அழைப்புகளுக்கு பதில்; பிரிவு 2: அழைப்புகளை மாற்றுதல்; பகுதி 3: குரல் அஞ்சல் மீது அழைப்புகள் சோதனை மற்றும் மாற்றுவது; பிரிவு 4: செய்திகளைப் பெறுதல்; பிரிவு 5: பொது தொலைபேசி ஆசாரம். பொது தொலைபேசி ஆசரிப்பினைப் பிரிவில் அடிப்படை டோஸ் மற்றும் டோண்ட்ஸ் போன்றவற்றை உள்ளடக்கியிருக்க வேண்டும்: "அழைப்பாளருக்கு முற்றுப்புள்ளி வைக்கவோ அல்லது முரட்டுத்தனமாக இருக்கவோ கூடாது;" தொலைபேசிகளைப் பேசும் போது கம் சாப்பிடவோ அல்லது மெல்லவோ செய்யாதீர்கள் "" அவர்கள் வைத்திருப்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்வதற்கும், காத்திருப்பதற்கு முன்பாக காத்திருப்பவர்களுக்கும் காத்திருங்கள் "மற்றும்" தானாகவே ஒருவரின் குரல்வழியாக அவற்றை மாற்றுவதற்கு முன்னர் குரல் மின்னஞ்சலில் வைக்க விரும்பினால் ஒரு அழைப்பாளரை கேளுங்கள்."

செயல்முறைகளை எழுதி முடித்துவிட்டு, எந்தவொரு வழிகாட்டியும் இல்லாமல் உங்கள் SOP ஐப் பயன்படுத்துவதற்கான நடைமுறையைச் செய்வதற்கு முன்னர் மேசை நடைமுறைகளை செய்யாத ஒருவரைக் கொண்டு எளிதில் புரிந்துகொள்வதன் அல்லது பயனர் நட்புடன் இருந்தால் தீர்மானிக்கவும். அவற்றின் உள்ளீட்டை அடிப்படையாக கொண்ட நடைமுறைகளுக்கான திருத்தங்களை செய்ய தயாராக இருக்க வேண்டும். மற்றவர்கள் அனைவருக்கும் நடைமுறைகளைப் பயன்படுத்தவும் புரிந்து கொள்ளவும் முடியும் என்பதை உறுதிசெய்யும் முறையை மற்றவர்கள் படித்து மறுபரிசீலனை செய்ய வேண்டும்.

செயல்முறை முடிக்கப்பட்டவுடன், பிரிவின் தலைவர், திணைக்கள இயக்குனர் அல்லது மேலாளரின் பயன்பாட்டிற்கான அங்கீகாரத்தைப் பெறவும், இறுதியாக தலைமை நிர்வாக அதிகாரி, நிர்வாக இயக்குனர் அல்லது நிறுவனத்தின் தலைவர் தேவைப்பட்டால். பயன்பாடு கையொப்பம் பயன்பாட்டிற்கான ஒப்புதலுடன் செயல்முறைக்கு கீழே வைக்கப்பட வேண்டும். ஒரு மாதிரி அறிக்கை இருக்கக்கூடும்: "இந்த தரமான செயல்பாட்டு செயல்முறை நிறுவனத்தின் பணி அறிக்கைக்கு இணங்கி, பின்வரும் ஊழியர்களால் மதிப்பாய்வு செய்யப்பட்டு ஒப்புதல் அளிக்கப்பட்டுள்ளது - பட்டியல் ஊழியர்கள் நபர் பெயர் மற்றும் தலைப்பு." நடைமுறை மீது ஒரு பயனுள்ள தேதி வைக்கவும்.

பணி செய்வதற்கான பொறுப்பாக இருக்கும் அனைத்து ஊழியர்களுக்கும் நிலையான இயக்க நடைமுறை வழங்கப்பட வேண்டும். சில நிறுவனங்கள் "தரநிலை இயக்க நடைமுறைகளை கடைப்பிடிப்பதை" பயன்படுத்துகின்றன, அவற்றின் முன்னணி மேசை ஊழியர்களுக்கான செயல்முறை விநியோகிக்கப்படுவதன் மூலம் அவை பதிவு செய்யப்படுகின்றன. இந்த படிவம் ஒரு அடிப்படை அறிக்கையை உள்ளடக்கியது, "நான் படித்துள்ளேன், முன்னணி மேசை அலுவலகத்திற்கான நிலையான செயல்பாட்டு நடைமுறைகள் எனக்கு புரிகிறது, நடைமுறைகளை கடைபிடிக்கவும் பயன்படுத்தவும் ஒப்புக்கொள்கிறேன்." செயல்முறை விநியோக தேதி தேதி பின்பற்றப்படுகிறது.

குறிப்புகள்

• நிலையான பணி உருவாக்கி உதவுவதற்கு முன் மேசை ஊழியர்களை நீங்கள் விரும்பலாம். இந்த வழியில், அவர்கள் உள்ளீடு மதிப்பிடப்படுவதைப் போல அவர் உணருவார், மேலும் அவை உருவாக்க உதவுகின்ற நடைமுறைகளை கடைபிடிப்பதற்கான வாய்ப்பு அதிகம். தேவைப்பட்டால், முன்னால் மேசை பயிற்சி மற்றும் நோக்குநிலையில் கோப்பை வைத்திருக்கவும் பயன்படுத்தவும் HR துறையின் நடைமுறைகளின் நகலை வழங்கவும். கையொப்பமிடப்பட்ட படிவத்தின் படிவத்தை வைத்துக் கொள்ளுங்கள், இதனால் தரநிலை மாறுபாடுகள் ஏற்படுமாயின், தரநிலைகளை பயன்படுத்துவதற்கான ஒப்பந்தத்தை ஊழியர்கள் நினைவுப்படுத்தலாம்.

எச்சரிக்கை

மிகவும் சொற்பொழிவு அல்லது மிகவும் தொழில்நுட்பம் பெறாதபடி கவனமாக இருங்கள்; நீங்கள் பின்பற்ற எளிதாக இருக்கும் நடைமுறைகள் வேண்டும். மிக விரிவான விளக்கங்களைப் பெறாதீர்கள், அது ஒரு நிலையான நடைமுறையாக இருக்க வேண்டும்; இருப்பினும், குறிப்பிட்ட வகை முன் பணிப் பணிகளில் பணியாளர்களுக்கு புதுமையானதாகவும், ஆக்கப்பூர்வமானதாகவும் இருக்கும் சில சலுகைகள் அல்லது நெகிழ்வுத் தன்மையை வழங்க வேண்டும்.