ஏதாவது செய்ய வேண்டும் என்று விரும்பினால், ஒரு நல்ல தரநிலை இயக்க முறைமை அல்லது SOP ஐ எழுதவும். ஒரு நன்கு எழுதப்பட்ட நிலையான செயல்பாட்டு செயல்முறை கையேடு நிறுவனங்களை சரியாக செயல்பட வேண்டும் எவ்வளவு முக்கிய நடைமுறைகளை ஊழியர்கள் சொல்லி மூலம் திறமையாக மற்றும் தொடர்ந்து இயக்க உதவுகிறது. எளிதில் புரிந்து கொள்ளக்கூடிய, படிப்படியான வழிமுறைகளின் மூலம் தரம் மற்றும் நிலைத்தன்மையை பராமரிப்பது, உற்பத்தி அதிகரிப்பது, கழிவுகள் நீக்குதல் மற்றும் பணியிட காயங்களைக் குறைத்தல் போன்ற பயன்களை வழங்கலாம். ஒரு SOP கையேட்டானது வணிகங்கள் ஒழுங்குமுறைகளுக்கு இணங்குவதற்கும் ஊழியர்களுக்கான பயிற்சியையும் மேம்படுத்த உதவுகிறது.
படி 1: உங்கள் SOP களைத் தேர்வு செய்யவும்
ஒரு தயாரிப்புக்கான பாகங்களை ஒன்றுசேர்ப்பது அல்லது வாடிக்கையாளரின் புகாரை கையாள்வது போன்ற தரநிலைப்படுத்தப்பட வேண்டிய நடைமுறைகளை அடையாளம் காணவும். ஒவ்வொரு SOP யும் ஒரே செயல்பாட்டில் கவனம் செலுத்துங்கள். நீங்கள் சரியாக செய்ய எப்படி தெரியும் என்று நடைமுறைகள் பற்றி எழுத. அல்லது, நடைமுறைகளை எப்படிச் செய்வது என்பதை நீங்கள் காண்பிப்பதற்காக தகுதியுள்ள நபரைக் கண்டறியவும். தேவையான அனைத்து தகவல்களையும் தொகுக்க வேண்டும்.
படி 2: எழுதுவதற்குத் தயார்
"SOP - உற்பத்தி - சட்டமன்றம்" அல்லது "SOP - வாடிக்கையாளர் சேவை" - வாடிக்கையாளர் சேவை - வாடிக்கையாளர் சேவை - தேவைப்படும் போது SOP எண்கள் அல்லது பிரிவுகள் அடங்கும். "இது ஊழியர்களுக்கான குழு தொடர்பான நடைமுறைகளை அனுமதிக்கும். செயல்முறைகளுக்கான கடினமான பாயும் விளக்கங்களை நீங்கள் அனைத்து தகவல்களையும், சரியான வரிசையில் இருப்பதையும் உறுதிப்படுத்துக. உங்கள் அணுகுமுறையைத் தயாரிக்கும் போது நடைமுறையைச் செயல்படுத்தும் ஊழியரிடம் கவனம் செலுத்துங்கள்.
படி 3: பிரிவுகளை ஒழுங்குபடுத்துதல்
உங்கள் SOP களை வெளிப்படுத்துங்கள். ஒவ்வொரு SOP பின்வரும் பிரிவுகளை கொண்டிருக்க வேண்டும்:
- தலைப்பு
- நோக்கம்
- நோக்கம்
- குறிப்புகள்
- வரையறைகள்
- பொறுப்புகள்
- செயல்முறை
- பின் இணைப்பு
- மீள்பார்வை வரலாறு
- ஒப்புதல் கையொப்பங்கள்
படி 4: விரிவான நடைமுறைகள் படிப்படியான படி
அவர்கள் செய்ய வேண்டிய வரிசையில் ஒவ்வொரு நடைமுறை படிப்படியாக உடைந்து விடும். "தயாரிப்புக்கான பாகங்களைப் பெறுங்கள்" அல்லது "தொலைபேசிக்கு பதில்" போன்ற பெரிய படிகள் மூலம் தொடங்கவும், பின்னர் "ஒவ்வொரு பகுதியும் சரியானது என்பதை உறுதிப்படுத்தவும்" அல்லது "உங்களை அறிமுகப்படுத்தவும், அழைப்பிற்கான வாடிக்கையாளருக்கு நன்றி கூறவும்" போன்ற சிறிய படிகளில் அவற்றை உடைக்கவும்."
படி 5: ஒவ்வொரு SOP ஐயும் எழுதவும்
வெறுமனே எழுதுங்கள். சிறிய சொற்கள் மற்றும் குறுகிய வாக்கியங்களைப் பயன்படுத்தவும். முதல் முக்கிய யோசனை. விவரங்களை தொடர்ந்து பின்பற்றவும். நடவடிக்கை வினைச்சொற்களை மற்றும் செயலில் குரல் பயன்படுத்தவும். தெளிவற்ற மற்றும் குழப்பத்தை தவிர்க்கவும். சுருக்கங்கள், சுருக்கெழுத்துகள் அல்லது வாசகங்களைப் பயன்படுத்த வேண்டாம்.
படி 6: படிமுறை SOPs தொடர்ந்து
ஒவ்வொரு SOP ம் அதே எழுத்துரு மற்றும் எழுத்துரு அளவுகளில் எழுதப்பட வேண்டும். குறுகிய பத்திகளில் நீண்ட பத்திகளை உடைக்கலாம். நீண்ட தண்டனைக்குப் பதிலாக புல்லட் புள்ளிகளைப் பயன்படுத்துங்கள். விளக்கக் குறிப்புகள் போன்ற காட்சி உதவிகளையும் சேர்க்கவும். Boldface வகை அல்லது சாயல் போன்ற முக்கியமான தகவல்களைக் குறிப்பிடுக.
படி 7: ஒவ்வொரு SOP இன் செயல்திறனை மதிப்பீடு செய்யவும்
தெளிவு, வாசிப்பு மற்றும் புரிந்துகொள்ளுதல் ஆகியவற்றிற்கான SOP க்களை சரிபார்க்கவும்.
- நியாயமானது: வகை பெரியதும், படிக்க எளிதானதா?
- வாசிப்பு: எளிய வழிமுறைகளா? அல்லது நெறிமுறைகளுக்கு சிக்கலான கருத்தாக்கங்களின் முன்னுரிமை இருப்பதோடு, சொற்களால் நிரம்பியதா?
- புரிந்துகொள்ளுதல்: ஒழுங்காக நடைமுறை செய்யத் தெரிந்து கொள்ள வேண்டியவற்றை ஒரு வாசகர் கற்றுக்கொள்கிறாரா?
படி 8: மறுபார்வை, மறுஆய்வு மற்றும் ஒப்புதல்
நடைமுறைகளைச் செய்பவர்கள் ஊழியர்கள் அனைத்தையும் புரிந்துகொள்வதை உறுதிப்படுத்த சோ.பொ.பீ.க்களை மறுபரிசீலனை செய்ய வேண்டும். SOP களைப் படிக்க நடைமுறைகளை நன்கு அறிந்த ஊழியர்களிடம் கேளுங்கள். ஒரு வாசகர் அதை எப்படி செய்ய வேண்டும் என்று செயல்முறை செய்ய வேண்டும். அவர்கள் ஏற்றுக்கொள்ளும் வரை அதே வாசகர்களால் மதிப்பாய்வு செய்யப்படும் ஒவ்வொன்றும் மாற்றங்கள் செய்யுங்கள். SOP களை உறுதிப்படுத்துவதற்கு பொறுப்பாக இருக்கும் மேலாளர்கள் அவை வெளியிடப்படுவதற்கு முன்னதாகவே கையெழுத்திட வேண்டும்.
வியாபாரத்தில், சீரான அமைப்பு வேலை செய்கிறது. ஒரு இயல்பான இயக்க நடைமுறை கையேட்டை உருவாக்குதல் ஒவ்வொரு ஊழியரும் ஒரு முறை ஒவ்வொரு முறையும் ஒவ்வொரு முறையும் ஒவ்வொரு முறையும் பின்பற்றுகிறார் என்பதை உறுதிப்படுத்துகிறது.
